Deze privacyverklaring is een uitbreiding van de algemene privacyverklaring (https://www.voka.be/privacy) en is enkel bedoeld om sollicitanten te informeren over de wijze waarop Voka Shared Services cvba, Vlaams Netwerk van Ondernemingen, afgekort Voka, de verschillende Voka-Kamers van Koophandel en Voka Metropolitan (hierna “Voka”) de gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt en is van toepassing op alle werving- en selectie procedures.
Deze privacy verklaring kan telkens worden aangepast aan recente ontwikkelingen. Kijk dus regelmatig op https://www.voka.be/vacatures om op de hoogte te blijven van eventuele aanpassingen.
De doeleinden van het verzamelen en verwerken
De gegevens en documenten die door de sollicitant worden verstrekt, worden door Voka onder meer verwerkt om te bepalen of de sollicitant in aanmerking komt voor een positie binnen Voka. Teneinde een goede selectie te maken van sollicitanten op de juiste vacatures, kan het werving- en selectieproces bij Voka bestaan uit het vergelijken van de gegevens van de sollicitant met de vacature(s) en de daarbij behorende kwalificaties, het eventueel contact opnemen met sollicitanten voor een nadere kennismaking, voor zover van toepassing, het contact opnemen met opgegeven referenten/opleidingsinstituten.
Daarnaast kunnen de gegevens worden verwerkt voor het doorgeven van informatie aan de betreffende sollicitant over andere vacatures waarvoor de sollicitant in aanmerking zou kunnen komen. Ook kunnen de gegevens van de sollicitant binnen Voka worden doorgegeven of een sollicitant eventueel in aanmerking komt voor een andere functie dan de functie waarvoor gesolliciteerd is. Verder kunnen de gegevens worden gebruikt om algemene informatie te versturen aan de sollicitant.
Als een sollicitant wordt aangenomen, kunnen verkregen persoonsgegevens verder worden verwerkt voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, waaronder het opstellen van de arbeidsovereenkomst, voor administratieve doeleinden en introductie van sollicitant binnen Voka.
Welke gegevens worden verwerkt?
Voka verwerkt persoonsgegevens die relevant kunnen zijn voor de werving- en selectieprocedure. Dit betreft in ieder geval de gegevens zoals die door de sollicitant zijn verstrekt, waaronder contactgegevens, het geslacht, de geboortedatum van de sollicitant en een eventueel toegevoegde foto. Verder kunnen relevant zijn, de opleiding, gevolgde cursussen, stages en de arbeidsgeschiedenis van de sollicitant.
Indien dit voor de functie nodig is, kunnen sollicitanten worden onderworpen aan een geschiktheidstest. In dat geval worden aan de degenen die met de uitvoering daarvan belast zijn, die persoonsgegevens verstrekt die noodzakelijk zijn met het oog op het geschiktheidsonderzoek.
Het bewaren van gegevens
Voka bewaart de gegevens van sollicitanten uiterlijk 2 jaar na het afronden van de werving- en selectieprocedure.
De rechten van de sollicitant
Een sollicitant heeft het recht op inzage in de verwerking van diens persoonsgegevens. Verzoeken op dit gebied dienen te worden gericht aan het hieronder genoemde e-mailadres. Naar aanleiding van een dergelijk verzoek, kan een sollicitant vragen om diens gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of te afschermen, ingeval de gegevens bijvoorbeeld feitelijk onjuist zijn.
Contact en vragen
Een sollicitant die aanwijzingen van misbruik of een klacht heeft over de verwerking van respectievelijke persoonsgegevens kan altijd contact opnemen met de data protection officer van Voka via privacy@voka.be.
Een sollicitant heeft het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in België: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.