Het mobiliteitsbudget – het groene alternatief voor de bedrijfswagen – kende een trage start, maar wint nu aan populariteit. Sinds de invoering ervan zagen we al enkele versoepelingen en op 1 januari 2024 wordt het makkelijker om het mobiliteitsbudget te berekenen.
Wat is het mobiliteitsbudget precies?
Als je het mobiliteitsbudget invoert in je bedrijf, kunnen werknemers hun (recht op een) bedrijfswagen inruilen voor groene mobiliteit. Het mobiliteitsbudget bestaat uit 3 pijlers, en een aanbod in pijler 2 is verplicht.
- pijler 1: milieuvriendelijke bedrijfswagen met een max. CO2- uitstoot van 95 g/km (vanaf 2026 enkel emissievrije bedrijfswagens)
- pijler 2: duurzame mobiliteit, zoals openbaar vervoer of fietsen
- pijler 3: cash, het deel van het mobiliteitsbudget dat de werknemer niet gebruikt voor de financiering van een milieuvriendelijke bedrijfswagen en/of duurzame mobiliteitsmodi
Hoe bereken je het mobiliteitsbudget?
Het budget moet minimaal 3.000 euro bedragen, tot maximaal een vijfde van het brutojaarloon van de werknemer. Dat is geplafonneerd op 16.000 euro per kalenderjaar.
Om de grootte van het mobiliteitsbudget te berekenen, heb je vanaf 1 januari 2024 2 opties: je kiest tussen een formule op basis van werkelijke kosten of één op forfaitaire basis. Je mag vrij kiezen tussen beide formules, maar je moet vervolgens dezelfde methode hanteren voor alle werknemers, voor een periode van 3 jaar.
Het bedrag van het mobiliteitsbudget leg je in principe één keer vast, bij de start. Daarna kun je het enkel nog aanpassen naar aanleiding van een functiewijziging of bevordering, waarbij de werknemer in aanmerking komt voor een grotere (of kleinere) wagen.
Referentiewagen
Je hebt nog steeds de mogelijkheid om het mobiliteitsbudget te bepalen aan de hand van de kosten verbonden aan een zogenaamde referentiewagen. Dat is bijvoorbeeld aangewezen wanneer werknemers geen bedrijfswagen hadden vóór de toekenning van het mobiliteitsbudget. Ook voor de bepaling van het budget dat je werknemer in pijler 1 mag besteden, heb je de keuze tussen werkelijke kosten en een forfaitaire formule. Je past de gekozen formule toe voor alle werknemers, voor een periode van 3 jaar. Het bedrag van de besteding in pijler 1 pas je jaarlijks aan.
De werkelijke kosten zijn precies dat: het totale bedrag dat de bedrijfswagen jou als werkgever in één jaar tijd heeft gekost (excl. verkeersboetes). De overheid hanteert een beperkende opsomming. Je moet via je car policy kunnen aantonen dat je de kosten effectief ten laste neemt. Die kosten ken je pas op het einde van het jaar. Heb je in dat jaar meer uitgegeven dan initieel voorzien? Dan moet je het teveel terugvorderen. Heb je minder besteed in pijler 1 dan voorzien? Het overschot keer je dan uit als cash (pijler 3), na aftrek van de bijzondere werknemersbijdrage van 38,07%.
Het forfaitaire bedrag bereken je met een vaste formule op basis van (onder meer) het aantal woon-werkkilometers. Daarmee bied je werknemers meer transparantie en zekerheid over wat ze zich binnen het mobiliteitsbudget kunnen permitteren.
Mobiliteitsrekening en informatieplicht
Vanaf 1 januari 2024 moet je het volledige mobiliteitsbudget virtueel ter beschikking stellen op een mobiliteitsrekening.
Informeer je medewerkers ook over de berekeningsmethode – werkelijke kosten of forfaitair bedrag – die je voor het mobiliteitsbudget gebruikt. Dat is verplicht.
Barbara Van Goeye, Kantoordirecteur KMO Brugge bij SD Worx
