Festivalorganisatoren werken een heel jaar door voor enkele dagen magie

Op 31 juli, 1 en 2 augustus vindt dit jaar al voor de tiende keer Campo Solar plaats, destijds gegroeid uit een verjaardagsfeest van 3 vrienden. Die maken vandaag nog altijd deel uit van het 6-koppige organisatiecomité, dat in 2019 een BV werd. “Door ons uniek concept zijn we een atypisch festival”, zegt woordvoerder Karel Standaert. “De zuiderse setting te midden van velden, zorgt ervoor dat onze bezoekers (25.000 in 2025) kunnen onthaasten in een waar festivalparadijs. Beleving, entertainment en het culinaire aanbod zijn minstens even belangrijk als de muziek.”

In 2017 vond het evenement plaats op een site van 3 hectare (inclusief parking), vandaag bedraagt die al 25 hectare (parking inbegrepen). “Door die groei hebben we onze organisatie ook geprofessionaliseerd”, pikt Tom Martens in. Als vennoot is hij al enkele jaren fulltime met het festival bezig. 2 van de overige 6 vennoten werken halftijds. Nog 2 andere mensen staan op de payroll. “Vorig jaar hadden we 800 vrijwilligers, los van medewerkers van cateraars, andere leveranciers en hulpdiensten. Voeg daar nog de artiesten aan toe en je zit aan een crew van ruim 1.000 mensen. De puzzel in elkaar doen klikken, is een uitdaging waar we het hele jaar door mee bezig zijn. Dat lukt nog beter sinds we vanuit incubator Brugge.Inc werken, waar we deskundige coaching krijgen en in een mooi netwerk zijn geïntegreerd”, aldus Tom.

Het helpt allemaal om alle uitdagingen daadkrachtig aan te pakken. “Dit is een sector waarin je fors investeert, zonder vooraf precies te weten welke return je mag verwachten. Je bent afhankelijk van een aantal randfactoren, waarvan het weer de belangrijkste blijft. We hebben zeker nog groeimarge, al is dat geen doel op zich. Meer bezoekers mogen, maar het mag niet ten koste van de kwaliteit gaan”, besluit Karel.

Hoge personeelskosten

Highlight Festival in Ieper (4 en 5 september) lokt circa 12.500 bezoekers. De organisatie van Jeroen Crombez, Lennert Vintevogel en Niels Pierpont wil hen ‘a lifetime of adventures’ laten beleven, met dancemuziek van dj’s als rode draad. “Jeroen en ikzelf vonden destijds dat de klank- en lichtshows op fuiven nogal naar eenheidsworst neigden. Daarom wilden we daar onze eigen draai aan geven”, zegt Lennert.

De 3 werken vanuit een vzw en doen dit volledig in hun vrije tijd. “Ieder heeft zijn eigen verantwoordelijkheden en we zijn prima op elkaar ingespeeld. Bovendien kunnen we rekenen op honderden vrijwilligers. 8 vrienden van mij nemen de week voor het festival zelfs verlof om alles te helpen opbouwen.”

Lennert zag de sector de voorbije jaren grondig evolueren. “Het is allemaal duurder geworden. Vooral de personeelskosten bij leveranciers swingen de pan uit. Daarom zouden we dit nooit zonder sponsoring kunnen doen. We prijzen ons gelukkig dat heel wat kmo’s uit Ieper en omgeving ons steunen en we in het verleden een mooie buffer konden opbouwen. Om alles kwalitatief te kunnen organiseren, hebben we een budget van 1 miljoen euro nodig.”

De 3 vrienden zijn het hele jaar met het festival bezig. “Gemiddeld gezien vergt dit toch 2 à 3 uur per dag. We overwegen om een freelancer in te huren voor extra sponsorwerving, al appreciëren bedrijven het meer als je als organisator zelf even bij hen langsgaat. Recent was er interesse om ons festival over te nemen, maar dit is ons ‘kindje’; we geven dat niet zomaar af. Gezond blijven, zodat we dit jaar na jaar kunnen blijven doen: dat is onze prioriteit.”

130 bands in 4 dagen

Ook bij Alcatraz is een triumviraat (onder meer bestaand uit Pieter Uytterschaut en Mario Mortier) de drijvende kracht achter de organisatie, die op 18 jaar tijd evolueerde van 1.200 naar 60.000 toeschouwers en van 75.000 naar 5 miljoen euro budget. “Toch heeft die groei nooit de ziel van onze organisatie veranderd. Een recente bevraging onder bezoekers wees vooral uit dat ze bij ons een gevoel van thuiskomen ervaren. Dat zal, samen met onze onafhankelijkheid, ook in de toekomst een prioriteit blijven”, legt Pieter Uytterschaut uit.

Alcatraz (van 6 tot en met 9 augustus) ging de eerste 5 jaar door in de Brielpoort in Deinze en verhuisde in 2013 naar Kortrijk. “Onze vzw draait nog altijd voor het overgrote deel met mensen van het eerste uur. Ook vrijwilligers zijn ons steeds trouw gebleven: wie jaarlijks komt, zal aan de ingang, de bars en andere faciliteiten heel veel dezelfde gezichten tegenkomen. We investeren iedere euro die binnenkomt opnieuw in het festival. Vooral op het vlak van beleving willen we er bovenuit springen. Zo wonnen we in 2024 de Henri van de Velde Award voor de VR-muziekbeleving voor rolstoelgebruikers.”

Uiteraard trok het team doorheen de jaren heel wat lessen, die het bij volgende edities toepaste. “Dingen proberen die mislukken: het kan gebeuren, maar wacht dan niet lang om bij te sturen. Gelukkig hebben we dat bij onze sponsors en partners niet te veel moeten doen. Partners van het eerste uur blijven ons trouw omdat we altijd in co-creatie met hen gaan. Elk initiatief moet relevant zijn voor de fan én voor de partner, anders begin je er beter niet aan. Onder meer dankzij sponsors en partners kunnen we de jaarlijks stijgende productie- en bandkosten blijven dragen.”

Opvallend: 20% van de bezoekers komt uit het buitenland, goed voor 65 nationaliteiten. “Veel fans vinden het fijn om ‘hun’ band eens in een ander continent aan het werk te zien. Dat betekent dat je communicatie en logistiek daarop moeten voorzien zijn, maar dat lukt wel. Programmamatig is het vooral een huzarenstukje om de line-up in balans te krijgen, zodat zowel jonge metalfans als ‘die hards’ uit de jaren 80 hier volledig hun gading vinden”, besluit Pieter.