Welke bewijsstukken zijn nodig voor btw-vrijstelling bij internationale handel?

01/03/2018 , Celine Janssens

Verkoopt u aan buitenlandse klanten of levert u in het buitenland? Dan past u regelmatig de btw-vrijstelling toe voor internationale en intracommunautaire transacties.

Wanneer u als leverancier deze vrijstelling inroept, dient u bepaalde bewijsstukken te kunnen voorleggen.

Btw-vrijstelling bij internationale handel

 

Welk bewijs dient u aan te leveren?

Aan de hand van bewijsstukken dient u de btw-administratie ervan te overtuigen dat uw goederen effectief naar een andere lidstaat of naar het buitenland vervoerd zijn. Wanneer de btw-administratie niet overtuigd is, kan de vrijstelling verworpen worden en is alsnog Belgische btw verschuldigd.

 

 

 

Hoe kan u het vervoer naar het buitenland bewijzen?

U kan dit bewijzen door een geheel van overeenstemmende documenten.

  • Uw verkoopfactuur met vermelding van de vrijstellingsreden
  • Contracten en bestelbonnen
  • Betalingsbewijs
  • Vervoers- of bestemmingsdocumenten
  • De factuur van het vervoer
  • Een afgestempeld uitvoerdocument
  • Een ontvangstbewijs van de koper

De uitdagingen voor u als leverancier zijn het tijdig verzamelen en bijhouden van al deze bewijsstukken. Vooral wanneer het vervoer door de koper geregeld wordt, is dit niet altijd evident. Daarnaast moet u erover waken dat deze documenten overeenstemmen.

Indien u niet over voldoende bewijs beschikt, moet in dat geval wel Belgische btw aangerekend worden. Geen bewijs is geen vrijstelling! Wanneer later het bewijsmateriaal toch verkregen wordt, kan de factuur eventueel nog gecrediteerd en opnieuw gefactureerd worden onder de vrijstelling.

Vereenvoudiging voor intracommunautaire leveringen: het bestemmingsdocument

Het vervoersdocument is een complexe kwestie. Sinds 1 juli 2016 is de bewijsvoering echter gemakkelijker geworden voor intracommunautaire leveringen. Bij intracommunautaire leveringen wordt nu ook het ‘bestemmingsdocument’ aanvaard. Dit document bewijst dat uw goederen zich buiten België maar binnen de E.U. bevinden. Uitvoer buiten de E.U. dient nog steeds met het vervoersdocument bewezen te worden.

Het bestemmingsdocument is een eenvoudiger bewijsmiddel. Het kan worden opgesteld door de verkoper en dient binnen de 3 maanden geattesteerd te worden. Het mag alle leveringen omvatten aan dezelfde klant voor deze periode van 3 maanden.

Het bestemmingsdocument dient volgende gegevens te bevatten:

  • Naam, adres en btw-nummer van de leverancier
  • Naam, adres en btw-nummer van de klant
  • Bevestiging van de aankomst van de goederen met vermelding van de lidstaat en stad of gemeente en het tijdstip
  • Periode waarop het document betrekking heeft
  • De factuurnummers en het referentienummer van andere documenten zoals de bestelbon
  • Omschrijving van de goederen en hun prijs

Het bestemmingsdocument dienst steeds samen met de factuur, bestelbon en eventueel het transportdocument voorgelegd te worden.

 

Wilt u graag meer weten over vervoersdocumenten, bestemmingsdocumenten en andere bewijsstukken die u dient voor te leggen in geval van btw-vrijstelling?

Stuur dan gerust een mailtje naar onze helpdesk ViaVoka.