Skip to main content
  • 09/09/2020

De live sector wil het leven terug

Met 77.000 evenementen per jaar is België verre van ‘boring’. Maar de evenementensector kreunt zwaar onder corona en de toekomst oogt erg onzeker en somber. Opdrachtgevers – zowel bedrijven als overheden – haken massaal af. En dus is het akelig stil bij de professionele agentschappen én in de hele ketting van suppliers. Duizenden freelancers delen zwaar in de klappen. De overheid liet de relatief zwak georganiseerde sector maandenlang in onzekerheid en kelderde, na de opflakkering van het virus, de hoop op een nieuwe start in het najaar. Het wordt bang afwachten, beseffen Michel Van Camp (New Balls Please) en Bruno Schaubroeck (woordvoerder van de evenementensector). En toch is er nog leven na corona…
 

Michel Van Camp
Michel Van Camp, New Balls Please: “Ons orderboek voor 2021 is al flink gevuld, want de meeste evenementen zijn meteen met een jaar uitgesteld.”
 
Tekst Sam De Kegel & Jan Van Gyseghem - Foto Wim Kempenaers

In de evenementenwereld is Michel Van Camp een krijger van vele oorlogen. Met zijn Antwerpse bureau Guava maakte hij van 2001 tot 2010 de gouden jaren mee van de evenementensector. Tot de bankencrisis van 2008 de pret kwam bederven en bedrijven meer de vinger op de knip hielden. Toch wist Van Camp, samen met Stein Hoogstoel en Valerie De Coster, vanaf 2013 met New Balls Please opnieuw een opgemerkte speler uit te bouwen, dit keer vanuit Gent. Sinds begin 2019 huist het bureau er in een voormalige loods aan de oude voorhaven. De kantoren zijn ruim, verrassend en sfeervol. “Ze zijn wat op de groei gekocht”, grapt hij, “maar de stijl en beleving zijn de verpersoonlijking van wat wij doen.” Toen Ondernemers er op bezoek was, was het er bevreemdend stil. 

Michel Van Camp: “2020 begon veelbelovend, maar sinds half maart ligt de boel plat. Wij organiseerden exact één event. De zomermaanden zijn voor ons altijd een stille periode; de focus ligt eerder op het voor- en najaar. Als gevolg van de coronacrisis zijn alle medewerkers nu tijdelijk werkloos.” Ook al is de omzet tot een vierde teruggevallen, toch heeft Michel Van Camp er vertrouwen in dat het nog goed komt. “Ons orderboek voor 2021 is al flink gevuld, want de meeste voorziene evenementen zijn met een jaar uitgesteld.”

Eén sector, veel stemmen

De cultuur- en evenementenwereld smeekt(e) lang om politieke aandacht. Het duurde ook lang vooraleer de sector (min of meer) eensgezind zijn verzuchtingen aan de overheid kenbaar maakte. Michel Van Camp: “De agencies zijn vrij goed georganiseerd. Koepelorganisatie Association of Communication Companies (ACC) telt 135 leden die actief zijn in zes expertcenters. Eén ervan verenigt veertig evenementenbureaus die samen goed zijn voor 85% van de markt. Maar effectieve belangenverdediging stopt niet bij de bureaus. Ook de venues, cateraars en de suppliers lijden hard onder de crisis. Door een gebrek aan samenhang in de hele sector zijn de gesprekken met de overheid te laat begonnen.” 

In volle COVID-tijd werd de Alliance Belgian Event Federations opgericht om de solidariteit en de gemeenschappelijke belangen vorm te geven. Woordvoerder is Bruno Schaubroeck, zelf ook gepokt en gemazeld in de evenementenwereld – hij stond mee aan de wieg van o.a. I Love Techno en runde zelf twee evenementenkantoren Twenty-four Seven en We Make You Happy. Hij beaamt dat de sector niet met één stem sprak toen corona uitbrak. “Als sector waren we niet goed georganiseerd en dus deels onzichtbaar. De alliantie tussen ACC (de agentschappen), BESA (technische evenementenleveranciers), BECAS (eventcateraars) en Febelux (congres- en beursorganisatoren & zaaleigenaars) was broodnodig. We streven immers hetzelfde na: als een evenementenkantoor 100 euro budget ter beschikking krijgt van een klant, sijpelt een groot stuk door naar alle leveranciers. 80 euro wordt uitgeven aan een zaaleigenaar, licht- en geluidbedrijf of cateringbedrijf. Het licht- en geluidbedrijf zal op zijn beurt een stukje uitgeven aan een vrachtwagenverhuurder en freelancers. Een traiteur stelt hostessen en studenten tewerk. Gans die keten leeft van die 100 euro. Die 100 euro gaat cumulatief gezien dus door heel wat handen en daardoor krijg je een gecumuleerd verlies dat in maart al tot 7 à 8 miljard euro opgelopen was. Freelancers zijn misschien nog de grootste slachtoffers. Sommigen vinden zichzelf tijdelijk heruit en gaan aan de slag in tuin- of zwembadaanleg, maar niet iedereen kan zichzelf zomaar heruitvinden.” 

“De evenementensector is de enige die niet heeft mogen heropstarten”

Michel Van Camp, New Balls Please

Massa aan events vs massa-events

Het was heel lang wachten op concrete resultaten van de onderhandelingen met de overheid. Alle evenementen werden ook lang over één kam geschoren. “Premier Wilmès sprak altijd over massa-events, maar er is een massa aan events die geen massa-events zijn. Er zijn slechts zo’n 400 massa-events in Vlaanderen, waaronder 320 festivals. Het totaal aantal evenementen gaat elk jaar echter crescendo, tot ruim 70.000 per jaar (indien corona geen roet in het eten gooit, welteverstaan). 

Ook de toewijzing van steunmaatregelen verliep moeizaam. En voor de opflakkering van het virus stelde de overheid een versoepeling van de restricties in het vooruitzicht tegen het einde van de vakantie. Die is er nooit gekomen. Omdat de organisatie van grotere evenementen nog steeds ter discussie staat, dreigt ook het najaar 2020 voor de bureaus volledig verloren te gaan. De professionele organisatie van een evenement vergt immers weken, meestal maanden, voorbereiding. Bruno Schaubroeck: “Het zal lang duren vooraleer de ganse keten weer echt is opgestart. Een evenement voorbereiden duurt gemiddeld twee tot drie maanden, voor beurzen is dit zes maanden tot een jaar, voor concerten meer dan een jaar. Er zijn ondernemers die weten dat ze voor maart 2021 niet aan de bak zullen komen.” Bruno vreest voor de uitstroom van human capital uit de sector. “Mensen steken evenementen in elkaar en geven het technologisch materiaal meerwaarde. We moeten hen beschermen. Het is een goede zaak dat de tijdelijke werkloosheid verlengd wordt tot eind dit jaar. Zo zullen vaste medewerkers in ieder geval hopelijk grotendeels aan boord blijven.” 

Naar zijn aanvoelen heeft de sector enkele ‘kleine overwinningen’ behaald. Zo komt er 100% fiscale aftrekbaarheid van evenementen, en ook een systeem met een terugbetaalbaar voorschot voor de eventindustrie. Die waarborg garandeert organisatoren de terugbetaling van kosten in geval een evenement dient geannuleerd door corona. Op zich goede maatregelen, op voorwaarde dat men ‘aan het werk mag’.

De sector ontwikkelde een COVID-eventriskmodel (CERM-model) om coronaproof events te laten plaatsvinden, in samenwerking met Toerisme Vlaanderen en Karel de Grote-hogeschool. “Daar hoort een heuse vragenlijst en weging bij, die goedgekeurd zijn door Marc Van Ranst en Erika Vlieghe”, weet Bruno. “Wij willen enkel een perspectief om uit deze crisis te geraken. Wij wisten dat we als laatste moesten heropstarten, maar eenmaal de winkels en markten open gingen, vonden wij dat ook beurzen zouden moeten heropstarten.”

Van virtueel en hybride weer naar echt?

“Onze klanten willen inderdaad geen geld verliezen en vragen zich terecht af of hùn klanten wel zullen opdagen voor het event dat zij opzetten”, geeft Michel aan. “Door de restricties op live events proberen organisatoren ook online, hybride en virtuele concepten uit. Ook wij zetten live projecten om naar digitaal.” 

COVID of niet, communicatie blijft belangrijk voor bedrijven en in deze tijden kunnen online presentaties wel een stukje van de oplossing zijn. Hybride events met een virtueel luik zijn een blijver, meent ook Bruno Schaubroeck. “Bepaalde types van evenementen zullen helemaal gedigitaliseerd blijven. Naar Brussel rijden voor een evenement van 1 uur, dat komt onder druk. Live, digitaal en virtueel kunnen elkaar versterken. Social media hebben content nodig en die kan je vaak het best maken op een live-evenement. Nadien deel je die content en zo garandeer je een bepaald bereik aan je klant. Of je lanceert een nieuw product via een live-interview met de Tijd, gevolgd door een productlancering voor je personeel; in de namiddag nodig je alle klanten uit en ’s avonds kunnen lifestyle bloggers een seminarie volgen over de innovatie van dat product. Zo heb je vier evenementen voor de prijs van één die je nadien ook deelt via videocontent. En waarom zou je een beroemde en peperdure keynote spreker laten overvliegen uit de VS als hij ook digitaal het publiek kan toespreken, op voorwaarde dat de inhoud gepersonaliseerd is voor jouw publiek? Daarna organiseer je  een live debat met zijn conclusies als uitgangspunt. Maar een CEO die een speech afsteekt van 20 minuten met 20 slides, dat is passé. Dan zie je iedereen achteruitzakken in zijn zetel en enkel nog zijn smartphone checken.”

Live evenementen die volgens Schaubroeck niet onder druk komen, zijn diegene waarbij je eigen aanwezigheid een meerwaarde heeft: een persoonlijke meerwaarde, een offscreen meerwaarde (je wil iets in het echt zien), een netwerkmeerwaarde en een gevoel van togetherness, omdat je samen iets beleeft. “Bijna elk concert zie je beter op je televisie, maar we gaan liever samen live kijken en meezingen.” 

Creatief met crisis

Hoe creatief gaan evenementenkantoren zelf om met een (corona)crisis? Michel Van Camp reageert eerst filosofisch. “Het is een andere tijd. We kunnen maar beter leren leven met dit soort bedreigingen.” Aan het eind van de zomervakantie verzamelde hij de expertise en verbeelding van alle medewerkers tijdens een superbrainstorm in de strijd tegen de coronamalaise. Evenementenbureaus zijn sterk in het origineel uit de hoek komen en om dingen goed georganiseerd te krijgen. En dus bedacht New Balls Please een zestal ‘drive in’-concepten die bedrijven kunnen inzetten om in tijden van epidemie en beperkingen toch een party, productlancering, teambuilding of conferentie te organiseren. Corona creëerde een aantal maatschappelijke ‘helden’, wat het bureau op het idee bracht om een aantal ‘How to say thanks’-formules uit te werken: originele en COVID-veilige mini-acties voor bedrijven.

In een poging ‘gaten’ dicht te rijden ontwierp New Balls Please in het begin van de crisis ook de sanitaire display ‘Clean Hands Please’ waarvan er ondertussen reeds 750 werden verkocht. “Elke bijdrage aan de omzet helpt”, verzekert Michel Van Camp. New Balls Please heeft de voorbije maanden met een aantal partners  een unieke service ontwikkeld dat het mogelijk maakt om de komende sociale verkiezingen van november 2020 in 6.000 ondernemingen coronaproof te organiseren. Van Camp: “Mensen laten stemmen wordt een evenement!” Als basis wordt een handleiding aangeboden met alle richtlijnen, adviezen, praktische cases, stappenplan, checklist en concrete formules om lokaal grootte, wachtrijen, tijdslots en aantal stemhokjes te berekenen. Alle COVID-veilig materiaal kan gehuurd worden via samengestelde pakketten inclusief afwasbare stemhokjes, desinfectiemateriaal, support voor crowd control, signalisatie, enz ... Ten derde kan de volledige organisatie overgenomen worden inclusief risicoanalyse, medewerkers en huur van materiaal. New Balls Please heeft hiervoor partnerships afgesloten met de belangrijkste sociale secretariaten. Meer informatie vind je hier.

Iedereen specialist

De sector zal en moet zichzelf heruitvinden, beseft Bruno Schaubroeck. “COVID-19 zorgt voor een vliegwieleffect.” Hij gelooft ook dat de belevingsindustrie in de nabije toekomst zeker nog zal bestaan en dat het leger ‘huurlingen’ die binnen hun specialisatie de klant zullen advies geven alleen zal vergroten. “Vandaag zie je al dat specialisten tijdelijk een samenwerking creëren binnen de doelstellingen van de klant. Een gemiddeld evenement heeft negen leveranciers. De eindklant voorziet de truitjes, iedereen komt als speler van een team dat tijdelijk voor elkaar door het vuur gaat en waarbij het evenementenkantoor de coach is. Wie te algemeen met alles tegelijkertijd bezig is, zal het bijzonder moeilijk krijgen, wie zich hyperspecialiseert zal de juiste jobs krijgen.” 

Evenementenkantoren zullen een centrale rol blijven spelen, op voorwaarde dat ze mean & lean hun kosten onder controle kunnen houden en het juiste antwoord kunnen bieden aan het juiste type klant via een betrouwbaar netwerk van leveranciers. Die klant is al lang niet meer enkel de HR-directeur van een bedrijf, maar ook de sales manager, de social media-expert, de PR-man, etc…Bruno: “Agentschappen moeten al die vakgebieden begrijpen en er oplossingen voor bieden. Hoe vertaal ik de vraag van de klant en welk antwoord geef ik daarop binnen het budget en de tijdslimiet, daar draait het om.” 

Leve de live events

Bruno Schaubroeck ziet ook nog een lichtpuntje aan het einde van de coronatunnel. “In de toekomst zullen we bewuster samenkomen met minder no shows. Wat je mist, daar hunker je naar. Mensen kijken echt uit naar events. Zie maar hoe iedereen smacht naar festivalbeleving. We zijn nu al tevreden met een akoestisch en kleinschalig setje van Rock Werchter. Hopelijk kunnen we binnen twee jaar zeggen: ‘Het feit dat we zes maanden niets hebben kunnen organiseren, heeft ervoor gezorgd dat iedereen ernaar hunkerde en dat we nog meer evenementen konden organiseren met veel minder no shows. Ook omdat de capaciteit beperkter wordt of omdat de mensen beseffen dat er anders te veel voedsel verspild wordt. Onze sector zal overleven, tuurlijk, maar niet meer in dezelfde configuratie. 

 “Er mag dan al een shift naar digitaal zijn, uiteindelijk zullen ondernemers opnieuw hun klanten, prospecten én medewerkers terug naar het bedrijf moeten brengen”, voorspelt Michel Van Camp. Live is de enige manier om zich echt aan een doelgroep te tonen.”

ACC heeft alvast een campagne ‘Back to live’ klaar. De livesector wil het leven terug.

New Balls Please

•    Opgericht in 2013
•    Organiseert jaarlijks gemiddeld 80 events
•    Draait een omzet van 5 mio euro
•    Telt 14 medewerkers
•    De richtprijs voor een gemiddeld event ligt tussen 50.000 tot 150.000 euro

Michel Van Camp
Michel Van Camp, New Balls Please: “Er mag dan al een shift naar digitaal zijn, uiteindelijk zullen ondernemers opnieuw hun klanten, prospecten en medewerkers terug naar het bedrijf moeten brengen.”

 

Domestic Services
Banque de Luxembourg
Deloitte
ING
Logo Mensura
Proximus
SD  Worx
BovaEnviro+
G4S
Soundfield
Jobat