We organiseren een feest voor 2.000 medewerkers. Zijn er wettelijke verplichtingen waarmee we rekening moeten houden rond EHBO en medische bijstand?

Wie een evenement organiseert in West-Vlaanderen, draagt de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van de deelnemers. Dat betekent dat je vooraf moet nagaan welke verplichtingen gelden, maar ook welke aanbevelingen sterk worden verwacht door gemeenten en hulpdiensten.

Bij evenementen met 10.000 bezoekers of meer is de aanwezigheid van een officiële EHBO-post wettelijk verplicht. Onder die drempel bestaat er geen automatische federale verplichting, maar lokale besturen kunnen wel bijkomende voorwaarden opleggen. In de praktijk gebeurt dat ook regelmatig, zeker bij evenementen waar alcohol wordt geserveerd, waar grote publieksstromen samenkomen of waar activiteiten plaatsvinden die extra risico’s inhouden. Daarom is het altijd aangewezen om vooraf contact op te nemen met de gemeente waar het evenement doorgaat.

Vanaf ongeveer 1.500 bezoekers wordt het invullen van een Plan Risico Manifestaties, beter bekend als het PRIMA-plan, sterk aanbevolen. Dat plan helpt om de medische en veiligheidsrisico’s van een evenement correct in te schatten en vormt vaak de basis voor het advies van de gemeente en de hulpdiensten. Hoewel het geen federale wettelijke verplichting is, vragen veel Vlaamse gemeenten het PRIMA-plan wel als onderdeel van de vergunningsaanvraag.

Ook wanneer er geen formele verplichting geldt, wordt een minimale medische inzet sterk aangeraden. Dat betekent minstens een EHBO-koffer en 2 opgeleide EHBO-medewerkers, ongeacht de grootte van het evenement. In de evenementensector wordt daarnaast vaak gewerkt met de vuistregel van 2 gecertificeerde EHBO’ers per 1.000 bezoekers. Hoe hoger het risico van het evenement, hoe groter de aanbevolen inzet. Bij drukke events met alcoholgebruik of fysieke activiteiten kan bijkomende ondersteuning nodig zijn, zoals een bemande EHBO-post of zelfs medische bijstand met een arts.

Concreet doe je er als organisator goed aan om tijdig af te stemmen met de gemeente waar je evenement plaatsvindt en om advies of een offerte aan te vragen bij het Rode Kruis of een andere erkende hulpdienst. Zij kunnen op basis van de schaal en het karakter van je evenement aangeven welke medische ondersteuning aangewezen is. Zo vermijd je verrassingen en zorg je voor een veilig en goed georganiseerd evenement.