Privacyverklaring

Voka hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we daarmee omgaan.

De persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Wie zijn wij?

Met deze privacyverklaring (hierna de “Verklaring”) willen wij de natuurlijke personen die verbonden zijn aan onze leden, waaronder medewerkers, zelfstandige medewerkers en bestuurders van leden, alsook natuurlijke personen die bij Voka inlichtingen inwinnen of waarmee wij in contact komen in het kader van onze opdracht en activiteiten (hierna samen ook aangeduid als “jou”, “je” of “jouw”) informeren over de wijze waarop persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt.

Wij zijn Voka Shared Services cvba, met zetel te 1000 Brussel, Koningstraat 154-158, en met ondernemingsnummer 0502.479.695 (hierna “wij” of “we”). Voka Shared Services cvba ondersteunt het Vlaams Netwerk van Ondernemingen (Voka), de verschillende Voka-Kamers van Koophandel en Voka Metropolitan.

Onze contactgegevens vind je terug verderop in deze Verklaring.

Tenzij anders vermeld, is Voka Shared Services cvba de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van onze diensten en activiteiten, dat wil zeggen: de entiteit die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.

Wij verzamelen of verwerken niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar.

Toepassingsgebied

Wij verwerken enkel persoonsgegevens van specifieke natuurlijke personen die verbonden zijn aan onze leden, waaronder medewerkers en zelfstandige medewerkers in bepaalde functies, alsook bestuurders van leden, en van personen waarmee wij in contact komen in het kader van onze opdracht en activiteiten, voor zover dit noodzakelijk is in het kader van het betrokken lidmaatschap en/of de activiteiten van Voka.

Het gaat meer bepaald om medewerkers van leden die redelijkerwijs kunnen verwachten dat zij:

• informatie ontvangen over activiteiten en diensten van Voka;
• gecontacteerd worden in hun professionele hoedanigheid.

Deze verwachting is in het bijzonder gerechtvaardigd voor medewerkers met functies zoals:

• bestuurders en management;
• HR, legal, finance en IT;
• sales, business development en marketing.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

De persoonsgegevens die wij verwerken, hangen af van jouw specifieke relatie met Voka en van de activiteiten of diensten waarvoor je met ons in contact komt.

In het bijzonder verwerken wij:

• Identificatiegegevens, zoals jouw naam, voornaam, telefoonnummer en professioneel e-mailadres.
• Informatie over jouw professionele situatie, zoals organisatie/bedrijf, functie, lidnummer en andere unieke details zoals gebruikersnaam en wachtwoord om toegang te krijgen tot onze diensten.

Hiermee kunnen wij jou identificeren of contact met jou opnemen, of kunnen wij zaken met jou doen als je een leverancier of zakelijke partner bent.

Wij verwerken geen gevoelige persoonsgegevens in de zin van de GDPR.

Op onze website worden ook “cookies” gebruikt. Dit zijn kleine deeltjes informatie die door de browser op jouw computer worden opgeslagen en ons toelaten om bepaalde inlichtingen over de gebruikers van onze website te registreren (bv. taalkeuze, duur van jouw bezoek op de pagina, …). Ze helpen om de website beter af te stemmen op jouw wensen, voorkeuren en gebruiksgemak. Meer informatie hierover kan je terugvinden in onze cookieverklaring.

Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren worden verzameld, onder andere wanneer:

• de organisatie/het bedrijf waarvan jij professioneel deel uitmaakt zich registreert als lid van Voka;
• je jezelf als lid van Voka registreert;
• je een (online) formulier invult uitgegeven door Voka, een Voka-Kamer van Koophandel en/of Voka Metropolitan;
• je deelneemt aan een evenement of actie georganiseerd door Voka, een Voka-Kamer van Koophandel en/of Voka Metropolitan;
• je je abonneert op een nieuwsbrief van Voka, een Voka-Kamer van Koophandel en/of Voka Metropolitan;
• je deelneemt aan enquêtes.

Wij kunnen jouw persoonsgegevens rechtstreeks verkrijgen of via derde partijen, zoals onder meer Bel-first. Als we dat doen, vragen we deze derde partijen om te bevestigen dat de informatie rechtmatig werd verkregen en dat wij het recht hebben om de verkregen gegevens te gebruiken.

Waarvoor verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden in het kader van de werking van Voka, de dienstverlening aan onze leden en de organisatie van onze activiteiten.

Meer concreet verwerken wij jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Het beheren van het lidmaatschap

Wij verwerken persoonsgegevens om het lidmaatschap van jouw organisatie te administreren en op te volgen, met inbegrip van ledenbeheer, relatiebeheer, facturatie, debiteurenopvolging en communicatie die noodzakelijk is in het kader van het lidmaatschap.

Informatie en directmarketingcommunicatie

Wij verwerken persoonsgegevens om jou te informeren over onze activiteiten, evenementen, opleidingen, netwerken, belangenbehartigingsinitiatieven en andere diensten die verband houden met het lidmaatschap van Voka.

Deze communicatie kan worden beschouwd als direct marketing in de zin van de toepasselijke wetgeving. Onze directmarketingcommunicatie beperkt zich steeds tot informatie over “eigen gelijkaardige producten en diensten” van Voka. Hieronder worden activiteiten, diensten en initiatieven verstaan die door Voka zelf worden aangeboden en die, vanuit het perspectief van bepaalde medewerkers van een Voka-lid, redelijkerwijs kunnen worden verwacht als een logisch en inhoudelijk samenhangend gevolg van het Voka-lidmaatschap.

Als jij bijvoorbeeld lid bent bij Voka Antwerpen-Waasland, dan kan je ook informatie krijgen over toekomstige events in deze regio. Commerciële communicatie van derden of partners valt hier niet onder.

Je kan te allen tijde je communicatievoorkeuren beperken of aanpassen via de voorziene mailvoorkeurenpagina.

Het verstrekken van informatie over onze werking, activiteiten en diensten

Wij verwerken persoonsgegevens om jou te informeren over onze activiteiten, evenementen, opleidingen, netwerken, publicaties, belangenbehartigingsinitiatieven en andere diensten of initiatieven van Voka die relevant kunnen zijn in het licht van het lidmaatschap van jouw organisatie of jouw professionele betrokkenheid bij Voka, met inbegrip van deelname aan buitenlandse missies.

Het naleven van wettelijke verplichtingen en het beschermen van onze rechtmatige belangen

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, om geschillen te beheren, om fraude of misbruik te voorkomen, om onze rechten te vrijwaren en om de veiligheid en continuïteit van onze systemen en dienstverlening te waarborgen.

Het uitvoeren van analyses, rapportering, studies en statistieken

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor interne analyses, beleidsvoorbereiding, rapportering, ledeninzichten, kwaliteitsverbetering van onze dienstverlening en statistische doeleinden. Waar mogelijk verwerken wij deze gegevens in geaggregeerde of gepseudonimiseerde vorm.

Voor bepaalde specifieke diensten, platformen, programma's of trajecten kan bijkomende of meer specifieke informatie over de verwerking van persoonsgegevens gelden. In dat geval wordt deze informatie opgenomen in een afzonderlijke notice of in specifieke deelnamevoorwaarden.

Voor deelname aan het Voka Charter Duurzaam Ondernemen (VCDO) gelden de “Deelnamevoorwaarden en gegevensbescherming - VCDO”, die een aanvulling vormen op deze Verklaring.

Wat is de juridische grondslag voor onze verwerking van persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor alles wat nodig is om het lidmaatschap te beheren.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor boekhoudkundige of fiscale verplichtingen.
• Toestemming: wanneer dat wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van marketingcommunicatie of het gebruik van niet-essentiële cookies.
• Gerechtvaardigd belang: wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in de mate dat dit opweegt tegen jouw belangen en rechten.

Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kan die toestemming op elk moment worden ingetrokken.

Voor directmarketingcommunicatie aan:

1. leden van Voka; en
2. specifieke medewerkers van leden,

baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang overeenkomstig artikel 6, lid 1, f) van de GDPR.

Dit gerechtvaardigd belang bestaat uit het informeren van onze leden en hun vertegenwoordigers over activiteiten en diensten die redelijkerwijs kunnen worden verwacht in het kader van het Voka-lidmaatschap.

Voorafgaand aan deze verwerking werd een belangenafweging uitgevoerd (Legitimate Interest Assessment), waarbij rekening werd gehouden met de redelijke verwachtingen van de betrokkenen, de aard van de gegevens en de impact op hun rechten.

Wij nemen geen beslissingen over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij:

• wij daarvoor jouw voorafgaande toestemming hebben ontvangen;
• wij hiertoe verplicht worden in het kader van regelgeving of een juridische procedure; of
• wij hiertoe worden verzocht door wetgevende of gerechtelijke instanties.

We wensen hierbij te benadrukken dat Voka, de verschillende Voka-Kamers van Koophandel en Voka Metropolitan niet beschouwd worden als derden en dat jouw persoonsgegevens door Voka Shared Services cvba wel met hen worden gedeeld.

Bovendien doen wij een beroep op bepaalde onderaannemers, zoals onder meer ICT-bedrijven voor het onderhoud en het beheer van onze websites, studiebureaus en marketingbureaus, om een deel van onze diensten aan hen uit te besteden.

Deze onderaannemers worden evenmin als derden beschouwd. Wij zien erop toe dat deze onderaannemers de nodige technische en organisatorische maatregelen treffen om jouw persoonsgegevens rechtsgeldig en rechtmatig te verwerken en onder geen enkel beding kenbaar te maken aan derden.

Waar verwerken en bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt en bewaard in België, of in een ander land waar onze dienstverleners over faciliteiten beschikken.

Het is evenwel onze duidelijke intentie om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens binnen de Europese Unie blijven, met uitzondering van persoonsgegevens van leden die deelnemen aan buitenlandse missies van Voka en/of een Voka-Kamer van Koophandel.

Een dergelijke doorgifte buiten de Europese Unie gebeurt evenwel op basis van jouw expliciete toestemming hieromtrent en in de mate dat dit noodzakelijk is voor de deelname aan de missie.

Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

We houden jouw gegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de doelstellingen zoals beschreven in deze Verklaring, rekening houdend met wettelijke bewaar- en verjaringstermijnen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

Om bijvoorbeeld onze wettelijke verplichtingen na te komen, zijn we verplicht om facturatiegegevens 7 jaar te bewaren.

Verder zal Voka beoordelen met wie zij nog een actieve relatie heeft die de bewaring van persoonsgegevens rechtvaardigt. Is dat niet langer het geval, dan verwijderen we de gegevens uit onze database.

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

Wat zijn jouw rechten als betrokkene?

Je hebt bepaalde rechten met betrekking tot persoonsgegevens die wij over jou bezitten:

• Recht op inzage en kopie: je hebt recht op inzage in en een kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
• Recht op verbetering en aanvulling: wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kan je vragen om de achterhaalde, onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die Voka over jou bezit te rectificeren of te vervolledigen.
• Recht op verwijdering: je hebt onder bepaalde voorwaarden het recht op verwijdering van persoonsgegevens (recht op vergetelheid) die niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons het recht voor te beoordelen of jouw verzoek gerechtvaardigd is.
• Recht op beperking van de verwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je in de wettelijk bepaalde gevallen vragen om deze verwerking te beperken.
• Recht van bezwaar: je kan bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden. Zo heb je te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden. Dit recht kan kosteloos en zonder motivering worden uitgeoefend via de afmeldlink in elk directmarketingbericht of door contact op te nemen met Voka via de contactgegevens vermeld in deze Verklaring. Na uitoefening van dit recht zullen jouw persoonsgegevens niet langer worden gebruikt voor directmarketingdoeleinden.
• Recht op overdraagbaarheid: je hebt, wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, het recht om jouw persoonsgegevens die je aan Voka hebt verstrekt te verkrijgen en deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

We wensen je erop te wijzen dat het verzet tegen bepaalde verwerkingen of het intrekken van jouw toestemming voor bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat je niet langer geïnformeerd zal worden of gebruik zal kunnen maken van door ons aangeboden activiteiten of diensten.

Als je meer informatie wenst over de verwerking van jouw persoonsgegevens of als je jouw rechten wenst uit te oefenen, kan je contact met ons opnemen via een van de volgende kanalen:

• per e-mail: privacy@voka.be;
• schriftelijk: Koningstraat 154-158, 1000 Brussel.

Wij verzoeken jou duidelijk aan te geven welk recht je inroept en tegen welke gegevensverwerking je je wil verzetten, welke gegevensverwerking je wenst te beperken of welke toestemming je wenst in te trekken.

Indien je jouw rechten wenst uit te oefenen, kunnen wij je vragen om ons een bewijs van identiteit te verschaffen om elke ongeoorloofde bekendmaking of verwerking van jouw persoonsgegevens te voorkomen.

Indien je het niet eens bent met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken of de manier waarop wij jouw verzoek om jouw rechten als betrokkene uit te oefenen hebben afgehandeld, heb je het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijzigingen in de privacyverklaring

Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten.

Van belangrijke wijzigingen kunnen we een aankondiging doen op onze website en/of via e-mail.

Laatst gewijzigd op: 2/9/2026

Oudere versies van onze privacyverklaring worden opgeslagen in ons archief. Stuur ons gerust een e-mail als je die wil raadplegen.