De terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever zijn zowel voor de werknemer/bedrijfsleider als de werkgever/ vennootschap fiscaal interessant. Uitbetaalde onkostenvergoedingen vormen een aftrekbare beroepskost voor de werkgever of voor de vennootschap. Voor de werknemer/bedrijfsleider wordt de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever niet als loon beschouwd, als aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
Ficheplicht
Vanaf inkomstenjaar 2022 moet op fiche 281.10 (werknemers) en fiche 281.20 (bedrijfsleiders) het effectief terugbetaalde bedrag vermeld worden. Als de onkostenvergoeding niet op fiche wordt vermeld, kan de fiscale administratie de aftrekbaarheid van de kosten voor de werkgever/vennootschap weigeren of een administratieve geldboete opleggen.
Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto
Het maximumbedrag vrijgesteld van RSZ en bedrijfsvoorheffing bedraagt 0,4259 euro per km. De wagen mag geen eigendom zijn van de werkgever/vennootschap of door hun gefinancierd worden. Dit forfait bedraagt alle kosten die verband houden met de auto – nl. onderhoud, verzekering, brandstof, slijtage,… Voor bedrijfsleiders kan deze onkostenvergoeding interessant zijn als de wagen in privé-eigendom blijft en de CO2-uitstoot van de wagen hoog ligt. De fiscale aftrekbaarheid van de wagen in de vennootschap is dan namelijk beperkt en het VAA (voordeel van alle aard) is vaak te hoog.
Forfaitaire onkostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen
Voor werknemers/bedrijfsleiders die veel reizen binnen het Belgische grondgebied kan het fiscaal interessant zijn om een forfaitaire vergoeding voor binnenlandse dienstreizen toe te kennen. Deze vergoeding dekt de maaltijdkosten van de bedrijfsleider en bedraagt maximum 19,99 euro per dag (sinds 1 januari 2023). Voor een werknemer is het maximumbedrag begrensd tot 17 euro per dag.
Ten eerste moet de verplaatsing minimaal 6 uur duren. Ten tweede mag de werkgever of een derde de maaltijdkosten niet op zich nemen. De werknemer/bedrijfsleider mag dus geen gratis maaltijd krijgen bij een klant of leverancier. Ten laatste mag de verplaatsing geen aanleiding geven tot een ander voordeel om de maaltijdkosten te dekken. De werkgeverstussenkomst in maaltijdcheques moet dus in mindering worden gebracht van de forfaitaire onkostenvergoeding.
Voor wie regelmatig binnenlandse dienstreizen maakt, kan maandelijks maximaal 16 maal de forfaitaire onkostenvergoeding worden toegekend.
Aanvullende dagelijkse forfaitaire onkostenvergoeding voor verblijfkosten
Wie naar aanleiding van een binnenlandse dienstreis buiten zijn woonplaats moet logeren, kan een aanvullende forfaitaire dagvergoeding worden toegekend. Deze vergoeding voor bedrijfsleiders bedraagt maximaal 149,99 euro per nacht. Voor werknemers is dit bedrag begrensd tot maximum 35 euro per nacht.
Forfaitaire onkostenvergoeding voor buitenlandse dienstreizen
Voor beroepsmatige verplaatsingen naar het buitenland kan er ook een onkostenvergoeding worden toegekend. Deze onkostenvergoeding dekt de kosten van maaltijden (behalve het ontbijt) en andere kleine uitgaven ter plaatsen. De reis- en verblijfkosten, zoals de kosten van het vliegtuig en hotel, zijn niet inbegrepen in het forfait. Deze kunnen dus nog apart vergoed worden volgens de werkelijke uitgaven, mits het voorleggen van de nodige bewijzen.
De forfaitaire dagvergoeding voor buitenlandse dienstreizen kan worden toegekend vanaf de werknemer/ bedrijfsleider minstens 10 uur in het buitenland verblijft. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van het land van verblijf en de maxima zijn vastgelegd bij ministerieel besluit en bedragen al vlug meer dan 100 euro belastingvrij per dag. Voor buitenlandse dienstreizen van meer dan 30 dagen gelden lagere bedragen.
Forfaitaire onkostenvergoeding voor thuiswerk
Deze forfaitaire vergoeding kan niet worden toegekend aan bedrijfsleiders van een vennootschap. Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd van thuis uit werken een onkostenvergoeding van maximum 148,73 euro per maand toekennen. De werkgever kan ook een extra vergoeding toekennen van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting én een extra vergoeding van maximum 20 eur per maand voor het professioneel gebruik van een privécomputer met randapparatuur.
Franky Godderis, Fiduciaire Godderis
