Skip to main content
  • Home
  • Nieuws
  • Voka HC-webinar "Wat met ons mentaal welzijn in coronatijden?"
Voka HC-webinar "Wat met ons mentaal welzijn in coronatijden?"
  • 26/05/2020

Voka HC-webinar "Wat met ons mentaal welzijn in coronatijden?"

Elke Van Hoof, klinisch psycholoog, is professor aan de Vrije Universiteit Brussel. Daarnaast leidt ze het Huis voor Veerkracht en is ze oprichter van Ally Institute vzw. Samen met twee deskundigen uit de praktijk - Senior Manager HR bij Volvo Car Gent David Muylaert en Chief Happiness Officer bij Axa Elke Aelbrecht - gaat zij dieper in op hoe het gesteld is met ons mentaal welzijn in coronatijden.

“Sommige mensen voelen zich beter sinds de lockdown omdat alles een beetje vertraagt en het ook net wat minder mag zijn. Anderen voelen zich net overbelast en komen in een toxische stresssituatie terecht.” Aan het woord is Elke Van Hoof. Zij beseft dat stress natuurlijk niet nieuw is. “Vóór COVID-19 leefden we al in een stressvolle maatschappij. Door de lockdown zijn issues die er voordien al waren op de werkvloer alleen maar uitvergroot.” Grote boosdoener is het gebrek aan perspectief. “Niemand weet wanneer dit stopt. We zijn intussen al acht weken na de start van de lockdown en we weten niet wanneer dit eindigt. Mensen doorlopen verschillende fasen wanneer ze met zo’n situatie geconfronteerd worden. Eerst is er de waarschuwing, gevolgd door de impact wanneer we horen over de eerste besmettingen en overlijdens. Dan volgt de honeymoonfase, met veel samenhorigheid. Denk maar aan het applaus voor de zorg. Dat neemt met de tijd weer af wanneer er overbelasting optreedt. Bij alleenstaanden zien we vereenzaming. Ouders van jonge kinderen worden onder de voet gelopen. Een vijfde fase is de desillusiefase. Hier komt de frustratie naar boven. Op de werkvloer leidt dat tot conflicten en er ontstaat een breuklijn in de teamcohesie.”

“Iedereen heeft elke dag nood aan een moment voor zichzelf.”

Waardering uitdrukken

“Sowieso hebben wij geen 100% energie beschikbaar om in ons werk te investeren. Er is altijd een vorm van ruis. Tel daarbij de impact van corona en je ziet een gemiddelde drop in de productiviteit van 35%. Het gaat hier om een gemiddelde want de impact is voor iedereen verschillend: van personen die heel veel veerkracht ervaren, tot toxische stress. Uit een bevraging van het Ally Institute blijft dat in 2019 32% van de respondenten zeer veel veerkracht vertoonden en 14% toxische stress. Nu, in deze coronacrisis, zijn die cijfers gewijzigd naar respectievelijk 23% en 25%. Uit het onderzoek dat de universiteiten elke dinsdag sinds de lockdown voelen blijkt dat 40 à 50% van de ondervraagden het gevoel heeft dat ze minder goed kunnen focussen. Mensen ervaren ook slaapproblemen, een gebrek aan zingeving en negatieve emoties. Dat is nog sterker het geval bij singles dan bij mensen met een familiaal systeem thuis. We weten niet hoe lang we dat nog gaan meeslepen. Het is de eerste keer in de geschiedenis dat er zo’n grote groep mensen dit gevoel laat optekenen. We moeten dus sterk inzetten op detecteren en ondersteuning bieden. Hiervoor bestaan tools. Gebruik wat je al hebt ons welzijn op het werk en voeg enkele extra’s toe. Bedrijven moeten op zoek gaan naar nieuwe manieren om waardering uit te drukken. Dat is niet zo evident wanneer je mekaar niet ziet. De productiviteit van medewerkers is gedaald en daarvoor is voldoende hersteltijd nodig. Mensen moeten ook gaan structureren. Iedereen heeft nood aan moment, idealiter 30 minuten per dag, wanneer niemand op zijn dak zit. Dat is zeker voor mensen die klein wonen niet evident!” 

“Essentieel voor een succesvol beleid is om goed te monitoren en snel te schakelen.”

Stappenplan

“Zelfs een geredde wilde adelaar heeft vaak een dag nodig eer hij bij vrijlating uit zijn kooi durft te komen. Wij hebben in de afgelopen periode zo veel moeite gedaan om mensen in hun ‘kooi’ te duwen dat we niet moeten verwachten dat ze plotsklaps goedgeluimd weer hun routine van voordien opnemen. Denk dus goed na over de opstart. Gebruik rolmodellen - ook de CEO heeft het moeilijk - en visualiseer en normaliseer de situatie. Hou er ook rekening mee dat eventuele problemen die vroeger al sluimerden in de onderneming nu harder naar boven zullen komen. Je moet uitzuiveren wat COVID-19-gerelateerd is en wat een structureel intern probleem is. Zelf ontwikkelden we het online stappenplan op iedereenok.be. Na dat stappenplan hebben mensen het gevoel dat ze beter herstellen en voelen ze zich minder overweldigd.”

Perspectief en opportuniteit

“We verwachten nog nieuwe golven van COVID-19 maar weten meer niet dan wel. We leren naarmate de tijd vordert. Essentieel voor een succesvol beleid is om goed te monitoren en te schakelen. Ik betwijfel of er uit deze crisis veel opportuniteiten komen, want we stevenen af op een zware recessie. Bedrijven zullen de werkbelasting verhogen om targets te halen en dat kan nefast zijn. Het is vooral belangrijk om je mensen te ondersteunen en zekerheid te bieden. Ik vermoed dat we binnenkort allemaal een niet-telewerkperiode zullen willen, maar ik hoop dat we de flexibiliteit zullen behouden om de work-life-balance te verbeteren. 

Op de Gentse werkvloer

Volvo Car Gent heeft bijna 6000 medewerkers in de productieomgeving en ruim 500 in de kantooromgeving. Tussen 18 maart en 4 mei was er een productiestop omdat er geen coronaveilige werkomstandigheden gegarandeerd konden worden. “We wisten dat het evidenter was een fabriek gecontroleerd stil te leggen dan ze terug opgestart te krijgen”, vertelt Senior Manager HR David Muylaert. “Wat telewerk betreft hebben we verder kunnen bouwen op ons bestaande beleid. We zijn hier al een zestal jaar mee bezig. De focus voor onze leidinggevenden ligt op het creëren en geven van vertrouwen, het tonen van empathie en positief communiceren. Belangrijk is om de mensen de vrijheid te geven om tot resultaten te komen. De nieuwe work-life-balance is niet voor iedereen even evident. Het is daarom niet zozeer de werktijd die van belang is, maar wel hoe je tot resultaat komt op een vrije en autonome manier. In onze communicatie naar de medewerkers werken we rond routine, ontkoppelen en de fysieke en mentale gezondheid. Meteen op 18 maart zijn we gestart met virtual learning. Via webinars en mailings krijgen onze mensen tips&tricks over hoe ze hun thuiswerk best organiseren en toch verbonden blijven met de collega’s.” 

“Het is evidenter een fabriek gecontroleerd stil te leggen, dan ze weer opgestart te krijgen.”

“Niet alle medewerkers konden natuurlijk thuis werken. Vanaf 18 maart zijn we gestart met antwoorden te zoeken op de vraag hoe we medewerkers weer aan het werk konden krijgen in de productieomgeving. Taskforces werden opgericht onder andere rond mindset en onboarding: hoe krijg je medewerkers zover om het vertrouwen te hebben om terug te komen werken in een onzekere situatie. Essentieel daarbij was dat het multidisciplinaire taskforces waren met daarin de vakbonden, hr, het management, de leidinggevenden, communicatie, het gezondheidscenter en de dienst preventie. We zijn gestart, als eerste proef, met een aantal beperkte werkzaamheden, op vrijwillige basis. De medewerkers deelden hun ervaringen. Daarna was er een testweek met 50% productie waarbij we constant in dialoog zijn gegaan met de medewerkers om zaken aan te passen waar nodig aan bijvoorbeeld de werkposten, kantine of kleedkamers. De daaropvolgende week hebben we een informatiesessie gegeven om alle medewerkers op de hoogte te brengen en werden de maatregelen gevisualiseerd via banners en grote schermen. Stewards volgen mee op.”

“Communicatie is heel belangrijk. Wij hebben onze leidinggevenden gevraagd om wekelijks telefonisch contact te hebben met de vraag ‘hoe gaat het met jou en met je familie?’ Later, wanneer er meer vooruitzicht was, gingen die gesprekken ook over de invulling van het werk. Er was een script dat de leidinggevenden konden gebruiken zodat ze allemaal dezelfde boodschap brachten. Er waren daarnaast generieke updates: brieven, nieuwsbrieven, online sessies voor leidinggevenden, een brochure en een film met afspraken en tips en maatregelen. We hebben er sterk de nadruk op gelegd om via alle mogelijke kanalen dezelfde boodschap te verkondigen. Vanuit HR zijn we ook steeds beschikbaar geweest voor alle vragen.” 

“We hebben via alle kanalen dezelfde boodschap verkondigd.”

“Communicatie is heel belangrijk. Wij hebben onze leidinggevenden gevraagd om wekelijks telefonisch contact te hebben met de vraag ‘hoe gaat het met jou en met je familie?’ Later, wanneer er meer vooruitzicht was, gingen die gesprekken ook over de invulling van het werk. Er was een script dat de leidinggevenden konden gebruiken zodat ze allemaal dezelfde boodschap brachten. Er waren daarnaast generieke updates: brieven, nieuwsbrieven, online sessies voor leidinggevenden, een brochure en een film met afspraken en tips en maatregelen. We hebben er sterk de nadruk op gelegd om via alle mogelijke kanalen dezelfde boodschap te verkondigen. Vanuit HR zijn we ook steeds beschikbaar geweest voor alle vragen.” 

“Zijn we er? Absoluut niet. Dit is een intensieve periode geweest voor sommige medewerkers en daar zien we nu een terugslag van. Op de werkvloer kan er conflict zijn tussen believers en non-believers, die de maatregelen rond bijvoorbeeld social distancing niet willen volgen. Mensen hebben ook angst voor hun eigen gezondheid en die van hun familie en er is soms een onbalans tussen de workload die er is en de tijd waarin het werk kan gebeuren. We gaan onderzoek doen om die workload in balans te krijgen: wat moet prioritair op de agenda worden afgewerkt en wat kunnen we uitstellen? We voorzien ook opleidingen voor leidinggevenden om hen te begeleiden zodat ze snel psychosociale problemen in hun team kunnen spotten.”

Welzijn bij AXA

Elke Aelbrecht is Chief Happiness Officer bij Axa Belgium, een bedrijf met zo’n 4000 medewerkers, quasi allemaal bedienden. Voor hen veranderde er op het eerste zich niet zo heel veel. “Wij werkten al meerdere jaren volgens the new way of work: we deden al aan telewerk en waren daar op afgestemd. Wij hebben alles voorhanden om meetings van op afstand te doen en managers en medewerkers hadden al geleerd om van op afstand te werken. Dat werpt nu zijn vruchten af. In ons welzijnsbeleid ligt de focus op veerkracht. Rond het psychosociale luik was er al veel ondersteuning uitgewerkt. We hadden eerder al aan de medewerkers uitgelegd dat stress op zich niet negatief is, maar dat we moeten vermijden dat het toxisch wordt. Dat is onder andere gebeurd via  filmpjes, een boek, middagworkshops, Well-Being Consultants ter ondersteuning en rollenspelen voor het management. Dat we daar eerder in investeerden bewijst in deze tijden zijn nut.” 

Hoe werd dit dan aangepast aan de coronasituatie? “Aangezien telewerk al gangbaar was, heeft dat technisch weinig extra’s gevraagd. Het luik verbondenheid speelt wel een belangrijke rol. We hebben leidinggevenden gestimuleerd om teammeetings te blijven houden en de vinger aan de pols te houden binnen hun team. Online coffeebreaks stimuleerden we door er een goed doel aan te koppelen.”
Verder hebben we hard ingezet op communicatie. Door transparant en snel te communiceren, laten we weinig marge voor interpretatie. Wat verwachten we wanneer en van wie? Alle informatie staat op een vaste plaats op de homepage. Mensen gaan niet zoeken naar de informatie, je moet het hen op een presenteerblaadje voorschotelen. We gebruiken hiervoor meerdere communicatiekanalen: intranet, een wekelijkse nieuwsbrief, een Yammer-community. Via onze maandelijkse survey kunnen we veel capteren. 

“Door snel en transparant te communiceren, laten we weinig marge voor interpretatie.”

"Voor de psychosociale ondersteuning gebruiken we een toolkit voor medewerkers via een toegankelijk click-and-play-systeem, en een voor managers. We sporen de managers ook aan om geregeld het topic welzijn op de agenda te zetten en dan een onderdeel uit de toolkit te bespreken. Zo voelen de medewerkers dat het thema belangrijk is binnen AXA en het maakt de problematiek bespreekbaar. Topics in de toolkit zijn onder andere omgaan met stress en angst, telewerken maar bijvoorbeeld ook rugpijn vermijden of video’s over yoga en body balance. Bij de managers mikken we meer op het detecteren van stress bij een medewerker en zitten er thema’s in als verlies van een dierbare, eenzaamheid bij medewerkers en een veerkrachtig team. Elk topic duurt 10 à 15 minuten zodat het toegankelijk blijft. Bovenop dit alles blijven de Well-being Consultants in nauw contact met medewerkers en managers voor individuele ondersteuning en eventuele doorverwijzing naar professionele hulp door psychologen.”

“We sporen managers aan om het topic welzijn op de agenda te zetten.”

“Wanneer we terug naar kantoor komen, zullen we werken met red en blue teams die afwisselend op kantoor werken en dus niet met elkaar in contact komen. Dat doen we tot het einde van de zomervakantie. Intussen zullen wij de toolkits nog verder uitdiepen. Door tweewekelijks thema’s uit te lichten, houden we deze content levend. Dit najaar staat ook een campagne op de planning over veerkracht ‘na’ coronatijden. Ik benadruk dat we zo veel mogelijk werken in functie van de noden van het moment. We baseren ons op input van de medewerkers en managers. Daarom zijn we momenteel ook bezig met een webinar over omgaan met angst, waarbij de medewerkers ook vragen kunnen stellen. Dat is een topic dat leeft nu mensen binnenkort weer naar het werk zullen komen.”

Download de presentaties van deze sessie:

- Elke Van Hoof (VUB)

- David Muylaert (Volvo Car Gent)

- Elke Aelbrecht (Axa)

Heeft u onze webinar "Hoe veilig opstarten in welzijn en zorg én industrie?" van 8/5 gemist? Bekijk dan hier deze webinar.

Huis voor Veerkracht en Ally institute werkten samen een toolbox uit vol direct bruikbare tips, tricks, scenario’s en oefeningen waar zowel medewerkers als leidinggevenden mee aan de slag kunnen. Wil je ook aan de slag met de toolbox? Contacteer dan advies@huisvoorveerkracht.be

Contactpersoon

Ria Binst

Projectmanager Health Community

VZW - IMU - Staples
ING
SD  Worx