Heeft u medewerkers in dienst? Dan moet u een jaarverslag van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk opmaken en ter beschikking stellen (en niet meer opsturen) van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Ook als u minder dan twintig medewerkers tewerkstelt(*), moet u vanuit uw rol als preventieadviseur een jaarverslag opmaken.
Twee data zijn daarbij belangrijk:
- De uiterste datum om uw jaarverslag klaar te hebben is 31 maart.
- U moet het jaarverslag voor advies voorleggen aan het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (**).
Met deze nota helpt Mensura u om alle documenten te verzamelen en de nodige stappen te doorlopen om uw jaarverslag tijdig in te dienen.
Praktische tips voor de preventieadviseur:
- Start tijdig met het opvragen en verzamelen van de nodige informatie.
- Hou het document ter beschikking bij eventueel bezoek van de FOD WASO TWW.
- Voeg het document als bijlage bij het Comitéverslag (vb. vergadering maart).
- Geef toelichting bij het document bij overleg met de hiërarchische lijn of werknemers.
Stappenplan
1. Verzamel de nodige gegevens
Een goede voorbereiding is het halve werk. Deze documenten hebt heeft u het best bij de hand vóór u begint:
- Verslagen van het Comité Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW)
- Jaaractieplan en globaal preventieplan (vijfjarenplan)
- Asbestinventaris (als bijlage van het jaarverslag)
Via uw EDPB
- Activiteitenverslag voorgaand jaar
Opgelet: dit verslag heeft enkel betrekking op de interventies waarbij uw externe preventiedienst optrad. - Verslag(en) van de periodieke bedrijfsbezoeken uitgevoerd door uw Externe Dienst voor Preventie en Bescherming
=> Contacteer uw externe dienst!
Via uw arbeidsongevallenverzekeraar
- Schadestatistiek voorgaand jaar
Via uw sociaal secretariaat en/of uitzendbureau
- Sociale balans met het correcte aantal gewerkte uren (dus ook van uitzendkrachten)
Via uw externe dienst voor technische controles
- Controledocumenten van de erkende controleorganisaties van de laag- en hoogspanning, liften, heftoestellen...
2. Kies het juiste wettelijke formulier
De overheid stelt elk jaar een invuldocument op. Er zijn drie varianten, afhankelijk van de structuur van uw bedrijf (gemeenschappelijke IDPBW, meerdere vestigingen, meerdere juridische entiteiten,…).
Om u te helpen de juiste keuze te maken uit formulieren A, B of C, is er een verklarende nota van de FOD WASO. Die bevat ook praktische richtlijnen om het document correct in te vullen.
3. Hou uw jaarverslag IDPBW ter beschikking
Heeft u alle documenten voor uw jaarverslag Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk klaar? Let ter controle op volgende zaken.
- Ondertekening van het jaarverslag
Het jaarverslag moet ondertekend zijn door de werkgever en door het hoofd van de interne preventiedienst. - Hou het jaarverslag vanaf 1 april ter beschikking voor een eventueel inspectiebezoek
Voortaan hoeft u het jaarverslag met alle bijkomende documenten dus niet meer door te sturen naar uw regionale directie Toezicht op het Welzijn op het Werk.
* In dat geval kan de werkgever zelf de taak van preventieadviseur op zich nemen.
** Een onderneming met een gewoonlijke gemiddelde tewerkstelling van minstens 50 medewerkers moet een CPBW oprichten.
