Papierloos werken: het is iets waar veel bouw- en projectmatig werkende bedrijven nog altijd de neus voor optrekken. In Vlaanderen werkt ruim 70% van dergelijke ondernemingen nog niet met digitale tools. Michaël Van Robaeys, zaakvoerder van Robaws, geeft aan waarom dat wel een absolute aanrader is.
1. Bespaar tijd
“Werken met papieren werkbonnen heeft een enorm tijdvertragend effect. Als arbeiders na de werkdag hun bonnen op de stapel van de administratieve dienst zwieren, duurt het meestal even eer die verwerkt geraken. Zeker als bepaalde zaken minder duidelijk zijn opgeschreven, kan dat leiden tot twijfels. Wie papieren werkbonnen gebruikt als facturatiebasis, ziet vaak gebeuren dat de facturen te laat worden opgemaakt en dat onduidelijk geschreven werkbonnen geen ideale ‘bewijsstukken’ zijn om je factuur te verdedigen, indien nodig. Eigenlijk creëer je op die manier letterlijk een berg ‘dood geld’. Met digitale werkbonnen ben je meteen mee en kan de facturatie veel sneller gebeuren.”
2. Hou grip op je bedrijf
“Veel bedrijven herkennen volgende situaties vast wel: waar liggen die documenten? Is die nieuwe offerte al opgemaakt? Wat is er al gedaan voor dat ene project en wat moet er nog gebeuren? Hoe groter je wordt, hoe meer dergelijke problemen je creëert met een papieren administratie. Een goede digitale tool creëert structuur en vermijdt dat je collega’s moet lastig vallen met in principe overbodige vragen.”
3. Creëer transparantie
“Een digitale aanpak faciliteert volledige transparantie. Met ‘track & trace’-systemen kan je de klant bewijzen wanneer en hoelang je teams op de werf zijn geweest. Die informatie is ook erg nuttig voor de dispatching op het bureau: als een team iets vroeger klaar is dan verwacht en nog een klein klusje kan doen bij dat ene project in de buurt, kan je dat nog meepikken. Digitalisering helpt je bedrijf te professionaliseren en verhoogt het serviceniveau naar je klanten toe.”
4. Optimaliseer je nacalculatie
“Met een papieren administratie heb je misschien wel een redelijk zicht op de gepresteerde uren, maar welke en hoeveel materialen zijn er gebruikt? Vaak ontbreekt die informatie, terwijl handige digitale tools beter toelaten om duidelijk aan te geven wat er zoal is meegenomen naar de werf. Die documentatie is cruciaal om te becijferen wat je concreet aan een project hebt verdiend. Digitale tools helpen om alles op te lijsten en leiden tot voortschrijdende inzichten voor nieuwe offertes. Zo kan je vlotter zien waar je extra winst kan halen, welke activiteiten je beter kan uitbesteden, enzovoort.”
Lees hier nog meer tips van expert Michaël Van Robaeys!
Probeer Wappy nu gratis via www.wappy.io.
