Een forfaitaire kostenvergoeding (of ‘kosten eigen aan de werkgever’) is een snelle en eenvoudige manier om medewerkers te vergoeden voor gemaakte kosten. Veel werkgevers kiezen ervoor. Maar let op: pas de forfaits altijd correct toe.
Wat is een forfaitaire onkostenvergoeding?
Maakt je medewerker onkosten voor het werk, zoals parkeer- of verblijfskosten, dan kun je die maandelijks vergoeden via een werkelijke of forfaitaire onkostenvergoeding. Bij een werkelijke vergoeding houdt je medewerker rekeningen en bonnetjes bij, een forfaitaire vergoeding is een vast bedrag.
Op een forfaitaire onkostenvergoeding zijn in principe geen socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing verschuldigd. Een terugbetaling van kosten ten laste van de werkgever beschouwen de RSZ en fiscus niet als loon. Voor jou zijn deze onkostenvergoedingen aftrekbaar als beroepskosten.
Wanneer is een vergoeding fiscaal aftrekbaar?
Het mag alleen gaan over kleine, moeilijk bewijsbare kosten, in het kader van professionele activiteiten. Je moet de betaalde vergoeding kunnen verantwoorden en bewijzen. Breng dus je onkostenvergoedingen schriftelijk en gedetailleerd in beeld. Je kunt dezelfde kosten niet 2 keer vergoeden, op basis van een bewijsstuk én forfait.
Pas de forfaits correct, consequent en volgens de realiteit toe: werknemers met dezelfde functie hebben recht op hetzelfde type onkostenvergoeding. Om de kosten te verankeren, stel je een addendum op aan de arbeidsovereenkomst. De terugbetaalde kosten moet je vermelden op de fiscale fiche 281.10. Zorg ten slotte ook voor een transparant overzicht van de terugbetaalde kosten in de payroll.
Tip! Hou de betaling van forfaitaire onkostenvergoedingen tijdens langere afwezigheidsperiodes in het oog. Want als je werknemer enkele weken of langer afwezig is, maakt hij of zij in principe ook geen professionele onkosten.
Wat met de telewerkvergoeding?
Medewerkers die structureel en regelmatig thuiswerken – minstens één werkdag per week op maandbasis – kun je een maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding toekennen van max. 157,83 euro. Dit maandforfait dekt alle kantoorkosten zoals elektriciteit, verwarming en kantoorbenodigdheden.
Daarnaast kun je maandelijks ook een bijkomend forfait van 20 euro betalen aan werknemers die extra kosten maken door telewerk, onder meer voor het professionele gebruik van eigen pc en randapparatuur. Voor het professioneel gebruik van de eigen internetverbinding kun je nogmaals 20 euro per maand toekennen.
Enkele populaire forfaits en de bedragen voor 2025
- Verblijfskosten in België: 35 euro/nacht
- Internetverbinding en -abonnement: 20 euro/maand
- Aankoop pc + randapparatuur + software: 20 euro/maand
- Aankoop werkkledij: 2,08 euro/dag
- Thuiswerkvergoeding: 157,83 euro/maand
- Carwash: 15 euro/maand
Barbara Van Goeye
Kantoordirecteur KMO Brugge bij SD Worx
