Accuramed verfijnde zijn HR-aanpak met een duidelijke focus op aanwezigheid, verbinding en duurzame terugkeer. Via het Boost-traject van Voka Welt zette de kmo uit Halen de voorbije periode sterk in op structuur, duidelijke afspraken en warme contactmomenten. HR-verantwoordelijke Sarah Loyens licht toe hoe die aanpak zorgt voor meer bewustwording en betrokkenheid bij medewerkers.
HR structureel verankerd in een groeiende kmo
Accuramed is actief als distributeur van medisch materiaal en focust op twee grote pijlers: cardiorespiratoire apparatuur en moleculaire diagnostiek. “Enerzijds leveren we toestellen voor sportartsen, ziekenhuizen en privépraktijken. Anderzijds zijn we actief in moleculaire diagnostiek, vooral voor labo’s en ziekenhuizen. Denk bijvoorbeeld aan PCR testing tijdens de coronaperiode,” vertelt Sarah Loyens, HR-verantwoordelijke bij Accuramed.
De sterke groei van het bedrijf had ook een impact op de interne werking. In 2024 besliste Accuramed daarom om HR structureel te verankeren binnen de organisatie. Sarah werd aangeworven als vaste HR-verantwoordelijke en kreeg meteen een duidelijke opdracht. “Mijn focus lag in het begin vooral op het in kaart brengen van wat er al bestond, waar nog structuur ontbrak en waar we als organisatie naartoe wilden groeien,” legt ze uit.
Vanuit die analyse stapte Accuramed in het Boost-traject van Voka Welt. “Het feit dat er iemand extern meekijkt en helpt om die puzzel te leggen, was voor ons een grote meerwaarde. Zo krijg je inzicht in wat al goed loopt en waar nog werk aan is.”
Het feit dat er iemand extern meekijkt en helpt om die puzzel te leggen, was voor ons een grote meerwaarde.
Sarah Loyens, HR Business Partner bij Accuramed
Contactmomenten tijdens afwezigheid
Een belangrijk punt binnen het traject was het aanwezigheidsbeleid, dat vroeger eerder als afwezigheidsbeleid werd benoemd. Die focus kwam er niet toevallig. “We merken dat langdurige ziekte een realiteit is waar elke organisatie mee geconfronteerd wordt,” zegt Sarah. “Daarom zijn we gaan nadenken over hoe je de connectie behoudt met iemand die langdurig afwezig is. Als iemand langer dan drie maanden afwezig is en er geen contact meer is, daalt de kans op terugkeer bijzonder sterk.”
Binnen het Boost-traject werd dat beleid verder geconcretiseerd en afgebakend. “We hebben vastgelegd op welke momenten we contact opnemen, wie die verantwoordelijkheid draagt en hoe we die binding behouden,” vertelt Sarah.
Accuramed kampt zelf niet met veel langdurige afwezigheden, maar gebruikte het traject wel om contactmomenten te verfijnen. “Dit jaar had ik verschillende gesprekken met medewerkers die meerdere keren per jaar afwezig waren. Niet om de ziekte in vraag te stellen, maar om samen te kijken wat de oorzaken zijn en hoe we dat in de toekomst kunnen vermijden.” Door die gesprekken ontstaat er ruimte voor dialoog en wederzijds begrip, zonder oordeel.
Wat daarbij vooral opvalt, is de impact van die aanpak, stelt Sarah vast: “Er is duidelijk meer bewustwording. Afwezigheid blijft niet onopgemerkt.” Medewerkers voelen zo dat er aandacht is voor hun situatie en dat er oprechte interesse is in hun welzijn.
Er is duidelijk meer bewustwording. Afwezigheid blijft niet onopgemerkt.
Sarah Loyens, HR Business Partner bij Accuramed
Re-integratie als tweerichtingsverhaal
Sarah benadrukt dat re-integratie nooit een zwart-witverhaal is. “Elke case is anders. Re-integratie kan worden voorgesteld, maar als iemand aangeeft dat hij of zij daar niet klaar voor is, stopt het daar.” Volgens haar vraagt duurzame terugkeer inspanningen van beide kanten. “Als werkgever moet je openstaan voor aanpassingen, maar het is een tweerichtingsverhaal. Wij kunnen pas iets aanpassen als iemand aangeeft wat nodig is.” Terugkeer naar het werk kan pas duurzaam zijn als beide partijen zich daarin kunnen vinden.
Bij kortdurende afwezigheden ligt de aanpak anders en ligt de nadruk vooral op betrokkenheid. “Dan proberen we actief betrokken te blijven,” legt Sarah uit. “Bij een medische ingreep sturen we bijvoorbeeld een berichtje of een kleine attentie om te tonen dat we meeleven.” Waar dat vroeger minder concreet was uitgewerkt, zijn die contactmomenten vandaag duidelijk vastgelegd. “Er is bepaald wie wat doet, wanneer en met welk budget,” zegt Sarah. Zo blijft ook bij kortere afwezigheden de verbondenheid met de organisatie behouden.
Als werkgever moet je openstaan voor aanpassingen, maar het is een tweerichtingsverhaal.
Sarah Loyens, HR Business Partner bij Accuramed
Structuur brengen in beleid en rollen
Tijdens het Boost-traject werd Accuramed begeleid door een externe partner die alle bestaande HR-documenten onderzocht. Daarbij werd al snel duidelijk dat dezelfde afspraken niet overal op dezelfde manier werden geformuleerd. “We merkten dat hetzelfde beleid op verschillende plaatsen anders was verwoord. Uniformiteit was een eerste belangrijk aandachtspunt,” vertelt Sarah.
Ook de gebruikte terminologie werd kritisch bekeken. Waar vroeger werd gesproken over een afwezigheidsbeleid, kiest Accuramed vandaag bewust voor een andere benadering. Sarah licht toe: “We spreken vandaag bewust over een aanwezigheidsbeleid in plaats van een afwezigheidsbeleid en formuleren dat warmer en positiever.”
Naast het aanwezigheidsbeleid kwam ook de competentiematrix aan bod binnen het traject. “We hadden al functiebeschrijvingen, maar die waren vrij algemeen,” zegt Sarah. “Door competenties uit te werken per functieniveau, junior, medior en senior, krijg je veel meer duidelijkheid.” Die oefening wil Accuramed de komende periode verder doortrekken binnen de hele organisatie. “Dat is ambitieus, maar nodig,” zegt Sarah. “Daar wil ik ook een loonhuis aan koppelen, zodat verloning logisch aansluit bij competenties en groei. Dat hangt allemaal samen.” Zo bouwt Accuramed stap voor stap aan een coherent en transparant HR-kader dat zowel richting geeft als groeikansen biedt.
We spreken vandaag bewust over een aanwezigheidsbeleid in plaats van een afwezigheidsbeleid en formuleren dat warmer en positiever.
Sarah Loyens, HR Business Partner bij Accuramed
Gehoord worden als fundament
De veranderingen die Accuramed doorvoerde, worden door medewerkers positief onthaald volgens Sarah. “Medewerkers voelen dat er moeite wordt gedaan en dat ze gehoord worden.” Om die dialoog verder te versterken, schakelde het bedrijf ook externen in om met medewerkers in gesprek te gaan. Die extra blik van buitenaf zorgde voor openheid en vertrouwen. “Dat werd sterk gewaardeerd,” aldus Sarah.
Cruciaal daarbij is dat de feedback niet vrijblijvend bleef, maar ook leidde tot actie. “Uit bevragingen kwam onder andere naar voren dat communicatie en structuur verbeterd kunnen worden,” zegt Sarah. Dat signaal herkent ze ook vanuit de dagelijkse werking. “We zijn sterk gegroeid en beslissingen worden soms te informeel genomen, waardoor informatie niet altijd goed doorstroomt. Dat is een terecht werkpunt waar we verder op willen inzetten.”
Een jaar lang geïnspireerd blijft, terwijl een klassieke opleiding vaak snel uitdooft en die voortdurende opvolging maakt dat je ermee bezig blijft en ook echt stappen zet.
Sarah Loyens, HR Business Partner bij Accuramed
Duurzame verandering vraagt tijd
Voor Sarah ligt 1 van de grootste troeven van het Boost-traject in de duur en continuïteit ervan. Ze benadrukt dat je “een jaar lang geïnspireerd blijft, terwijl een klassieke opleiding vaak snel uitdooft en die voortdurende opvolging maakt dat je ermee bezig blijft en ook echt stappen zet”. Die langetermijnaanpak zorgt ervoor dat inzichten niet beperkt blijven tot reflectie alleen, maar daadwerkelijk worden vertaald naar de dagelijkse werking van de organisatie.
Met een duidelijke focus op aanwezigheid, verbinding en structurele groei bouwt Accuramed zo verder aan een duurzame werkcultuur. Dat gebeurt niet via snelle of losse initiatieven, maar bewust en stap voor stap.
