Hoe omgaan met weerstand bij het implementeren van digitale werkinstructies?

Digitale werkinstructies zijn nog steeds sterk aan een opmars bezig. Die digitale hulpmiddelen stellen bedrijven in staat om complexere taken aan te nemen en hun productie-efficiëntie te verhogen. Echter, bij de implementatie van digitale werkinstructies kan weerstand ontstaan. Het adequaat omgaan met die weerstand is cruciaal om een hoge adoptiegraad te verzekeren en een succesvolle implementatie te garanderen. 

Elke implementatie van technologie – zoals digitale werkinstructies – of het herontwerpen van processen, gaat uiteindelijk over het veranderen van gedrag. Gedragsverandering is moeilijk. De traditionele benaderingen zijn vaak enkel afhankelijk van training en communicatie en bieden geen duurzaam antwoord op het veranderen van gedrag. Om gedrag te veranderen, moeten we gedrag begrijpen. 

Daarom moeten we in een eerste fase het bestaande gedrag identificeren. Zodra het is vastgesteld, moeten we de drijfveren ervan begrijpen. Welke factoren beïnvloeden dat gedrag? En welke organisatorische aspecten spelen een rol binnen deze context? Door organisatorische aspecten aan te passen en te benutten als hefbomen kunnen we het gewenste gedrag mogelijk maken. Enkele voorbeelden van mogelijke hefbomen zijn onder andere het herzien van KPI’s, het inzetten van vertrouwde collega’s ter ondersteuning, het ontwikkelen van doordachte communicatie over de aanpassingen van deze nieuwe technologie, enzovoort. 

Door het herzien van KPI’s kunnen we de focus verleggen naar de bedrijfsdoelstellingen die de implementatie van digitale werkinstructies wensen te bereiken. Het inzetten van vertrouwde collega’s als sleutelfiguren kan weerstand verminderen door peer-to-peer begeleiding, en het ontwikkelen van doordachte communicatie, die de voordelen, uitdagingen en het doel van de verandering duidelijk uitlegt, kan de acceptatie vergroten. 

Meetbaar 

Daarnaast is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de implementatie van de nieuwe technologie meetbaar is. Breng in kaart wanneer en door wie welke digitale werkinstructie wordt gebruikt. Gebruik die gegevens tijdens één-op-één gesprekken om eventuele tekortkomingen bij de nieuwe digitale werkinstructies te onderzoeken. Dat biedt de mogelijkheid om uitdagingen snel te identificeren en kan bijdragen aan het creëren van een feedbackloop om een betere gebruikservaring te bieden. 

Tot slot is het van groot belang om medewerkers vroeg genoeg te betrekken, geduldig te zijn, successen te vieren en medewerkers die actief bijdragen aan de implementatie te erkennen. Implementatie van nieuwe technologie en systemen vereist tijd om de gedragsverandering te realiseren en om ervoor te zorgen dat die veranderingen duurzaam worden ingebed in de onderneming.