Skip to main content
  • Home
  • Nieuws
  • Wat je moet weten over de verplichte registratie van werknemers waarvoor geen telewerk mogelijk is
registratie
  • 01/04/2021

Wat je moet weten over de verplichte registratie van werknemers waarvoor geen telewerk mogelijk is

Op woensdag 24 maart besliste het Overlegcomité om de controle op het verplichte telewerk te verscherpen. De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) werkte een registratietool uit die verplicht gebruikt moet worden door werkgevers. Hieronder bundelen we de meest gestelde vragen... en hun antwoorden.

Voka verzet zich tegen onnodige administratieve rompslomp en controlitis t.a.v. onze Vlaamse ondernemingen. Het doel van deze registratie ontgaat ons volledig, het getuigt van weinig vertrouwen én zorgt opnieuw voor bijkomende administratieve poespas. We blijven ons verzetten in het voordeel van de werkgevers, maar delen alvast alle info waarover we nu beschikken. 

De tool en alle officiële info van de RZS staat nu ook online: Ga naar de info

Intussen werd de verplichting gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. 

LETTERLIJK: Artikel 1. Artikel 2, § 1, van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, wordt aangevuld met een vierde lid, luidende:

"De werkgevers registreren maandelijks, via het elektronische registratiesysteem dat door de Rijksdienst Sociale Zekerheid ter beschikking wordt gesteld op de portaalsite van de sociale zekerheid, het totale aantal werknemers in het bedrijf per vestigingseenheid en het aantal werknemers dat een functie uitoefent die onmogelijk kan worden volbracht via telethuiswerk. Deze aangifte heeft betrekking op het aantal werknemers op de eerste werkdag van de maand en moet uiterlijk worden ingediend op de zesde kalenderdag van de maand."

 

Wat moet ik als werkgever registreren?    

Twee cijfers, zonder meer:

1. Het totaal aantal medewerkers in mijn onderneming. 

De werkgever registreert in het begin van elke maand het aantal personen dat met een zekere standvastigheid werkzaam is per vestigingseenheid op de eerste werkdag van de maand (=foto).
Ondernemingen met meerdere vestigingseenheden moeten dit aantal per vestigingseenheid invullen.
 
Dus per vestigingseenheid geef je het aantal werknemers (= gebonden door een arbeidsovereenkomst, leerovereenkomst, statuut,…) op dat theoretisch is toegewezen aan die bepaalde vestiging.

Voor flexi-werknemers wordt gekeken naar de lopende raamovereenkomsten. Langdurig zieken en personen in tijdskrediet tel je ook mee, evenals medewerkers met een ambulante functie (vb koeriers, inspecteurs,…).
 
Maakt uw onderneming op een structurele basis gebruik van uitzendkrachten of werkt er structureel personeel van een andere werkgever in uw vestigingseenheid (bijvoorbeeld onderaannemers, gedetacheerden, bewakingspersoneel,…), dan voeg je het aantal, dat op de eerste werkdag van de maand bij uw onderneming actief is, toe aan het totaal.
 
Dit geldt ook indien er in uw onderneming personen op zelfstandige basis structureel aan het werk zijn (consultants, vennoten, ...). Het gaat dus niet om punctuele aanwezigheden, zoals voor herstellingen, schoonmaak, onderhoud,…

2. Het totaal aantal medewerkers in mijn onderneming met een niet-telewerkbare functie. 
Dit dien je als werkgever strikt te interpreteren: het betreft hier werknemers die niet/nooit kunnen telewerken, ook niet gedeeltelijk, occasioneel, …  Werknemers die gedeeltelijk of voltijds kunnen telewerken, hoef je niet te registreren.

Intussen werd dit nog verder verduidelijkt: 'Personen werkzaam in de onderneming' is een beter begrip, aangezien ook niet-werknemers, zoals structurele uitzendkrachten, zelfstandigen, zelfs vennoten en meewerkende echtgenoten of echtgenotes moeten toegevoegd worden.
 
In de situatie waarbij de werknemers grotendeels telewerken, maar afwisselend één medewerker het onthaal verzorgt of papieren dossiers behandelt, dan moeten die niet worden opgenomen in het aantal 'niet-telewerkbare' functies, omdat ze hun job grotendeels van thuis uitvoeren.

Moet ik als werkgevers nominatieve lijsten van werknemers uploaden in de tool?

Neen. De registratie beperkt zich tot 2 cijfers (totaal aantal medewerkers in de onderneming + totaal aantal medewerkers in de onderneming in een niet-telewerkbare functie), er zijn geen persoons- of functiegegevens vereist.

Mijn onderneming heeft meerdere vestigingen. Hoe verloopt de registratie dan?    

Als je onderneming meerdere vestigingen telt, kan je als werkgever per vestiging het aantal werknemers en werknemers met een niet-telewerkbare functie registreren. Je zal ook meerdere gemachtigde personen toegang kunnen geven tot de tool om de aantallen per vestiging vlot te registreren.

Hoe bepaal ik als werkgever wat een niet-telewerkbare functie is?  

Dat bepaal je als werkgever in overleg met de (interne of externe) preventiedienst en, bij gebrek daaraan, met de vakbondsafvaardiging en, bij gebrek daaraan, in overleg met de werknemers. Om dit nog helderder te krijgen, hebben we gevraagd dat de RSZ op de website van de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst (SIOD) een directe link zou voorzien naar de checklist die door de inspectiediensten wordt gebruikt om te bepalen of een functie telewerkbaar is.
                            
Belangrijk: volgens onze informatie zal de inspectie de opgegeven aantallen niet in vraag stellen indien zij het voorwerp uitmaken van een akkoord op ondernemingsniveau met de werknemers(afvaardiging).

Welke ondernemingen moeten de verplichte registratie doen? 

Alle werkgevers in de private én publieke sector moeten deze registratie doen. Ook ondernemers waarvan geen enkel personeelslid kan telewerken zoals bakkers, winkelbedienden, chauffeurs, … Enkel voor verplicht gesloten sectoren en bedrijven geldt de registratieverplichting niet. 

Op de FAQ van de Sociale Zekerheid worden een aantal (twijfel)cases toegelicht.

Zo wordt verduidelijkt dat ook ondernemingen waar niemand of bijna niemand kan telewerken (bijvoorbeeld ziekenhuizen, warenhuizen, bouwondernemingen, …) de verplichte aangifte moeten doen.
 
Enkel ondernemingen die (op de eerste werkdag van de maand) door de overheid verplicht volledig gesloten zijn, ontsnappen aan de registratieverplichting. We denken dan bijvoorbeeld aan kappers of niet-medische contactberoepen.

Waar vind ik de registratietool terug? 

Alle info over de tool vind je hier. Als werkgever kan je je aanmelden op de tool via de portaalsite van de RSZ, of met je ondernemingsnummer aangevuld met persoonlijke gegevens. 

Hoe vaak moet ik als werkgever dit formulier invullen? 

Je registratie is 1 maand geldig, en als er niets wijzigt, moet er de volgende maand niets gedaan worden en is een update van de gevraagde 2 cijfers niet nodig. De geldige registratie is de laatst ingediende. Er wordt momenteel nog onderzocht of werkgevers een maandelijkse registratieherinnering kunnen krijgen, bijvoorbeeld via de e-box. 

Wanneer gaat deze maatregel in?

Op uiterlijk 6 april 2021 moet je de eerste registratie voor je onderneming gedaan hebben.

Wat zijn belangrijke zaken om te weten mocht de inspectie langskomen?
  • De geldige registratie is de laatst ingediende.
  • Volgens onze informatie zal de inspectie de opgegeven aantallen niet in vraag stellen indien zij het voorwerp uitmaken van een akkoord op ondernemingsniveau met de werknemers(afvaardiging).
  • Volgens onze informatie zullen inspectiediensten de registratietool telewerk vooral gebruiken om te zoeken naar grote afwijkingen van het aantal geregistreerde niet-telewerkende medewerkers op sectorbasis.
IMU_Altez_1/04
ING
SD  Worx