Hoe bepaal ik de juiste goederencode bij invoer, en waarom is dat zo belangrijk?

De goederencode lijkt een detail, maar bepaalt alles: hoeveel invoerrechten je betaalt, welke vergunningen je nodig hebt en of je aanspraak maakt op handelsvoordelen. Eén verkeerd cijfer kan leiden tot boetes, naheffingen of extra controles bij volgende zendingen. Toch kiezen veel bedrijven hun code op basis van ‘wat we altijd gebruiken’. Dat is riskant.

Wat is een goederencode?

Alle ingevoerde of uitgevoerde goederen krijgen een code volgens het Geharmoniseerd Systeem (HS-code), bestaande uit 6 cijfers wereldwijd erkend. De verdere onderverdeling verschilt van land tot land. In de EU gebruiken we de TARIC-code van 10 cijfers, die bepaalt welk tarief geldt, welke vergunningen of certificaten nodig zijn en of het product onder specifieke handelsregels valt.

Wie is verantwoordelijk?

Niet je expediteur, maar jij als invoerder bent wettelijk verantwoordelijk voor het correct aangeven van de goederencode. Een foute code die je vertegenwoordiger invult, blijft jouw verantwoordelijkheid. De douane richt haar controles altijd tot de importeur, niet tot diens dienstverlener.

Waarom is de juiste code zo belangrijk?

Een verkeerde code heeft meer gevolgen dan enkel een fout invoertarief. Ze kan vrijstellingen ongeldig maken, vertragingen aan de grens veroorzaken, resulteren in boetes en leiden tot extra controles bij volgende zendingen.

Bedrijven die herhaaldelijk verkeerde codes gebruiken, komen sneller in het vizier van de douane. Bovendien bepalen die cijfers ook of je aanspraak kunt maken op preferentiële tarieven onder handelsakkoorden. De juiste tarificatie is dus geen administratieve last, maar een strategische noodzaak.

Hoe bepaal je de juiste code?

Begin met een grondige analyse van het product: wat is het, waarvan is het gemaakt en waarvoor dient het? Gebruik vervolgens de TARIC-databank en raadpleeg de toelichtingen van de World Trade Organisation (WTO) voor extra duiding. Twijfel je, dan kan je bij de douane een Bindende Tariefinlichting (BTI) aanvragen. Dat is een officieel besluit dat 6 jaar geldig blijft en rechtszekerheid biedt. Noteer altijd hoe je tot een bepaalde code bent gekomen en bewaar technische fiches of argumentatie voor het geval van controle.

Typische fouten en hoe ze te vermijden

Veel bedrijven nemen blindelings de code over van hun leverancier, gebruiken te algemene omschrijvingen zoals “onderdelen” of “machines”, of vergeten bij samengestelde producten te bepalen welke functie doorslaggevend is. Zulke fouten zijn te vermijden door een vaste interne verantwoordelijke aan te duiden en duidelijke afspraken te maken over wie de tarificatie bepaalt en controleert.

Tot slot

Een correcte goederencode is geen formaliteit, maar de basis van een gezonde importpraktijk. Ze beschermt je tegen financiële risico’s, versnelt je logistieke processen en versterkt je geloofwaardigheid bij de douane. Bedrijven die hun classificatie op orde hebben, ervaren minder vertragingen, minder controles en meer voorspelbaarheid. Kortom: het loont om dit cijferwerk écht serieus te nemen.