Skip to main content
  • Home
  • Nieuws
  • Webinar Voka HC: "Arbeidsorganisatie: nieuwe manier van veilig werken"
Webinar Voka HC: "Arbeidsorganisatie: nieuwe manier van veilig werken"
  • 08/06/2020

Webinar Voka HC: "Arbeidsorganisatie: nieuwe manier van veilig werken"

Veilig werken is meer dan enkel het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen. Senior adviseur sociaal recht en arbeidsmarkt bij Voka Veronique Leroy legt uit hoe je veiliger kan werken door aanpassingen te doen aan tijd, plaats en job. Aanpassingen zoals die gebeurd zijn in diverse ondernemingen uit industrie, onderwijs en zorg.

“Veilig werken kan ook door anders te werken”, zegt Veronique Leroy. “Door flexibeler te werken kan je de intensiteit van mensen op de werkvloer verminderen en zo een positieve impact creëren op de veiligheid van de medewerkers. Eén oplossing voor elke onderneming is er niet. Alles wat we doen in deze volatiele tijden is maatwerk. We moeten de aangebrachte oplossingen ook voortdurend bijsturen.”

Tijd, plaats en job

“Door medewerkers te spreiden in de tijd, kan je contacten reduceren. Aankomst en vertrek zorgen voor een centralisatie van medewerkers op dezelfde plaats en hetzelfde moment. Geef je in alle vrijheid meer mogelijkheden om gradueel op te starten, komen mensen op andere ogenblikken aan. Het nadeel is dat je dan zelf minder kan sturen. Sommige bedrijven kiezen er ook voor om werk en pauzes op een andere manier in te richten. Er wordt gewerkt met meer ploegen en shiften dan voorheen en tussen de ploegen is er ruimte om aan cleaning te doen. Via geschrankte planningen met alternerende pauzes kan je ervoor zorgen dat minder mensen tegelijk hun pauze nemen. Beperk hierbij wel de grootte van de teams en de rotatie in de samenstelling. Heb je nog marge met betrekking tot werkdagen? Dan kan je ook de arbeidsduur en de dagen waarop wordt gewerkt bekijken. Bekijk ook wat in jouw sector de mogelijkheden zijn voor overuren en het flexibel inzetten van deeltijdse medewerkers. We zien vandaag dat meer van onze leden nachtarbeid benutten om een grotere spreiding van de medewerkers op de werkvloer te bekomen. Ook de vakantieregeling bewust plannen en het flexibeler inzetten van tijdskrediet kunnen oplossingen bieden.” 
 

“Dat je via telewerk afstand kan inbouwen is evident. Iedereen heeft daarmee intussen wat ervaring. Op ondernemingsniveau is nu de reflectie belangrijk: voor welke functies kan ik dat behouden en voor welke functies wil ik dat de medewerkers op de vloer komen? Creativiteit is hier aan de orde! Via een circulatieplan kan je ook afstand inbouwen of interacties reduceren. Door je bedrijf te compartimenten kan je ervoor zorgen dat bepaalde medewerkers niet in bepaalde zones komen. Ook met het oog op een heropflakkering van het virus kan dit een nuttige denkoefening zijn. Ook de jobs zelf kan je anders organiseren. We hebben de gewoonte om bepaalde taken op een bepaald ogenblik te laten uitvoeren, maar misschien kan je dat wel verschuiven? Bekijk het productieproces vanuit de optiek van de nabijheid van medewerkers. Misschien kunnen we sommige functies herdenken en opnieuw samenstellen.”

Lobby relanceplan

“Er zijn nog onvoldoende steunmaatregelen op middellange termijn. Ook richting 2021 hebben wij voorstellen gebundeld rond financiële ademruimte en flexibel werken. Het kader is nu te rigide om veel flexibiliteit toe te laten, of je betaalt er een aanzienlijke bijkomende kost voor. Een van de voorstellen uit het plan is om bijkomende uren voor deeltijdse medewerkers flexibeler te kunnen verdelen en om nachtwerk, naar analogie met onze buurlanden, pas later te doen starten. We vragen ook meer flexibiliteit in de verlofregeling. Voka heeft er voor gepleit om de werkbaarheidscheque te verbreden in het kader van de COVID-19-pandemie. Via www.vlaanderen.be/werkbaarheidscheque-en-verhoging-kmo-portefueuille kan je die nu aanvragen tot maximaal 10.000 euro voor advies of begeleiding in deze materie. Kijk ook op www.voka.be/heropstart voor inspirerende verhalen over hoe andere bedrijven hun heropstart aanpakken. 

De meerwaarde van een kantoor
“Als mensen naar kantoor komen, doen ze dat met een reden”, zegt Elke Deflem, business development director bij ISS Facility Services. “Thuis doen ze de zaken waarvoor ze geen collega’s nodig hebben. Het kantoor moet het gevoel geven iets extra te bieden. Dat mogen we niet uit het oog verliezen. Ze komen werken in een omgeving die dat werken optimaal ondersteunt. Technologie verbindt mensen en maakt het leven makkelijk, zowel thuis als op kantoor. Maar misschien wel het belangrijkste is dat je op kantoor een extra gevoel creëert, een gevoel van er thuis horen.”

“Op kantoor creëer je een gevoel van er thuis horen”

“Bij ISS hebben wij voor de postcorona-werkplek een lijst met aanbevelingen opgesteld. Waar liggen mensen wakker van als ze terug naar het werk moeten? Welke gedragsregels gelden er, hoe zijn we zeker dat het veilig, is, hoe kan ik weten dat het proper is, wat is er veranderd, kan ik nog regelmatig van thuis werken… Het zijn maar enkele van de vragen waar werknemers mee zitten. Om op die vragen een zo duidelijk mogelijk antwoord te bieden, hebben wij per touchpoint aanbevelingen gedaan met checklists. Denk bijvoorbeeld aan het lunchen. Het moet duidelijk zijn dat er hygiënisch wordt gewerkt natuurlijk, maar ook hoe mensen kunnen aanschuiven, of er zelfbediening mogelijk is en hoe, dat er gedesinfecteerd kan worden - en niet enkel de werkoppervlakken maar bijvoorbeeld ook stoffen stoelen - enzovoorts. Zo zijn er in totaal een dertigtal checklists met aanbevelingen die wij hebben gebundeld in een document dat wij met onze klanten doornemen. De insteek daarbij is: hoe is het vandaag en wat moeten we aanpassen. 
 

Een situatie van geven én geven
“De KU Leuven is een zeer grote organisatie met als kernopdrachten onderwijs en onderzoek”, vertelt HR directeur Deb Vansteenwegen. “Elk van deze opdrachten heeft zijn eigen tempo en uitdagingen vandaag en het is hard werken om dit allemaal te coördineren. Het onderwijs is op heel korte tijd omgeschakeld naar online. Het organiseren van de examens op de campus zelf zal een ongeziene logistieke operatie vragen. Niet-kritische onderzoeken zijn even stil gelegd en starten we nu geleidelijk opnieuw op, natuurlijk op voorwaarde dat het veilig kan. Bij de ondersteunende functies en onderzoekers werkten veel mensen thuis en zien we nu een geleidelijke en gecontroleerde terugkeer naar kantoor.”

“De leidinggevende moet vertrouwen hebben in de medewerkers”

“Dit is een situatie van geven én geven. We vragen ontzettend veel van iedereen binnen de organisatie. Maar we merken ook dat de solidariteit tussen de collega’s en de motivatie om er het beste van te maken zeer groot is. De grootste uitdaging is niet de crisis, het is de marathon en de volharding. De veiligheid en gezondheid van onze medewerkers komt altijd op de eerste plaats. Vaak werken we vanuit een algemene richtlijn en geven die dan een lokale vertaling. Hoewel er vroeger al veel collega’s plaatsonafhankelijk tele-werkten, was tijdsonafhankelijk werken nog moeilijk. Dat gebeurt nu meer en meer. Dit vraagt van de leidinggevende een andere manier van aansturen. Het kijken naar gepresteerde uren en voortdurende bereikbaarheid wordt losgelaten. Verwachtingen moeten meer geëxpliciteerd worden en de leidinggevende moet meer vertrouwen geven aan zijn medewerkers. Belangrijk hierbij zijn wederzijds overleg en regelmatige check-ins.”

“Als ik kijk naar de nieuwe organisatie - postcorona – hoop ik dat we een deel van de flexibiliteit toch kunnen behouden, bijvoorbeeld wat minder administratie rond telewerk. Ik zie ook een verschuiving om de autonomie meer te leggen bij de lokale verantwoordelijken. De flexibiliteit is het grootste in teams en netwerkstructuren die ook voor de coronacrisis al flexibel waren. Zij hebben een belangrijke rol gespeeld in het opvangen van bepaalde noden en zijn een model voor de toekomst. Wij zitten nu allemaal in een ongewone situatie. Het blijft belangrijk vertrouwen te hebben dat het goed komt en ons er samen door te slaan.”
 

Isabelle Picard is zorgmanager bij het Salvator welzijnscentrum in Hasselt, een campus met een woonzorgcentrum, herstelverblijf, zorgappartementen, kortverblijf en assistentiewoningen, goed voor 345 bewoners en een 300-tal medewerkers. “Sinds 13 maart zitten wij volop in de coronacrisis. Wij zijn allemaal gewoon blijven werken. Meteen zijn wij gestart met onze aanpak. Wij hadden in het begin van de maand al een overleg gehad met een coördinerend raadgevend arts om ons goed te kunnen voorbereiden. We zijn meteen gestart met het aanleggen van een stock aan veiligheidsmaterialen zoals maskers, schorten, handschoenen,… voor ons personeel. Maar we hebben ons ook de vraag gesteld: hoe zit het met bewonersgebonden materialen wanneer iemand covid-positief test.”
 

“Psychosociale ondersteuning hebben we ervaren als prioritair”

“De aanpak in de zorgsector, waar we met mensen werken, is anders dan in een sector die met producten werkt. De richtlijnen die wij onder andere van de overheid kregen, kunnen dag na dag wijzigen. We hebben een manier gezocht om die te communiceren naar de werkvloer. Al tijdens de lockdown werkten wij aan een exitplan om terug externen en bezoekers te kunnen ontvangen. We hadden al een werkgroep rond infectiebeleid, dus toen de coronacrisis uitbrak hadden we al een draaiboek uit het verleden, waardoor we de richtlijnen vrij snel konden toepassen. Omdat onze teams al flexibel werkten en al verschillende shiften deden, konden wij vrij snel overschakelen op een variabel uurrooster. Personen van wie de taken wegvielen, werden ingeschakeld in de basiszorg. In een sneltempo hebben wij een aantal dingen aangepast om de zorg en veiligheid van iedereen te kunnen garanderen.”

“Toen er plots 345 bewoners geen bezoek meer mochten ontvangen, hebben wij onze communicatie uitgebreid met een website en weblog waar iedereen de evolutie van COVID-19 bij ons kon zorgen. Wij zijn ook gestart met mailings, iets wat we in de ouderenzorg niet gewend waren. We zijn heel vlug in het digitale gebeuren gerold. Voor velen van onze medewerkers was dat zelfs iets moeilijker dan het flexibelere werkschema. Daarom organiseren we dagelijks overleg met de leidinggevenden, die zorgden voor de doorstroom naar de medewerkers. We hebben ook gezorgd voor psychosociale ondersteuning. Dat hebben we ervaren als prioritair en pakken we dus zeker mee naar de toekomst. Wat we nog hebben geleerd, is dat we moeten blijven inzetten op ons intern infectiebeleid. We leggen ook actief een stock aan van beschermingsmaterialen, want we verwachten een tweede golf coronabesmettingen.”
 

Contactpersoon

Ria Binst

Projectmanager Health Community

VZW - Staples - oktober
VZW - IMU - Digitaal dossier Energie
VZW - IMU - FOD Economie
VZW - IMU - ING - RISEANDSHINE
ING
SD  Worx