Tekst Laurens Fagard

>> 1

Naar kleiner en duurzamer met focus op huiselijkheid en connectie

"Veel bedrijven herzien momenteel hun oppervlakte aan kantoorruimte of voeren een vernieuwingsoperatie door”, steekt Ronny Nuten van wal. Hij is verantwoordelijk voor de Vlaamse kantorenmarkt bij professioneel vastgoedmakelaar Ceusters en zag de omzet behoorlijk stabiel blijven ondanks de volatiliteit de afgelopen jaren. “Voor de pandemie zat het kantoorlandschap in een goed gesternte. Bedrijvencentra floreerden en kleine bedrijven zochten continu synergieën. Tijdens corona maakten we vrij snel de omslag naar technologie om in contact te blijven met elkaar. Het aantal bedrijven dat evenwel de kantoorruimte herleidde naar een absoluut minimum bleef beperkt.”
Vandaag is hybride werken volledig ingeburgerd en dat heeft uiteraard gevolgen voor de kantooroppervlakte. “Bedrijven maken de rekensom en kijken naar de werkelijke bezettingsgraad. Voor 100 medewerkers is niet langer hetzelfde aantal werkplekken nodig”, vertelt Ronny. “Naast een vermindering van 25% in oppervlakte tegenover een aantal jaar geleden, vult men de vrijgekomen ruimtes anders in. Er is meer plek voor ontspannings- en vergaderruimtes die gehuld zijn in een huiselijke sfeer. Sommige bedrijven gaan zelfs heel ver en proberen zo dicht mogelijk tegen de thuisomgeving aan te leunen.”

Een evolutie die Pieter De Sutter, zaakvoerder van Roelandt Interieurbouw uit Zottegem, beaamt. Met een team van 42 medewerkers maken ze hoogwaardig meubilair op maat en realiseren ze o.a. totaalinrichtingen voor kantoren en de hospitalitysector. “Bedrijven in centrumsteden die vroeger een tweetal verdiepingen huurden, perken hun vierkante meters in. Het vrijgekomen budget wordt meestal integraal gespendeerd aan het zo aantrekkelijk mogelijk maken van de kantooromgeving. Waar vroeger alles functioneel was, primeert nu beleving. Die trend was al even gaande in horecazaken en loopt nu over naar kantoren. Er is meer aandacht voor akoestiek en esthetiek. Archiefkasten maken plaats voor gezellige ontmoetingsruimtes in organische vormen, aangevuld met planten. Men investeert duidelijk in de inrichting en daarvoor zijn oplossingen op maat van de klant uitermate geschikt.”

(lees verder onder de foto)

Kantoormomentum

Naast beleving is ook duurzaamheid stilaan een doorslaggevende factor. “Vooral grote bedrijven houden nauwlettend de nieuwbouwprojecten in de gaten omdat daar de duurzaamheidsnormen- en standaarden zoals BEN (Bijna-energieneutraal) en BREEAM (beoordelingsmethode om de duurzaamheidsprestatie van gebouwen en gebieden te bepalen) meteen beantwoord zijn”, aldus Ronny. “Ze beseffen ook dat het een extra argument is in de strijd om jonge arbeidskrachten die er gevoeliger voor zijn. Maar het volledige plaatje is ook van tel. De laatste maanden krijg ik immers meer en meer vragen rond stroomverbruik, iets wat doorheen mijn volledige carrière nooit aan bod kwam. En het is ook logisch, want op het einde van de rit betaal je evenveel voor een duurder pand met een laag energieverbruik in vergelijking met een doorsnee kantoorgebouw.”

Bij Roelandt komt duurzaamheid wel vaak in gesprekken naar boven, maar het is nog niet de standaard. “Als puntje bij paaltje komt, is prijs nog altijd allesbepalend. Nochtans plaatsen sommige bedrijven het wel al hoog op de agenda en ook bij overheidsopdrachten is dat al het geval. Zeker in materiaalkeuze wil men zo circulair mogelijk gaan, maar ook daar speelt haalbaarheid een groot stuk mee”, vertelt Pieter.

Maar nieuwbouwpanden die vrijkomen, zijn bijzonder schaars, weet ook Ronny. “Wanneer ze opgeleverd worden, noemen we dat een ‘kantoormomentum’, zoals het geval is bij The Loop in Gent. Zowat iedereen aast op die unieke plekken omdat die een enorme verbetering inhouden ten opzichte van de werkplekken waar ze nu in huizen. En zeker als je weet dat de leegstandratio (het percentage kantoorruimtes die niet verhuurd zijn) slechts 3% is in Gent. In andere centrumsteden is dat met 8% een pak hoger. En toch is er geen massale exodus naar omliggende steden zoals Aalst, buiten een aantal bedrijven gerekend. De verhuurmarkt is in wezen één grote verhuismarkt binnen een beperkte straal.”

Ontzorgende bedrijvencentra

Een van de oplossingen om tegemoet te komen aan de beperkte vierkante meters die Oost-Vlaanderen rijk is, zijn bedrijvencentra met gemeenschappelijke dienstverlening als belangrijkste troef. “Onze taak is om starters en groeiende ondernemers volledig te ontzorgen”, vertellen Ellen Vlaeminck en Emmanuel De Moyer, respectievelijk coördinator en voorzitter van het Bedrijvencentrum Geraardsbergen, dat een grondige renovatie en een nieuwbouwproject plant. “Onze gebouwen zijn iets meer dan 25 jaar oud en we willen tegemoet komen aan de huidige behoeftes op gebied van technieken, technologie en uitstraling. De basiseisen van onze huurders liggen nu eenmaal hoger dan tien jaar geleden aangezien technologie er razendsnel op vooruit gaat.”

Naast de basisdienstverlening zoals administratie, onthaal of postbedeling voorziet het bedrijvencentrum ook een vaste maandelijkse kost voor gas, elektriciteit en water. “Zo komt niemand voor verrassingen te staan. En dat is in de huidige wispelturige tijden geen overbodige luxe. In de toekomst willen we de huurders nog meer samenbrengen door interne en externe netwerkmomenten waar ze de kans krijgen hun bedrijf beter bekend te maken”, besluit Ellen.

>> 2

 Hoe een state-of-the-art campus de klassieke kantoormarkt uitdaagt met totaalconcept

Op The Loop, net buiten de ring van Gent, bouwt Upgrade Estate momenteel aan een grensverleggend concept. Het bedrijf dat met Upkot en Upliving al huisvesting realiseert én beheert voor studenten en young professionals, kijkt nu ook de richting uit van de kantorenmarkt. “Met Upoffiz willen we een stek maken die volledig futureproof is voor groeiende kmo’s”, zegt co-oprichter en -CEO Nele Van Damme. “Maar liefst 1.000 mensen kunnen er aan de slag en we bieden plaats voor 45 Upliving-appartementen.”

“Upoffiz is deels ontstaan door onze eigen noden. Als bedrijf in volle groei verhuisden we al twee keer op tien jaar tijd. En we barsten opnieuw uit onze voegen. Ook uit de gesprekken met ondernemers merkten we hetzelfde patroon. Nog voor het hele kantoorgebeuren tijdens corona in vraag werd gesteld, deden we al een marktonderzoek naar hoe het ideale kantoor eruitziet. We stelden de respondenten alle mogelijke toeters en bellen voor, van fitness over wellness tot kinderopvang. Je kan het zo gek niet bedenken. Wat bleek? Al die elementen waren niet doorslaggevend. Er was eerder interesse in duurzaamheid, flexibiliteit en connectie. En laat dat net de kernbegrippen zijn waar we bij Upkot en Upliving al hard de klemtoon op leggen.”

Een uiltje knappen

Nele en co-CEO Koenraad Belsack trokken met die inzichten meteen naar de ontwerptafel. “Zicht op groen is cruciaal in al onze merken. Het omgevingsontwerp gebeurde samen met de architectuur voor de gebouwen. Met 10.000 m² groen is er meer buiten- dan binnenruimte op onze site en alle gebouwen zijn zeshoeken waardoor je nog meer connectie maakt met de omgeving. We willen ervoor zorgen dat mensen achter elk stukje natuur iets ontdekken. Als je niet buiten vergadert in één van de speciaal ontworpen cabines, dan kan je misschien wel ontspannen op het basketbalveldje of de trampolines na een lange werkdag.”

Upgrade Estate mikt op bedrijven die naast duurzaamheid ook identiteit en zorg voor de medewerkers hoog in het vaandel dragen. “Alle huurders zullen hun branding kunnen doortrekken in hun werkruimtes. Daarnaast kunnen ze gebruik maken van de Upliving-appartementen waar plaats is voor een 100-tal young professionals. Dat kan interessant zijn voor bedrijven die meer en meer expats aantrekken die voor een onbepaalde tijd willen verblijven. Het is een manier om de connectie met medewerkers nog te verbeteren.”

Ook in de dienstverlening wil Upoffiz de lat hoog leggen met state-of-the-art-faciliteiten en -mogelijkheden. “Een theaterzaal waar je events kan hosten of een multimediastudio die zich leent tot alle digitale marketingtoepassingen zijn de absolute blikvangers. Maar we maken evengoed ook plaats voor zenruimtes of rustcabines. Dat klinkt misschien wollig, maar er is goed over nagedacht. Bedrijven die nu al bij ons hebben getekend, zijn ervan overtuigd dat deze campus hun employer branding naar een hoger niveau tilt en automatisch tot een instroom van sollicitanten zal leiden.”

(lees verder onder de foto)

Coaches en local food

Dat Upgrade Estate bij de ondersteuning van huurders niets aan het toeval overlaat, bewijzen een digitale toepassing en een heus coachteam. “Elke user experience, of het nu gaat om parkeren of verbinden met internet, moet soepel verlopen. Zowel voor onze gebruikers, bezoekers of leveranciers. Alles van data intelligence zit in één centraal dashboard zodat we zelf al op de hoogte zijn van een probleem alvorens iets gemeld wordt.”
“Net als bij de andere merken werken we ook bij Upoffiz met een team van enkele coaches die alles soepel doen verlopen. Zo heb je twee hospitality coaches die het eerste aansprekingspunt vormen voor alle vragen, een connectivity coach die functionele linken legt tussen bedrijven en een multimedia, facility en rental coaches die helpen bij uitdagingen rond dat specifiek topic.”

“Momenteel voeren we de laatste gesprekken met een partner die ons zal helpen bij het uitbouwen van ons Upfood-concept. We willen immers niet gaan voor een traditioneel bedrijfsrestaurant, maar gezonde en lekkere lunches aanbieden die lokale ingrediënten bevatten en toch een internationale vibe uitstralen. Voor onze mobiliteit trekken we ook integraal de duurzame kaart, want we voorzien 100 laadpalen voor 500 parkeerplaatsen, deelwagens, -fietsen en -steps.”

Rond de jaarwisseling, begin 2024, voorziet Nele de opening van Upoffiz. “We zullen met onze eigen kantoren ook naar de site verhuizen. Het toont aan dat we ervan overtuigd zijn dat dit misschien wel het kantoorconcept van de toekomst wordt. Op dit ogenblik is 35% al verhuurd en ons doel is om tegen het eind van dit jaar onze capaciteit volledig te vullen.”

>> 3

Zijn we straks allemaal aan de slag in een digital twin van ons kantoor?

Een viertal jaar geleden hielden An Deraemaeker en Thomas Melis Justified boven de doopvont. De start-up ontwikkelde een tool om invorderingen van onbetaalde facturen vlotter op te volgen. Daardoor werkt het samen met traditionele invorderingspartijen zoals advocaten of deurwaarders om de terugkoppeling naar de opdrachtgever zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Het team van An en Thomas groeide de voorbije jaren uit naar 13 medewerkers en weldra komen daar nog drie mensen bij. 

“Een dynamische groei brengt ook heel wat uitdagingen met zich mee op vlak van kantoorruimte. We werken ongeveer even veel thuis als op kantoor en iedereen is vrij om dat voor zichzelf te bepalen. Enkel wanneer de week begint, vragen we even om aan te duiden welke dagen je op kantoor zal zijn. In coronatijden merkten we wel dat de motivatie een knauw kreeg na al dat thuiswerk. Hoewel we iedere middag een check-up deden, verloren we snel voeling met elkaar. Dat zette ons aan het denken.”

(lees verder onder de foto)

Digitaal praatje

An en Thomas bogen zich over een systeem dat voor alle medewerkers werkbaar bleef. “Zo belandden we bij Kosy, een tool waarin je jouw eigen fysieke kantoor digitaal kan nabouwen”, vertelt An. “Of je nu van thuis of op kantoor werkt, iedereen logt ’s ochtends in op het systeem. Vervolgens ga je met jouw digital twin aan jouw werkruimte zitten. Zo weet iedereen of je die dag aan het werk bent of niet. Als je iets wil vragen aan een collega en je werkt van thuis, beweeg je jouw poppetje en stap je af op de persoon in kwestie. Zodra je dicht genoeg komt, springt de camera vanzelf op en begin je te babbelen, met toestemming van de persoon aan wie je het vraagt. En bij groepsvergaderingen stappen de mensen die van thuis werken de meeting room gewoon digitaal binnen”, lacht An.
Volgens An is de tool een enorme meerwaarde om de connectie onderling te verhogen en drempels te verlagen. “Of je nu de hele week van thuis werkt of nog iets langer doorwerkt ’s avonds, het schept automatisch een groepsgevoel. We merken ook dat collega’s nu veel sneller iets vragen aan elkaar nu ze elkaar kunnen benaderen, in plaats van dat ze telefoneren en niet goed weten of ze beschikbaar zijn. Het voelt allemaal veel meer ongedwongen aan en dat is het doel dat we wilden bereiken.”