Een evenement waarvan de economische return de investering ruim overstijgt? Een fijn feest waar in de wandelgangen nog lang over nagekaart wordt? Daar heeft advieskantoor Van Havermaet een gouden regel voor: een unieke setting, kwaliteit en kwantiteit voor spijs en drank, entertainment van de bovenste plank en een praktische organisatie die klopt als een Zwitsers horloge. Hun personeelsfeest was daar een uitstekend voorbeeld van!
Waar een personeelsfeest vaak beperkt blijft tot een diner en een bedankje, koos Van Havermaet dit jaar voor een verrassend concept. Aan het eind van de zomer werd Kasteel Ter Dolen in Houthalen-Helchteren omgetoverd tot een heuse festivalweide. Ruim 400 medewerkers en hun partners genoten van een mix van muziek, verfijnde catering én een tombola voor het goede doel: het [h]ARS-project van Sint-Gerardus. Algemeen directeur Kristof Meesters en office manager Sigourney Bertjens vertellen hoe het feest tot stand kwam, welke keuzes cruciaal waren en wat ze zeker opnieuw willen doen bij een volgende editie.
Van witte tafellakens naar een festivalweide
Van Havermaet is al meer dan tachtig jaar actief als breed advieskantoor dat bedrijven en familie-ondernemingen begeleidt met financieel, fiscaal, juridisch, HR en bedrijfseconomisch advies. Het bedrijf telt meer dan 300 medewerkers. Toch blijft de Limburgse identiteit diep verankerd in het DNA van de organisatie.
“Ons personeelsfeest is dan ook niet zomaar een feestje”, legt Kristof uit. “Het is onze manier om dankbaarheid te tonen aan onze mensen voor hun inzet, en tegelijk ook om het thuisfront te betrekken. Partners worden altijd mee uitgenodigd. We noemen onze collega’s niet voor niets ‘maeten’. Ze brengen zoveel tijd met ons door; het is belangrijk dat hun gezin ook weet waar ze die tijd besteden en met wie ze dagelijks samenwerken.”
Toen de plannen voor het nieuwe feest op tafel kwamen, was één ding duidelijk: het mocht anders. De inspiratie kwam van Katherine Souveryns. “We wisten dat zij bij een ander bedrijf een festival had georganiseerd”, vertelt Kristof. “Dat sprak ons meteen aan, want ook wij wilden afstappen van het klassieke diner met witte tafellakens. We wilden iets dat meer beleving bracht, dat mensen dichter bij elkaar bracht. Toen hebben we haar opgebeld met de vraag of ze dat concept ook voor ons kon uitwerken. En zo is de bal aan het rollen gegaan.”
Een unieke setting in samenwerking met Voka
De zoektocht naar de perfecte locatie leidde uiteindelijk naar Kasteel Ter Dolen in Houthalen-Helchteren. “Dat kwam eigenlijk een beetje toevallig op ons pad”, glimlacht Kristof. “Toen bleek dat het Zomerkasteelfeest van Voka – KvK Limburg dit jaar in Ter Dolen plaatsvond, hebben we gekeken of we onze krachten konden bundelen. Zo konden we de kosten delen, wat het haalbaar maakte.”
Het personeelsfeest werd verplaatst naar de vrijdag na het Zomerkasteelfeest, zodat Van Havermaet optimaal kon profiteren van de locatie. “Ons feest veranderde van een klassiek diner naar een festival. De unieke locatie gaf het evenement een extra speciaal tintje, iets waar we nooit alleen geraakt zouden zijn zonder Voka”, aldus Kristof.
Iedereen zijn vak
Voor de organisatie werd bewust gekozen om een evenementenbureau in te schakelen. “Enerzijds omwille van de werkdruk”, geeft Kristof toe. “Maar vooral omdat dit niet onze corebusiness is. Wij begeleiden ondernemers, maar een groot personeelsfeest organiseren vraagt andere vaardigheden. Een eventplanner denkt aan zaken waar wij niet meteen aan zouden denken. Of het nu over stroomvoorziening, parkings of de line-up gaat, zij hebben draaiboeken en contacten die alles vlot laten verlopen. Iedereen zijn vak, zeg ik altijd.”
Intern nam Sigourney Bertjens, office manager bij Van Havermaet, de coördinatie op zich. “Ik zorgde voor de communicatie met Katherine en alles wat praktisch geregeld moest worden binnen ons kantoor”, vertelt ze. “Van interne marketing en het informeren van collega’s tot ervoor zorgen dat alles soepel verliep, dat hoorde allemaal bij mijn verantwoordelijkheid.”
Een festival vol beleving
Om de collega’s warm te maken, koos Sigourney voor een creatieve aanpak. “We wilden de mensen teasen”, vertelt ze. “We hebben opdrachten bedacht. Zo moesten collega’s bijvoorbeeld op een ludieke wijze een foto namaken van de vennoten. Daarmee konden ze punten verdienen voor kleine prijzen. We hadden ook een aftelklok en een ‘raad de line-up’-spel waarbij artiesten stap voor stap werden onthuld. Zo creëer je op voorhand al sfeer binnen het bedrijf.”
Het festival zelf was een combinatie van verfijnde catering, livemuziek en een zomerse sfeer. “Bij het binnenkomen kreeg iedereen een drankje, daarna konden ze vrij rondwandelen langs foodstands”, beschrijft Kristof. “Geen klassieke friet of hamburger, maar verfijndere gerechtjes. Ik heb dan even een korte speech gehouden, we hebben de tombola-prijsuitreiking gedaan en daarna begonnen de optredens. Er waren artiesten zoals Wim Soutaer, Charles Van Domburg, Nathalie Meskens, Coco Jr en Crazy Sir G, en we sloten af met een dj die tot diep in de nacht draaide en het feestje op gang hield. Iedereen stond in no-time op de dansvloer. Dat vond ik persoonlijk het mooiste moment van de avond.” Ook Sigourney kijkt met trots terug: “Voor mij was het hoogtepunt om mijn collega’s te zien genieten. De sfeer zat er zeer goed in.”
Zingeving met een Limburgs hart
Naast de feestelijke sfeer was er ook ruimte voor maatschappelijk engagement. Van Havermaet koppelde het personeelsfeest aan het [h]ARS-project van Sint-Gerardus in Diepenbeek. Dat initiatief ondersteunt jongeren met een verstandelijke of motorische beperking die via kunst hun talenten en expressie kunnen ontwikkelen.
“Kunst zit in ons DNA”, zegt Kristof Meesters. “Onze oprichter was een kunstliefhebber, en via onze kunst-vzw geven we kunstenaars een forum in ons kantoor.” Die passie bracht het bedrijf vorig jaar in contact met het [h]ARS-project. “We waren meteen geraakt. Die jongeren maken kunst met zoveel liefde en geduld. Onder collega’s organiseerden we eerder al een veiling en verloren we ons hart aan dit project.”
Tijdens het festival zette het MVO-comité de samenwerking verder in de kijker met een tombola. De prijzen? Schilderijen, tekeningen en drinkbussen bedrukt met de kunstwerken van de jongeren. “Mensen apprecieerden het enorm dat we een goed doel koppelden aan een feest”, zegt Kristof.
Voor herhaling vatbaar
Het festivalconcept van Van Havermaet smaakte duidelijk naar meer. “Het was echt een schot in de roos”, zegt Kristof. “De locatie, de line-up, de sfeer, de catering… alles zat goed. Die succesfactoren willen we de volgende keer opnieuw vastpakken.”
Grote koerswijzigingen zijn dus niet aan de orde, al denkt het bedrijf wel na over verfijning. “We overwegen om er een thema aan te koppelen of een andere creatieve toets te geven”, zegt Kristof. “Zo kunnen we het concept versterken zonder het helemaal heruit te vinden.”
Wat volgens hem vooral het verschil maakt, is een professionele organisatie. “Het hoeft niet altijd een groot budget te zijn. Met creativiteit kom je ver”, benadrukt hij. “Maar laat je bijstaan door mensen die weten waar ze mee bezig zijn. Dat zorgt voor rust, structuur en kwaliteit.”
