Hoe maatwerk seizoenspieken en korte runs tackelt in North Sea Port

DSV werkt met Mirto samen voor verpakken en herverpakken van de artikelen, picking van pakketten, stickering, labeling en zoveel meer. 

Tekst Kristina Rybouchkina

Promostickers plakken, items in elkaar steken, pakketten verpakken … Veel bedrijven hebben processen die precisie, concentratie en herhaling vragen. Het zijn taken die cruciaal zijn om producten foutloos bij de klant te krijgen, maar niet iedereen haalt er voldoening uit, doordat ze vaak afgebakend en repetitief zijn. Toch zijn er mensen die hierin excelleren en veel plezier halen uit deze overzichtelijke klussen. Maatwerker Sam Van Wynsberghe is een van hen. “Ik ben altijd blij als ik zie dat ik op de planning sta om bij DSV te gaan werken. De sfeer is hier goed en ik leer veel bij”, glimlacht de 30-jarige Zelzatenaar die op de loonlijst staat bij maatwerkbedrijf Mirto. “Vandaag is het mijn taak om de pallets met de tandpastadisplays die ons team in elkaar steekt te omwikkelen met plastic. Daarna plak ik er een etiket op. Zo kunnen ze straks met vrachtwagens richting supermarkten.”

Toegevoegde waarde

Sam maakt al negen jaar deel uit van het Mirto-maatwerkteam bij DSV, het partnerschap tussen de twee bedrijven bestaat ruim veertien jaar. “Al werken onze vestigingen al sinds circa 2005 samen met diverse maatwerkbedrijven”, zegt managing director Edwin Eggebeen. “In die periode is DSV meer gaan inzetten op value added logistics-activiteiten voor klanten, om echt een onestopshop te worden.” Dat houdt in dat de logistieke wereldspeler naast transport en opslag van goederen sindsdien een alsmaar breder gamma van extra diensten is gaan aanbieden: van verpakken en herverpakken van de artikelen die toch al in het magazijn aanwezig zijn, tot kwaliteitscontrole, picking van pakketten, stickering, labeling en zoveel meer.

De beslissing om hier maatwerkbedrijven voor in te schakelen lag voor DSV voor de hand. “De activiteiten zijn relatief eenvoudig, maar toch te complex en te kortdurend om ze volledig te automatiseren. Tegelijk maakt de krapte op de arbeidsmarkt het moeilijk om hier vaste mensen of interimkrachten voor te vinden. Maatwerkbedrijven zoals Mirto kan je flexibel inzetten om het werk op een goede en efficiënte manier klaar te krijgen, aan een scherp tarief. En dat terwijl je als bedrijf tegelijk je sociale verantwoordelijkheid opneemt.”

Niet ‘beschut’

Het is vanuit die sociale verantwoordelijkheidszin dat maatwerkbedrijven - de vroegere ‘beschutte werkplaatsen’ - zijn ontstaan. Dat beaamt ook Ruben Willems, commercieel verantwoordelijke bij Ryhove. Met wortels die teruggaan tot begin jaren 60 was dat de eerste vereniging in de provincie Oost-Vlaanderen die werk voorzag voor mensen voor wie dat minder evident was omwille van hun lichamelijke of mentale mogelijkheden, zodat ze toch hun plaats in de maatschappij zouden kunnen opeisen. “Vandaag stellen wij zo’n 400 mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te werk”, aldus Ruben. “Dat gebeurt voor een deel inhouse op onze uitvalsbasissen in Gent en Merelbeke, vooral via inpakactiviteiten voor klanten. Daarnaast doen we dat via enclavewerking, op de werkvloer bij de klant.” Allesbehalve ‘beschut’ dus, en dat appreciëren maatwerkers heel erg. “Onze enclavewerkers voelen zich echt medewerker van het bedrijf waar ze aan de slag zijn. Ze verwoorden dat ook zo naar vrienden en familie toe: ‘ik werk bij …’ en niet ‘ik werk bij Ryhove’. Ze zijn daar fier op. Een van onze klanten is bijvoorbeeld Agaris, dat substraten zoals potgrond produceert voor professionals en particulieren. Hun zakken grond worden onder andere verkocht in supermarkten en doe-het-zelfzaken. Als onze mensen zo’n zak zien liggen in de winkel, geeft dat hen enorm veel voldoening.”

Matthias Van Poucke, site manager bij Agaris, voelt die fierheid ook op de werkvloer. “De wilskracht om te komen werken is bij maatwerkers echt groot. Van ziekteverzuim is dan ook amper sprake. Naarmate maatwerkers een taak langer uitvoeren, krijgen ze die bovendien steeds beter onder de knie en doen ze die steeds sneller. Bij andere medewerkers leidt sterk repetitief werk logischerwijs tot verminderde focus, waardoor ze na verloop van tijd juist trager presteren.”

Agaris rekent op Ryhove voor twee verschillende opdrachten. “Eén vast groepje maatwerkers komt het hele jaar door twee à drie keer per week ons terrein van 9 ha onderhouden. Zij hebben intussen amper aansturing nodig. Onze kwaliteitsverantwoordelijke laat hen weten waar ze die dag bladeren mogen opruimen, onkruid wieden of snoeien, ze halen hun materiaal uit hun container en gaan van start. Een ander team ondersteunt ons tijdens het hoogseizoen, ongeveer van januari tot juni. Standaard nemen onze retailklanten grote pallets potgrond af, waarop zakken na het mengen machinaal gestapeld worden. Wanneer mensen aan het tuinieren slaan, willen winkels echter ook kleinere pallets met zakken grond in de kijker plaatsen op de kop van hun rekken. Onze machines kunnen de dozen voor zulke kleinere displaypallets niet vullen, waardoor zakken manueel moeten worden overgestapeld. Maatwerkers van Ryhove nemen die herverpakking op zich, samen met een begeleider.”

Flexibel en betrouwbaar

De flexibiliteit en betrouwbaarheid die maatwerkbedrijven bieden, zijn hele grote troeven. “Het is dankzij de samenwerking met Ryhove dat wij onze seizoensgebonden piek vlot kunnen opvangen”, bevestigt Matthias. “Afhankelijk van het aantal bestellingen kan er tijdens het hoogseizoen bovendien van week tot week worden bekeken of er meer of minder helpende handen nodig zijn. Ryhove heeft altijd mensen klaarstaan die willen inspringen wanneer nodig. Het is heel moeilijk om zo’n plotse toename van werk op te vangen met interimkrachten. Zeker als het gaat om klussen die repetitief en in ons geval ook fysiek uitdagend zijn.”

Die ervaring deelt logistieke dienstverlener H.Essers, die eveneens samenwerkt met Ryhove. “We hebben eens één week moeten overbruggen zonder ons Ryhove-team. We hadden laten weten dat de maatwerkers niet moesten komen omdat een product dat ze moesten verpakken door omstandigheden niet in het magazijn was aangekomen. Plots was de levering er toch, waarop we last minute besloten interimkrachten in te schakelen”, herinnert business unit manager Tom Smekens zich goed. “We vroegen tien mensen, maar er werden er slechts zeven gevonden. En na twee dagen stonden er hier nog maar vier."

Focus op corebusiness

Los daarvan streeft H.Essers sowieso naar zo veel mogelijk langdurige tewerkstelling. Dagcontracten stroken in feite niet met de duurzaamheidsfilosofie van het bedrijf, waardoor de keuze om samen te werken met een maatwerkbedrijf ook bij hen heel bewust gemaakt is. “We wilden al even de handen in elkaar slaan met Ryhove, onder meer omwille van de maatschappelijke impact. Maar we hadden in onze vestiging lange tijd geen taken die we aan hen konden uitbesteden.” 

H.Essers onderscheidt zich immers op het logistieke toneel door vaak gevoelige producten te vervoeren en op te slaan, voornamelijk voor de chemiesector, met tal van richtlijnen en veiligheidsmaatregelen tot gevolg. “Vorig jaar haalden we een nieuwe klant binnen voor wie we nu jaarlijks zo’n 100.000 dozen moeten vullen met diverse landbouwproducten, die uit andere dozen moeten gehaald worden. Deze combipak-activiteit leek ons perfect voor Ryhove. Na een check door de preventieadviseurs van beide partijen om te verzekeren dat alles op een veilige manier kon gebeuren, kon de samenwerking starten.”

Voor deze klus, die steeds ongeveer van januari tot mei loopt, was een nieuw magazijn gebouwd in Evergem. Dat gaf H.Essers en Ryhove alle ruimte om in overleg ‘hun’ lijn vorm te geven. “Dat is nog een sterkte van Ryhove: zij hebben veel ervaring met dit soort activiteiten, waardoor ze inzicht hebben in hoe je zulke taken kan optimaliseren”, geeft Tom nog mee.

Bij DSV denken ze er op dezelfde manier over. “Onze maatwerkers moeten regelmatig nieuwe opdrachten uitvoeren. Telkens als er een nieuwe klus binnenkomt, leggen we uit aan de maatwerkcoach van Mirto wat zijn team zal moeten doen, waarop die een manier bedenkt om dat zo productief mogelijk aan te pakken. Door samen te werken met maatwerkbedrijven worden wij eigenlijk compleet ontzorgd, waardoor wij ons kunnen focussen op onze corebusiness. De sleutel is een goede communicatie”, aldus managing director Edwin Eggebeen. “Door de huidige economische realiteit met steeds kortere runs moeten we ook erg dynamisch zijn. Onze planning wisselt dagelijks. Wij geven gewoon door aan Mirto hoeveel mensen er de volgende dag nodig zijn en zij regelen de rest. Niet alleen staan zij hier altijd met het juiste aantal maatwerkers, ze nemen ook de verantwoordelijkheid op zich om die mensen intern op te leiden voor de taken die ze moeten uitvoeren, zodat onze productiedoelen gehaald worden.”

(lees verder onder de foto)

Bij H. Essers helpt Ryhove met het herverpakken waarbij zo’n 100.000 dozen moeten gevuld worden met diverse landbouwproducten, die uit andere dozen moeten gehaald worden.

Coach als spilfiguur

Inge Schroijen, algemeen directeur bij Mirto, benadrukt dat de maatwerkcoach een onmisbare rol speelt bij enclavewerk. “Het is de coach die ervoor zorgt dat zijn team goed kan presteren. Hij of zij kent de medewerkers door en door. De activiteiten die onze mensen uitvoeren kunnen best complex zijn – ze kunnen moeilijkere taken aan dan bedrijven in eerste instantie verwachten. Het is de opdracht van de coach om deze complexe processen te vertalen naar een goed gestructureerde werkwijze, zodat elke medewerker zijn sterktes kan benutten en het team als geheel efficiënt werkt. Daarnaast creëert de coach een goede teamsfeer, biedt die een luisterend oor als iemand ergens mee zit … Als ik langsga op de werkvloer, check ik altijd éérst bij de teamcoach of ik iets moet weten voor ik een praatje doe met de maatwerkers. Want als iemand verdrietig is omdat z’n hond net is gestorven en jij enthousiast lachend hallo zegt, kan dat in het verkeerde keelgat schieten.”

Bij H.Essers hebben ze ook al ervaren dat communicatie cruciaal is én dat die best via de teamcoach verloopt. “Als het communicatie over het werk betreft althans”, zegt business unit manager Tom Smekens. “Oorspronkelijk kwamen de pauzes van het maatwerkteam en onze vaste medewerkers niet overeen, maar het bleek logischer om die op elkaar af te stemmen omdat ze elkaar van lege en gevulde pallets voorzien. Waarop wij aan de maatwerkers vroegen of ze het zagen zitten om die dag wat later pauze te nemen. Een foutje, want dat leidde tot consternatie alom! Alsof er een oorlog was uitgebroken. Dat is echt iets om via de coach te regelen.”

Blij met de hulp

Volgens Matthias Van Poucke van Agaris zou je makkelijk over het hoofd kunnen zien dat maatwerkers een andere aanpak nodig hebben. “Het stereotiepe beeld dat nog bestaat van mensen met een beperking klopt niet. Wie onze Ryhove-teams niet kent, zou tijdens het werk niet kunnen zeggen wie de begeleider is en wie maatwerker. Doorgaans wordt dat pas duidelijk wanneer je in gesprek gaat. De mensen van Ryhove hebben ook andere interesses, ze staan op een andere manier in het leven dan onze vaste medewerkers. Maar dat wil niet zeggen dat ze geen deel uitmaken van ons bedrijf. Helemaal in het begin waren onze werknemers wat twijfelachtig over wat de samenwerking zou geven. Maar eens die was opgestart, waren ze heel blij met de hulp van het Ryhove-team. Intussen kennen ze de maatwerkers goed en zijn ze altijd content om ze te zien.”

Op de werkvloer bij H.Essers en DSV klinkt ook enkel positieve feedback over de samenwerking met de maatwerkteams. “Wij hebben aan onze medewerkers toegelicht waarom we voor Ryhove hebben gekozen en wat het maatwerkteam zou komen doen, zodat ze volledig mee waren in het verhaal”, zegt Tom van H.Essers. “Onze mensen hadden daar niets op tegen. Integendeel, ze waren blij dat ze zelf niet op de nieuwe lijn waren ingepland omdat het heel repetitief werk betreft.”

(lees verder onder de foto)

Agaris rekent op Ryhove voor twee ondersteunende taken: enerzijds het hele jaar voor het onderhoud van het terrein van 9 ha en anderzijds voor de herverpakking van pallets met potgrond.

Dat er veel respect en collegialiteit is tussen bedrijven en maatwerkers bewijst ook de volgende anekdote van Edwin van DSV: “Drie keer raden welke ploeg er bij onze laatste evacuatie-oefening als eerste present was op het verzamelpunt, netjes in een rijtje opgesteld … Inderdaad, die van Mirto. Dat was ook onze medewerkers opgevallen, waarop een van de managers besloot een certificaat te maken om het team in het zonnetje te zetten. Trots dat zij daarop waren!”

Dat de fierheid waarover al verschillende keren sprake was niet uit de lucht is gegrepen, wordt bevestigd door maatwerker Sam. “Ik heb Mirto leren kennen via een stage op school. Ik heb buitengewoon onderwijs gevolgd bij IVIO Binnenhof. Bij Mirto heb ik nieuwe dingen geleerd, maar het is pas dankzij het uitwerk bij DSV dat ik echt zelfstandig heb leren zijn. Ik doe dit werk heel graag. Tijdens de Open Bedrijvendag mochten wij niet komen werken, want dat was een zondag. Dat vond ik jammer, maar ik ben dan maar op bezoek gekomen. Zo heb ik ook eens het hele bedrijf gezien en dat vond ik echt spectaculair. Ik ben content om er deel van te zijn.”

Scherpe prijzen

Enclavewerk is, in essentie, gebouwd op een economisch model met een sociale missie. “Bedrijven kunnen rekenen op flexibiliteit, continuïteit én op productieve, opgeleide werkkrachten”, vat Inge van Mirto samen. “Want ons doel mag dan wel sociaal zijn, onze middelen zijn economisch. Maatwerkbedrijven zijn net zo goed bedrijven: onze cijfers moeten positief zijn. Daarom houden wij rekening met efficiëntie en kosten. Onze maatwerkers begrijpen eveneens dat er bepaalde verwachtingen zijn. Ze komen niet voor een dagbesteding, maar voor echte opdrachten bij echte klanten, die moeten renderen. Dat willen zij graag. Daarvoor ontvangen zij van ons ook een volwaardig loon. Dankzij dat loon zijn ze in staat om hun eigen leven te organiseren, zelf beslissingen te nemen … Voor hen is dit veel meer dan een job, het is een mogelijkheid om zich te emanciperen. Natuurlijk zetten zij zich dan ten volle in.”

Hoeveel dat precies mag kosten? Maatwerkbedrijven factureren net als elke andere b2b-partner: met een scherpe prijs per uur, per stuk of per afgewerkte opdracht. Dankzij een systeem van rendementscompensatie – een vorm van overheidssteun die extra investering in opleiding, begeleiding en inclusieve tewerkstelling mee opvangt – kunnen maatwerkbedrijven competitieve prijzen aanbieden. “Daardoor kom je omgerekend aan een lagere prijs per uur dan bij een andere medewerker”, zegt Matthias van Agaris.

Al wil Ruben van Ryhove het ‘lagere rendement’ van maatwerkers echt nuanceren. “Bij de start van een samenwerking zullen zij inderdaad wat meer tijd nodig hebben. Maar bedrijven die onze visie delen en zin hebben om er samen een langdurig project van te maken, waarbij onze mensen kunnen groeien in hun taak, zullen merken dat zij op termijn rendabeler worden dan reguliere arbeiders. In de vijf jaar dat ik commercieel verantwoordelijke ben, is er van onze enclaveopdrachten geen enkele weggevallen - behalve uit puur economische redenen binnen een bedrijf zelf.”

Het bewijs dat maatwerk wérkt.
 

Maatwerker Sam Van Wynsberghe  van Mirto: “Ik ben altijd blij als ik zie dat ik op de planning sta om bij DSV te gaan werken. De sfeer is hier goed en ik leer veel bij”.