Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven in België. Wie tegen dan niet is overgeschakeld, loopt grote risico’s: van geweigerde facturen en laattijdige betalingen tot juridische problemen en gemiste zakelijke kansen. Hieronder vind je 10 concrete gevolgen van het niet tijdig overstappen op Peppol, en waarom je die overstap best vandaag al voorbereidt.
1. Pdf-facturen worden geweigerd
Wat als...
“Ik stuur een factuur als pdf via mail naar een Vlaamse overheidsdienst.”
Dan
Factuur wordt geweigerd. Enkel gestructureerde e-facturen via Peppol (UBL-formaat) zijn nog toegelaten. De betaling loopt vertraging op of gebeurt niet.
2. Betalingen komen trager of niet binnen
Wat als...
“Mijn klant is al Peppol Ready, maar ik blijf handmatig facturen versturen via post of e-mail.”
Dan
De klant verwerkt je factuur niet automatisch, wat leidt tot vertraging in betaling of zelfs blokkering. Sommige klanten aanvaarden na 2026 enkel nog Peppol-facturen.
3. Boekhouder kan je facturen niet meer verwerken
Wat als...
“Ik werk met een externe boekhouder die overstapt op automatische Peppol-verwerking.”
Dan
Pdf-facturen moeten handmatig worden overgenomen, wat leidt tot fouten, discussies en mogelijk extra kosten voor manuele verwerking.
4. Geen toegang tot overheidsopdrachten of aanbestedingen
Wat als...
“Ik wil blijven leveren aan de overheid, maar heb Peppol niet geactiveerd.”
Dan
Je bedrijf komt niet meer in aanmerking, want overheden zijn verplicht om e-facturen via Peppol te vragen én te verwerken.
5. Je loopt commerciële kansen mis
Wat als...
“Een grote klant vraagt expliciet e-facturen via Peppol.”
Dan
Als je dit niet kan bieden, riskeer je dat jouw klant een concurrent kiest die wel conform werkt.
6. E-mail met factuur verdwijnt in spam of raakt verloren
Wat als...
“Ik stuur mijn factuur zoals altijd, maar de klant zegt dat hij niets ontvangen heeft.”
Dan
Je hebt geen bewijs van correcte aflevering zoals bij Peppol. Je betaling loopt vertraging op en je moet opnieuw beginnen.
7. Technische problemen op het laatste moment
Wat als...
“Ik wacht tot december 2025 om Peppol in te schakelen, maar loop tegen IT-problemen aan.”
Dan
Je loopt het risico vertraging op te lopen (bjivoorbeeld door onvoorziene IT-problemen) en je mist de deadline. Facturen worden geweigerd of zijn laattijdig.
8. Administratieve stress en tijdverlies
Wat als...
“Mijn team moet last-minute switchen van processen zonder opleiding.”
Dan
Interne chaos, fouten in facturatie, frustraties bij klanten en verlies van tijd, met een impact op cashflow.
9. Jouw factuur kan niet automatisch verwerkt worden door jouw leverancier
Wat als...
“Mijn leverancier verwacht Peppol, maar ik stuur nog facturen via Word of Excel.”
Dan
Je leverancier moet handmatig boeken of weigert zelfs de factuur. Dat vertraagt hun én jouw werking.
10. Je voldoet niet aan de wettelijke verplichting
Wat als...
“Ik wist niet dat dit ook voor b2b-facturen geldt vanaf 1 januari 2026.”
Dan...
Onwetendheid is geen excuus. Je bent niet conform de Belgische wetgeving en riskeert contractuele sancties of juridische betwistingen.
11. Geen btw-aftrek door niet-conforme facturen
Wat als...
“De btw-administratie controleert mijn facturen en ze blijken niet conform de e-facturatieverplichting.”
Dan...
Niet-conforme facturen kunnen door de btw-administratie worden beschouwd als niet-uitgereikt. Het gevolg: geen recht op btw-aftrek voor je klant, met mogelijke discussies, rechtzettingen en financiële gevolgen. Dit kan ook leiden tot een vertrouwensbreuk met klanten en extra controles.
12. Tolerantieperiode is geen vrijgeleide
Wat als...
“Ik ben op 1 januari 2026 nog niet volledig Peppol-klaar en reken op de tolerantieperiode.”
Dan...
Hoewel de fiscus tijdens de eerste drie maanden van 2026 tolerant zal zijn en geen sancties oplegt, geldt dit alleen voor ondernemingen die kunnen aantonen dat ze zich tijdig en op redelijke wijze hebben voorbereid op de e-facturatieverplichting. Zonder aantoonbare voorbereidingen blijft het risico op sancties bestaan en ben je nog steeds niet conform de wettelijke verplichting, die onverkort ingaat op 1 januari 2026.
