Moet de werkgever een (extra) onkostenvergoeding betalen aan de medewerkers die momenteel maximaal telewerken? Als het geen verplichting is, mag de werkgever dan een bijkomende onkostenvergoeding toekennen?
Op zich is er voor de werkgever geen verplichting om extra tussen de komen in de kosten van telewerk. De werkgever moet er in geval van telewerk wel voor zorgen dat de werknemer beschikt over de nodige apparatuur (i.e. een laptop en internetverbinding) en staat in voor de technische ondersteuning.
Het komt maar zelden voor dat de werknemer een eigen laptop gebruikt, maar als dat het geval is, dan moet de werkgever tussenkomen in de kosten van de eigen apparatuur. Dat geldt ook indien - wat meestal het geval is - de werknemer een eigen internetverbinding gebruikt.
Voor de tussenkomst in de kosten van een eigen laptop en/of een eigen internetverbinding aanvaarden de RSZ en fiscus telkens een vrijgesteld forfait tot max. €20/maand.
Kan de werkgever nog verder tussenkomen in de kosten van de telewerker? Bv. om de extra kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal,... gedeeltelijk op te vangen. In het kader van de strijd tegen het coronavirus, en zolang de maatregelen ter voorkoming van de verspreiding van het virus verder worden aangehouden, aanvaarden de fiscus en de RSZ dat aan de telewerker een zgn. “bureauvergoeding” wordt toegekend. Tot voor kort bedroeg het max. bedrag €126,94/maand, maar de RSZ heeft het maximumbedrag onlangs geïndexeerd tot €129,48. Het valt te verwachten dat de fiscus eveneens het hogere bedrag zal aanvaarden, maar voorlopig hebben we hiervan nog geen bevestiging ontvangen. Deze bureauvergoeding wordt aanvaard, ongeacht of er voordien al afspraken bestonden rond structureel telewerk in de onderneming en ongeacht de functie van de werknemer. Om de vergoeding ook vrij van belastingen te kunnen betalen, dienen de werkgevers die hiervan willen gebruikmaken een aanvraag in te dienen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen.
De werkgever mag de volledige normbedragen ook toepassen indien de werknemer wegens COVID-19 slechts deeltijds van thuis uit werkt.
Werkgevers die voordien de kosten van telethuiswerk terugbetaalden op basis van 10% van het brutoloon (pro rata de arbeidstijd thuis) kunnen deze vergoeding blijven toekennen. De werkgever mag de vergoeding wel niet verhogen omdat de werknemer nu voltijds telewerkt. De RSZ aanvaardt wel dat die werkgever €126,94 / €129,48 toekent in plaats van het afgesproken 10%-forfait.
