Voor een helder overzicht van de productiviteit, beschikbaarheid, werkdruk en rendabiliteit van je team is timemanagement onmisbaar. Helaas zijn er nog altijd werknemers die er hun neus voor optrekken. Zij denken dat tijdregistratie flexibiliteit en vertrouwen ondermijnt, maar niets is minder waar. Hoog tijd om de 3 hardnekkigste vooroordelen voor eens en voor altijd uit de weg te ruimen.
Voordeel 1: meer flexibiliteit, óók voor de werknemer
Zelf kunnen bepalen wanneer en waar je werkt, op welke taken én hoeveel je aankunt – voor bijna de helft van de Europese werknemers staat de mogelijkheid tot ‘flexibel werk’ bovenaan het verlanglijstje van hun ideale werkgever. Een boeiend inzicht uit ons onderzoek naar de elementen die zorgen voor The Perfect Match tussen werknemers en werkgevers.
Hardnekkig vooroordeel #1: Weg zijn flexibiliteit en vrijheid als je ieder uur moet verantwoorden.
Hoor je zo’n uitspraak in de wandelgangen, vertel je medewerkers dan dat een tijdregistratietool flexibel werk juist mogelijk maakt. Zo kunnen ze op elk moment hun gepresteerde uren registreren, waar ze ook zijn: in hun home office, onderweg naar kantoor of – waarom niet – van op een zonnig strand. Hybride werken en hybride timetracking gaan zo hand in hand. Het codewoord hierbij is ‘vertrouwen’. Dankzij duidelijke afspraken over glijtijden, bereikbaarheid en permanentie, maken medewerkers zelf de puzzel van werk- en privétaken. Bovendien geven de registraties je een inzicht in de productiviteit. Blijkt iemand bijzonder efficiënt te werk te gaan, dan kunnen de tijdregistraties zelfs leiden tot een bonus of promotie.
Voordeel 2: hoe tijdregistratie welzijn op het werk net bevordert
Hardnekkig vooroordeel #2: Tijdregistratie is een controlemiddel. Big Brother is watching you …
Akkoord, een tijdregistratietool brengt ook aan het licht wanneer medewerkers minder presteren of bij welke projecten de tijdbesteding de spuigaten uitloopt. Maar gebruik je die gegevens op de juiste manier – dus niet om er onmiddellijk medewerkers op af te rekenen – dan kunnen ze net de efficiëntie en rust op de werkvloer verhogen.
2 voorbeelden
- Iemand heeft veel langer gewerkt aan een bepaalde taak dan ingeschat. Onderzoek de oorzaak. Klopte de tijdinschatting niet? Was de taak bijzonder moeilijk voor die collega? Of doken er onverwachte problemen op? Praat erover en zoek een geschikte oplossing. Dat kan een aangepaste aanpak zijn, versterking, een opleiding – of misschien een collega die de taak overneemt.
- Iemand maakt bijzonder veel overuren.
Is dat tijdelijk of is die collega systematisch overbevraagd? Dankzij de tijdregistraties kun je een te hoge werkdruk tijdig opmerken én er iets aan doen. Zo kun je overbelasting en burn-out helpen te vermijden, bijvoorbeeld door erover te spreken, de werkplanning te herzien of vrijaf te geven. Wil je proactief te werk gaan, dan doe je er goed aan een actieplan op te stellen om het werkgeluk te verhogen van je hele team.
Voordeel 3: hoe tijdregistratie een klusje van niks wordt met de juiste tools
Hardnekkig vooroordeel #3: Tijdregistratie is tijdverlies. Het is zo ingewikkeld dat je er wekelijks uren mee kwijt bent.
Tenzij jouw systeem voor tijdbeheer bestaat uit ellenlange Excel-lijsten die je medewerkers iedere dag updaten, is timetracking vaak erg simpel. Met een gebruiksvriendelijke selfservicetool registreert en beheert iedereen zijn eigen tijd, wanneer en waar ze maar willen, in een paar klikken.
De echte tijdwinst? Die zit in de automatische rapportering van de werkuren én de verwerking ervan in de payroll. Bovendien geeft zo’n tool je in een handomdraai een overzicht van de capaciteit en beschikbaarheid van je hele team. Daarom spreken we ook wel over time-&-attendancesoftware, want die is de cruciale basis voor efficiënt workforcemanagement.
Barbara Van Goeye, Kantoordirecteur KMO Brugge bij SD Worx
