Sociale verkiezingen: wat telt er voor u?

06/11/2018 , caroline.vandegehuchte@voka.be

Om de vier jaar moeten heel wat ondernemingen sociale verkiezingen organiseren. In mei 2020 is het opnieuw zover. Het lijkt nog veraf… Maar toch moet u nu reeds met een aantal zaken rekening houden. Voka West-Vlaanderen biedt u een antwoord op de meest gestelde vragen. Waartoe dienen sociale verkiezingen? Welke ondernemingen moeten sociale verkiezingen organiseren? Hoe definieert u het begrip "onderneming"? We zetten graag enkele zaken voor u op een rijtje en helpen u op weg met een eenvoudige tool zodat u weet wanneer u met uw onderneming de oprichtingsdrempels overschrijdt.

Hoe verloopt de procedure sociale verkiezingen?

Bij sociale verkiezingen worden de werknemersvertegenwoordigers verkozen voor twee overlegorganen: de ondernemingsraad (OR) en het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW). De procedure sociale verkiezingen is strikt bij wet geregeld en beslaat 150 dagen. 

Aan de hand van de datum die weerhouden wordt als de dag waarop de sociale verkiezingen zullen plaatsvinden, ontrolt de ganse verkiezingskalender zich. De procedure sociale verkiezingen bestaat uit 3 fasen en wordt opgebouwd rond de dagen X en Y. Y is de dag van de sociale verkiezingen zelf. X is de dag waarop de sociale verkiezingen worden aangekondigd en ligt 90 dagen vóór Y. De eerste acties in de procedure moeten reeds gezet worden 60 dagen vóór X. Zoals reeds gezegd, situeert deze datum zich begin tot midden december 2019.

Sociale verkiezingen

Waar kan u nu best rekening mee houden?

Wanneer u de budgetoefening maakt voor 2019 en 2020, kan u best al eens nadenken over een aantal mogelijke extra kosten die de procedure sociale verkiezingen met zich mee kan brengen. Zal u gebruik maken van een tool die door heel wat sociale secretariaten of dienstverleners wordt aangeboden? Kan uw hr-departement de bijkomende werklast die de organisatie van de verkiezingen met zich meebrengt slikken, of zal u bijkomende resources moeten inzetten? Ook de logistieke ondersteuning op de dag van de verkiezingen zelf, of u nu de verkiezingen op papier of elektronisch organiseert, betekent een bijkomende kost.

Moet ik in mijn onderneming sociale verkiezingen organiseren?

Om deze vraag te kunnen beantwoorden, moeten we eerst even inzoomen om de specifieke definitie van "onderneming" die in het kader van de sociale verkiezingen geldt. De wet omschrijft de onderneming als de “technische bedrijfseenheid”. Dit betekent dat de “onderneming” niet noodzakelijk samenvalt met de juridische entiteit (d.i. de NV, de BVBA,…). De technische bedrijfseenheid kan zelfs verschillend zijn voor de oprichting van de ondernemingsraad en voor de oprichting van het comité voor preventie en bescherming op het werk. De technische bedrijfseenheid wordt bepaald aan de hand van economische en sociale criteria.  In geval van twijfel, zijn de sociale criteria doorslaggevend.

Welke economische en sociale criteria spelen een rol?

Wanneer we kijken naar de economische criteria, gaat het over een zekere onafhankelijkheid in het bestuur van de afdeling of de vestiging ten opzichte van de hele onderneming als juridische entiteit. 

In de rechtspraak haalt men onder meer volgende elementen aan om economische zelfstandigheid vast te stellen:

  • De activiteiten van de onderneming: deze zijn verschillend tussen de verschillende zetels; of wanneer ze dezelfde zijn, hebben de verschillende vestigingen een daadwerkelijke vrijheid om ze te ontwikkelen
  • De samenstelling van het bestuur
  • De manier van functioneren
  • De bedrijfsorganisatie en het bedrijfsbeleid
  • De samenstelling van het maatschappelijk kapitaal

Maar de sociale criteria zijn nog belangrijker dan de economische criteria. Er is sociale autonomie van een vestiging of een afdeling wanneer de medewerkers een mensenkring uitmaken die kan onderscheiden worden van die van andere entiteiten. Dit kan o.a. bepaald worden aan de hand van volgende criteria: een geografische verwijdering, een verschil in taal, een verschillend personeelsbeleid, een verschillend arbeidsreglement, een apart sociaal overleg...

Wanneer men het niveau bepaalt waarop de sociale verkiezingen moeten georganiseerd worden, kan men op die manier tot 3 verschillende situaties komen:

  1. De juridische entiteit (NV, BVBA,….) valt samen met de technische bedrijfseenheid. Dit is de eenvoudigste en, wellicht ook de meest voorkomende situatie. Hier gaat het bijvoorbeeld over een onderneming met één vestiging. In dit geval moet er maar één orgaan (CPBW en/of OR) worden opgericht. 
  2. De juridische entiteit bestaat uit meerdere technische bedrijfseenheden. Dit is bijvoorbeeld een veel voorkomend fenomeen in de distributiesector, waarbij een grote winkelketen (de “NV”) vestigingen heeft over het ganse land die een zekere economische en sociale zelfstandigheid vertonen en op die manier gedefinieerd kunnen worden als aparte technische bedrijfseenheden. In een dergelijke situatie zal men bv. één of meerdere overkoepelende ondernemingsraden verkiezen voor verschillende vestigingen samen, maar per vestiging een apart comité voor preventie en bescherming op het werk. 
  3. Meerdere juridische entiteiten vormen samen één technische bedrijfseenheid. Door het personeel onder te verdelen in verschillende juridische entiteiten, die elk de oprichtingsdrempels van 50/100 werknemers niet bereiken, zou een werkgever kunnen proberen te ontsnappen aan de verplichting om sociale verkiezingen te organiseren. 

De wetgever heeft hier een stokje voor willen steken en heeft volgend vermoeden ingelast in de wetgeving. Meerdere juridische entiteiten worden vermoed, tot het tegendeel wordt bewezen, een technische bedrijfseenheid te vormen, indien het bewijs kan worden geleverd:

  • (1) dat ofwel deze juridische entiteiten deel uitmaken van eenzelfde economische groep of beheerd worden door eenzelfde persoon of door personen die onderling een economische band hebben, ofwel dat deze juridische entiteiten eenzelfde activiteit hebben of activiteiten die op elkaar afgestemd zijn;
  • (2) en dat er elementen bestaan die wijzen op een sociale samenhang tussen deze juridische entiteiten. Eerder werden reeds de elementen aangehaald die hiervoor dienen bekeken te worden.

Wanneer het bewijs wordt geleverd van één van de voorwaarden bedoeld in (1) en het bewijs van bepaalde elementen bedoeld in (2), zal men oordelen dat de verschillende juridische entiteiten één technische bedrijfseenheid vormen.

Dit vermoeden mag geen afbreuk doen aan de continuïteit, de werking en de bevoegdheidssfeer van de bestaande organen en mag enkel ingeroepen worden door de werknemers en door de representatieve werknemers- en kaderledenorganisaties. Dit vermoeden kan echter worden weerlegd als de werkgever het bewijs kan leveren dat er geen sociale autonomie is, wat noodzakelijk is om te kunnen besluiten tot het bestaan van één technische bedrijfseenheid.

Wat zijn de oprichtingsdrempels?

Ondernemingen met een “gewoonlijke gemiddelde” tewerkstelling van 50 werknemers moeten sociale verkiezingen organiseren voor de oprichting van een Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk. 

Ondernemingen met een gewoonlijke gemiddelde tewerkstelling minstens 100 werknemers moeten sociale verkiezingen organiseren voor de oprichting van een ondernemingsraad.

Er moet ook een ondernemingsraad worden opgericht in ondernemingen waar bij de voorgaande verkiezingen een raad werd opgericht of had moeten worden opgericht, voor zover ze gewoonlijk gemiddeld ten minste 50 werknemers tewerkstellen tijdens de referteperiode. Het gaat hier om ondernemingen die bij de vorige sociale verkiezingen in 2016 ten minste 100 werknemers tewerkstelden en inmiddels gezakt zijn tussen de 50 en de 100 werknemers. Deze "oprichting" moet echter niet gebeuren door verkiezingen. Hun mandaat wordt uitgeoefend door de personeelsafgevaardigden verkozen in het comité. De zinsnede "had moeten worden opgericht" gaat over het geval waarbij de werkgever in gebreke is gebleven of bedrog heeft gepleegd. Het gaat niet over de situatie waarbij de verkiezingsprocedure voor de ondernemingsraad vervroegd werd stopgezet bij gebrek aan kandidaten.

Over welke periode wordt het overschrijden van de oprichtingsdrempels berekend ?

Tot op vandaag is het zo dat de referteperiode voor de berekening van deze oprichtingsdrempels het kalenderjaar voorafgaand aan de periode van sociale verkiezingen is. Voor de sociale verkiezingen in 2020 zou de referteperiode dus normaal het jaar 2019 zijn. 

In de berekening van het aantal werknemers, tellen niet enkel de vaste werknemers mee, maar ook de uitzendkrachten in de onderneming waar zij tewerkgesteld zijn. Om dubbeltelling te vermijden, tellen de interimarissen enkel mee indien ze geen vaste werknemer vervangen van wie de arbeidsovereenkomst is geschorst, bv. door ziekte of zwangerschaps- of bevallingsrust. De interimarissen tellen in de huidige wetgeving mee in het laatste kwartaal van de referteperiode (laatste kwartaal 2019). Om de tewerkstelling van de uitzendkrachten tijdens dit kwartaal te kunnen bewijzen, moeten de ondernemingen een register bijhouden, dat aan bepaalde formaliteiten moet voldoen.

Naar aanleiding van een evaluatie na afloop van de sociale verkiezingen in 2016, heeft de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg het voorstel gelanceerd om de referteperiode voor de berekening van de oprichtingsdrempels met een kwartaal vooruit te schuiven.  Achterliggende redenering is dat, zoals hoger aangehaald, de werkgever de eerste acties in de procedure reeds in december 2019 moet uitvoeren, terwijl men dan in sommige ondernemingen nog geen zekerheid heeft over het al dan niet overschrijden van de drempel van 50 of 100 werknemers.

De sociale partners hebben de afgelopen  maanden in de schoot van de NAR overleg gepleegd over dit punt en over en andere mogelijke aanpassingen aan de procedure wijziging sociale verkiezingen. Momenteel ligt er een wetsvoorstel op tafel om de referteperiode voor de berekening van de gewoonlijke gemiddelde tewerkstelling met een kwartaal te vervroegen. Concreet betekent dit dat de gewoonlijke gemiddelde tewerkstelling dan moet bekeken worden in de periode van 01/10/2018 tot en met 30/09/2019 in plaats van over het volledige kalenderjaar 2019. De referteperiode is dus reeds aan het lopen! Wat de telling van de uitzendkrachten betreft, heeft men deze redenering niet doorgetrokken. De vervroeging van de referteperiode met één kwartaal zou immers betekenen  dat de uitzendkrachten moeten meegeteld worden in de derde kwartaal van het refertejaar, wat traditioneel een periode is gedurende dewelke er heel veel beroep gedaan wordt op uitzendkrachten.  Wat de uitzendkrachten betreft, zal de telling moeten gebeuren in het tweede kwartaal van 2019 (04/2019-06/2019). Het register voor uitzendkrachten zou ook afgeschaft worden voor ondernemingen die reeds minstens 100 vaste werknemers tewerkstellen. Dit wetsvoorstel moet nog, na de nodige adviezen en goedkeuringen, in wetgeving worden opgenomen. Dit staat dus nog niet definitief vast.

De telling en de monitoring van deze “gewoonlijke gemiddelde tewerkstelling” en van het aantal uitzendkrachten gedurende de respectievelijke referteperiodes is zeer belangrijk voor ondernemingen die op de grens balanceren van 50 of 100 werknemers. Deze berekening dient echter volgens specifieke regels te gebeuren. Voka West-Vlaanderen heeft een eenvoudige berekeningstool ontwikkeld die u hierbij kan gebruiken. Heeft u meer vragen over de organisatie van de sociale verkiezingen in uw onderneming, contacteer Caroline Van de Gehuchte op het nummer 056 23 50 68 of via mail caroline.vandegehuchte@voka.be.