In de nieuwsbrief ‘Innovatie’: boeken die ons inspireren en die we met jou willen delen. Want tijd is kostbaar en daarom bieden we in elke nieuwsbrief een samenvatting van een boek rond innovatie of digitalisering. In deze editie: 'Succesvol subsidies aanvragen: een praktische gids' van Peter Simoens.
Peter Simoens werkte na zijn studies 8 jaar als onderzoeker voor het Hoger Instituut voor de Arbeid (HIVA). Daar voerde hij evaluaties uit in opdracht van het Europees Sociaal Fonds (ESF). Via zijn job als computerlinguïst bij Lernout & Hauspie kwam hij in contact met het Instituut voor Innovatie en Wetenschap door Technologie, sinds 2016 gekend als VLAIO. In 2009 richtte hij samen met Sonja Vercammen MINT Europe NV op, dat in zeven jaar tijd uitgroeide tot het grootste onafhankelijke subidieadvieskantoor van Vlaanderen. Peter werkte, samen met zijn team, heel wat succesvolle subsidieaanvragen uit voor talloze bedrijven. Sinds 2020 is hij aan de slag als zelfstandig subsidieadviseur met een focus op opleidingssteun en hr-gerelateerde steunmaatregelen.
Ja, jullie lopen heel wat subsidies mis!
En dat begrijpen we: het is niet evident om constant alle steunmaatregelen op te volgen. Bovendien zijn er heel wat andere prioriteiten die dagdagelijks moeten aangepakt worden. Er is niet voldoende kennis om het subsidielandschap voor jouw onderneming in kaart te brengen én er is onvoldoende tijd om dit alles op te volgen, van de aanvraag tot de opvolging eens de middelen binnen zijn.
En zo lopen heel wat kmo’s heel wat subsidies mis. Het blijft een feit dat heel wat subsidies gaan naar bedrijven die wél al de kneepjes van het vak kennen. Want die zijn er wel degelijk! Alhoewel heel wat subsidieregelingen verschillende accenten leggen, zijn er toch heel wat basisprincipes en basisregels. Dit is wat de auteur met het boek beoogt: de bouwblokken van een subsidieaanvraag identificeren, de juiste termen kennen en concrete tips aanbieden per bouwblok met aandacht voor het inhoudelijke, het administratief-juridische luik en het financiële luik.
Wat is nu een subsidieproject?
Hiervoor verwijst de auteur naar de projectdefinitie van PMBOK (Project Management Institute, referentie in boek): “een tijdelijke onderneming om een uniek product, dienst of resultaat te creëren met behulp van subsidies”. Belangrijk bij dergelijke projecten is het hefboomeffect: een relatief kleinschalige ingreep die een nieuwe dynamiek kan teweegbrengen in een groter geheel, met blijvende gevolgen. Een voorbeeld hiervan is een (gesubsidieerd) innovatieproject omtrent circulair ondernemen dat op lange termijn een positieve impact zal hebben op het verwerken van reststromen in Vlaanderen of zelfs internationaal.
In het boek bespreekt de auteur de fasen in een subsidietraject (van aanvraag tot uitbetaling) en de onderdelen van een subsidieaanvraag zoals de identificatie van de partners, het plan van aanpak, de begroting,…
Een subsidieaanvraag uitwerken
Een groot deel van het boek gaat over het uitschrijven van een aanvraag. Belangrijk hierbij is dat de aanvraag een coherent en hapklaar verhaal is, met een duidelijke structuur, dat vlot kan gelezen worden door diegene die de aanvraag beoordeelt. Beoordelaars van dergelijke aanvragen hebben vaak een beperkte tijdspanne waarin ze de aanvragen kunnen lezen en beschikken vaak over minder voorkennis of zijn minder vertrouwd met de sector of de marktnoden dan de aanvragers zelf. Een helder geschreven aanvraag is dus cruciaal.
De auteur bespreekt achtereenvolgens de verschillende fasen in een subsidieaanvraag. We noteren hier telkens de belangrijkste aandachtspunten:
Fase 1. De basisstructuur uitdenken
- Zorg voor sterke partnerschappen, creëer een mix van traditionele partners en nieuwe, minder gekende partners (bv. ngo’s). Breng de stakeholders en hun verwachtingen en belangen in kaart.
- Een subsidieproject moet je helpen om de doelstellingen van een organisatie te bereiken. Zorg dat projecten dicht bij het DNA van jouw bedrijf en jouw medewerkers/collega’s blijven.
- Werk met een projectmanagementplan waarin je de rollen van de stakeholders duidelijk definieert. Creëer een tijdslijn in functie van de projectplanning en breng de impact op jouw onderneming in kaart.
- Formuleer de projectdoelen en werk hierbij met een probleem- en doelenboom. Ook een risicomatrix is een meerwaarde.
Fase 2. De templates gebruiken
- Elke subsidieverstrekker stelt templates ter beschikking waarin de aanvraag moet ingevuld worden. Identificeer waarom bepaalde zaken gevraagd worden in de template en werk het projectverhaal op deze manier uit.
- Het is aangeraden om de doelstellingen van de subsidieverstrekker te kennen. Ga na wat de beleidsdoelstellingen of de prioriteiten zijn binnen de specifieke beleidscontext.
- Vraag zeker na of er voorbeelddossiers of informatiepakketten beschikbaar zijn (bv. webinars waarin de oproep uit de doeken gedaan wordt).
- Een andere belangrijke stap is het schrijven van een verhaal, eerder dan een aanvraag. Storytelling is ontzettend belangrijk om de beoordelaars oprechte binding te laten krijgen met jouw aanvraag. Interviews met medewerkers en stakeholders leveren hier waardevolle input.
Fase 3. De aanvraag uitschrijven
- De auteur biedt in het boek een schrijfwijzer aan met concrete voorbeelden over wat wel en niet sterk leest in een subsidieaanvraag. Of wat dacht je van deze omschrijving: “Gelet op het feit dat deze nieuwsbrief veel lezers heeft"? Dan leest dit toch wel wat vlotter: “Aangezien deze nieuwsbrief veel lezers heeft".
Bijkomende luiken: administratief-juridisch en financieel
Tot slot geeft de auteur nog tips rond het beschrijven van de organisatie van het partnerschap, het nagaan of je als onderneming of organisatie wel in aanmerking komt voor een subsidie, de verklaringen op eer,… Het is dus belangrijk om zo vroeg mogelijk na te gaan welke bijlagen gevraagd worden en vereist zijn.
Wat betreft het financiële, daar helpt de studie van welke kosten aanvaardbaar zijn om de begroting te verfijnen. Denk aan personeelskosten, reis- en verblijfskosten, investeringskosten, kosten voor onderaannemers, indirecte kosten (zoals telefoonkosten) en verbruiksgoederen (zoals labomateriaal en kantoorgerief).
De belangrijkste uitdaging in een projectaanvraag is wellicht om de begroting te optimaliseren. Ook hier geeft de auteur enkele tips mee.
Mythes over subsidies ontkracht
Tot slot nog enkele mythes over subsidies, in het boek worden er meer besproken. Aan jou om, via het boek of via vraaghet@voka.be ook effectief te ervaren dat dit mythes zijn.
- Subsidies zijn er enkel voor de grotere spelers.
- Een subsidieproject kost de aanvrager meer dan het hem opbrengt.
- De samenwerkingsovereenkomst bij een partnerschap is een pure formaliteit.
- Reken je rijk in de projectaanvraag.
- Het is beter te participeren in een project als partner dan als promotor.
Conclusie? Er zijn subsidies genoeg en het is tijd om te kijken van welke taart jouw onderneming een stuk wil.
Peter Simoens. Die Keure Professional Publishing, 2021. Online hier verkrijgbaar.