“Opvolging optimaliseren met klemtoon op cyberveiligheid”
Titeca pro accountants & experts integreert de AI-assistent Claritalk in het softwarepakket voor klantenrelaties. Dat doet het in eerste instantie om meetings met klanten beter voor te bereiden en op te volgen. “We schreven een specifiek charter om ook met deze nieuwe aanpak een prioriteit te maken van privacy en cyberveiligheid”, vertelt IT-manager Jonas Lauwereys.
Titeca pro accountants & experts gaat er prat op het eerste Belgische accountancybedrijf te zijn dat echt met een AI-applicatie aan de slag gaat. Die applicatie is Claritalk, heette vroeger Salesnote en is een creatie van een IT-bedrijf uit Zulte. De voorbije maanden heeft Titeca pro accountants & experts de integratie van de oplossing voorbereid; vanaf mei wordt ze ingezet in vergaderingen met klanten.
“We gebruikten al Co-Pilot om digitale meetings voor te bereiden en er een verslag van te maken”, aldus Jonas Lauwereys. “Voor fysieke of hybride meetings leent die oplossing zich niet. Claritalk is destijds ontworpen als een tool om onze mensen te helpen bij het voorbereiden, begeleiden en opvolgen van vergaderingen. Wij zullen dit systeem nu dus in eerste instantie inzetten voor onze fysieke gesprekken met klanten.”
Wij zullen dit systeem in eerste instantie inzetten voor onze fysieke gesprekken met klanten.
Jonas Lauwereys
Geen informatieverlies
Concreet integreerde de IT-afdeling van Titeca pro accountants & experts Claritalk in het MyCRM-platform James, dat de klantenrelaties beheert. “Als er een meeting met een klant staat ingepland, zorgt de interactie tussen MyCRM en Claritalk voor een opsomming van alle agendapunten. Het systeem maakt automatisch ook een verslag van de meeting en creëert een lijstje met actiepunten voor ons en/of de klant. Het zorgt ervoor dat de voorzitter van de vergadering niet meer moet noteren en zich volledig op het gesprek kan concentreren. Voordien was het bij ons geen verplichting om een verslag te maken, waardoor er altijd een geringe kans bestond dat bepaalde informatie verloren ging.”
Deze aanpak biedt Titeca pro accountants & experts de mogelijkheid om de opvolging van de gesprekken nog professioneler te behartigen. “Het geeft onze medewerkers en de klanten ook een houvast om daadwerkelijk te doen wat tijdens de meeting is afgesproken. Onze klanten hebben namelijk zelf ook toegang tot het MyCRM-portaal.”
Intussen is de uitrol van het systeem volop begonnen. “Dat gebeurt in 3 fases. In een eerste golf zullen een 5-tal Business Partners die al ver staan in digitale geletterdheid, de oplossing een drietal weken gebruiken. Op basis daarvan zullen we het, eventueel met bijsturingen, later in heel onze organisatie integreren. Dat gebeurt met alle aandacht voor privacy en gegevensbescherming, want de richtlijnen voor het gebruik zijn duidelijk neergeschreven in een charter. Door recente opleidingen hierover is het voor al onze mensen helder hoe we ook in de toekomst op een transparante en ethische manier onze missie willen invullen.”
