“Een geslaagde beurs vraagt ook voorbereiding en opvolging”

“Het is een heel verkeerde perceptie dat een beurs vandaag niet meer opbrengt”, vertelt Elien Defraeije. “Het begint als standhouder al bij de voorbereiding. Nodig om te beginnen al je bestaande klanten en relaties uit. Dat wordt enorm gewaardeerd. Veel van die mensen zullen zeker je stand bezoeken, en op die manier heb je weer een contactmoment gecreëerd. Als die mensen dan langskomen, zou ik vooral vragen stellen. Begin met ‘Hoe gaat het ermee?’ en door met die antwoorden aan de slag te gaan, kun je het gesprek verder verdiepen en kom je nuttige dingen te weten. Het is interessant om mensen even te laten vertragen en naar de diepte te gaan. Misschien blijkt dat ze maar een deel van je aanbod kennen – wat uit de klantenonderzoeken die we doen vaker dan gedacht het geval is – en kun je die andere producten of diensten nog eens onder de aandacht brengen. Het is een moment om je bedrijf opnieuw voor te stellen. Je hebt beter minder kwaliteitsvolle gesprekken dan veel oppervlakkige contacten. Zit tijdens de beurs echter niet veilig aan een tafeltje achter je laptop te werken, maar ga op de vloer staan, spreek mensen aan en straal enthousiasme uit. Want als je er totaal geen goesting in hebt, heeft je mooi aangeklede stand weinig nut.”

Blijf opvolgen

“Als blijkt dat er een vervolg moet komen, kun je 2 dingen doen. Ofwel leg je op je stand meteen samen een nieuwe afspraak vast, ofwel spreek je af om later te bellen. Het zijn zowel voor de standhouders als de bezoekers intense dagen en de herinnering aan jullie gesprek is soms snel vervlogen. Wees ook consistent in je opvolging. Je zult ongetwijfeld niet het enige bedrijf zijn dat kort na de beurs met jouw bezoekers – zowel bestaande als potentiële nieuwe klanten – contact opneemt. Op dat moment is het voor die mensen een beetje ‘choose your battles’. Eén telefoontje levert misschien niet direct resultaat op. Denk dan niet: ‘O, jammer’, maar blijf ook op langere termijn contact houden. Op een bepaald moment wordt het misschien jouw ‘battle’. De waarde van een beurs wordt soms pas na een jaar of langer zichtbaar.”

Gedeelde stand

“Vaak kiezen bedrijven ervoor om samen een grotere stand te bemannen. Het geeft meer ruimte om beleving te creëren en je kunt de kosten delen, maar het moet meer zijn dan dat. Het is altijd goed als je een gemeenschappelijk verhaal hebt, zodat je bezoekers naar mekaar kunt doorsturen om kennis te maken. Maar maak vooral afspraken vooraf: wat is de reden dat we dit samen doen, wat willen we er samen uithalen en hoe gaan we elkaar helpen om achteraf allemaal tevreden te zijn? Want zonder duidelijke verwachtingen vooraf kun je achteraf ook niet bepalen of de beurs geslaagd was of niet.”

Wees nieuwsgierig

En hoe kun je er als bezoeker van Bedrijvencontactdagen een geslaagd evenement van maken? “Mijn belangrijkste tip is: neem alsjeblief je tijd om de beurs te bezoeken, doe het niet snel-snel. Loop alle gangpaden af, kijk rond welke stands er zijn en ook wie er allemaal als bezoeker rondloopt. Wees nieuwsgierig en sta open voor spontane nieuwe contacten. Ook als bezoeker is zo’n beurs dé opportuniteit om met heel veel mensen – bekende en nieuwe mensen – contact te hebben. Als je je bezoek té veel voorbereidt, is de kans groot dat je die spontane gesprekken niet zult hebben. Je kunt vooraf eventueel wel kijken welke bedrijven op de beurs staan en al mensen toevoegen op LinkedIn. Op die manier creëer je al een beetje exposure voor jezelf. Maar die voorbereiding is geen must. Opvolging is dat dan weer wél. Voorzie daarvoor in de dagen na de beurs voldoende tijd in je agenda: voeg mensen toe op LinkedIn, stuur een mailtje, bel even, en blijf ook later verder contact houden. Zo wordt je beursbezoek echt waardevol.”