Skip to main content
Terug naar het overzicht

Smartlync-zaakvoerder Ludwig Vaes: “Werken op afstand en toch koffiekletsen met elkaar, dat kan.”

Smartlync
Smartlync
Hoofdstukken

Een volledig bedrijf naar thuiswerk verleggen, kan enkel met naadloze communicatiestromen. Smartlync uit Hasselt koppelt thuiswerken aan de vaste bedrijfstelefoon. 

“We zijn Skype for Business en Microsoft Teams implementator: we brengen de vaste telefonie van het bedrijf naar de thuiswerkplek. Zo laten we thuiswerken en het bedrijf echt in elkaar overgaan”, zegt Smartlync-zaakvoerder Ludwig Vaes. “De klant of leverancier merkt geen verschil. Als een medewerker niet bereikbaar is wordt er doorgeschakeld naar een collega op zijn thuiswerkplek. Met één klik ga je een groepsgesprek aan…”

Welke vragen krijgen jullie sinds de coronatijd? 

“Van bestaande klanten kregen we flink wat berichtjes over hoe naadloos ze naar thuiswerk zijn kunnen overschakelen. Dat heeft ons gecharmeerd. De nieuwe zaken, daar hebben onze prospecten sneller beslist en hebben we hen op enkele dagen tijd naar thuiswerk helpen overzetten. Dat ging van maandag een akkoord, naar remote implementatie op dinsdag en woensdag en training en oplevering op donderdag. Trainen gebeurt in kleine groepjes van tien tot vijftien mensen, alles via video op afstand.”

Wat maakt jullie oplossing anders? Bedrijven konden vroeger toch al videobellen via apps als Zoom, WhatsApp en via Teams? 

“Ja, met de coronamaatregelen zijn bedrijven heel snel die tools gaan gebruiken. Maar Zoom en WhatsApp zijn eerder sociaal- netwerk-video-oplossingen en houden geen rekening met agenda en planning. En Teams is men gaan gebruiken zonder de integratie van de vaste-lijntelefonie. Het gevolg is dat medewerkers elkaars gsm-nummer  doorgeven aan klanten zonder te weten of een collega beschikbaar is. Die flow kan dus allemaal naadlozer en klantvriendelijker. Een bedrijf moet een duidelijke keuze maken tussen bedrijfstelefoons en private gsm-nummers, om ook een onderscheid te kunnen maken tussen werktijd en privétijd.” 

Kun je een voorbeeld geven? 

“Er was bijvoorbeeld een bedrijf waar drie receptionisten toch nog naar kantoor moesten komen om daar alle inkomende gesprekken door te verwijzen naar de gsm-nummers van de bedienden die al thuiswerkten. Met onze oplossing hoeft dat doorschakelen niet meer. Voor de HR-dienst van de NMBS hebben we Teams geïmplementeerd. Ze krijgen zo’n 450 oproepen per dag van treinpersoneel, over werkplanningen en ziektemeldingen enz. Die HR-medewerkers werken nu gewoon thuis en blijven gewoon bereikbaar op de bekende telefoonnummers.”

Zal Covid-19 de kijk op thuiswerk definitief veranderen? Verwachten jullie een nieuwe vraag? 

“We verwachten dat bedrijven van de ongestructureerde oplossingen willen overstappen naar een definitieve oplossing voor thuiswerk, volledig geïntegreerd in hun agenda- en planningstools, en duurzaam werkend. Dat is ook wat wij willen, het thuiswerken faciliteren voor altijd. De integratie van vaste telefonie hoort daar volgens ons bij. ” 

Is iedereen mee?

“Medewerkers zijn blij dat ze thuis kunnen werken, zeker nu. Grote bedrijven zijn ook al lang mee. Het is onze ambitie om de kmo oplossingen aan te bieden. Maar dat is geen evidentie.”

Hoezo? 

“Veel kmo-bedrijfsleiders zijn wantrouwig. Ze vragen zich af wat die medewerkers thuis doen. Ze willen controleren of de uren wel gewerkt zijn. Ik durf de vraag anders te stellen: ‘Toen de medewerkers op kantoor waren, wist je dan wat ze aan het doen waren?’. In plaats van te meten of de uren zijn volgemaakt, moeten we weten of medewerkers hun taken hebben volbracht.”

Helpt jullie systeem daarin? 

“Ons systeem meet de performantie van de medewerkers. Je weet wie vlotter videobelt en chat. Er is rapportage over gespreksduur, over beantwoorde en gemiste oproepen. De volledige communicatiestroom komt in beeld. En alles is volledig gelinkt aan de agenda, planning- en projecttools binnen Office 365.”

De weken in coronaland tellen op. Hoe laat je al die medewerkers vanuit hun thuiswerkplek informeel met elkaar nieuwsjes delen? Hoe vermijd je dat medewerkers van elkaar vervreemden?

“Een klant-zaakvoerder kwam exact met die vraag. Normaal liep die op de werkvloer babbeltjes te slaan. Nu moest die videoconferenties plannen, om medewerkers te kunnen treffen, heel formeel, via een harde afspraak.”

Hoe heb je dat opgelost? 

“Wel, ik heb gezegd, ‘Weet je wat, we openen een videokanaal en noemen dat Het Koffiemachien’. Daar kan iedereen komen koffiekletsen. En is je koffie op, dan klik je weg. Mensen socializen in die virtuele koffiehoek zonder echt samen te zitten.” 

Krijgt thuiswerk straks algemeen ingang?

“Thuiswerken wordt deel van het nieuwe normaal. Zaakvoerders zullen er toleranter tegenover staan en het van tijd tot tijd gaan toepassen. Want van iemand met een snotneus verwachten we nu dat die thuiswerkt... Ook in kleinere bedrijven komt die mindset er… die nu merken dat thuiswerken efficiënt is, dat verplaatsingstijd als echte werktijd kan worden ingevuld. Het energie- en kilometerverbruik is ook gigantisch gedaald, wat scheelt op de rekening. Thuiswerken kan onderdeel zijn van de klimaatdoelstellingen van een bedrijf, van het mobiliteitsbudget. 

Gelukkig kunnen we werk in deze coronatijd digitaal opvangen. 

“Digitaal krijgt door corona een flinke duw in de rug. We zullen digitaal en ‘vanop afstand’ ruimer aanvaarden. Mensen weten nu wat het is om de file te kunnen vermijden en hun tijd zelf te mogen plannen. We aanvaarden dat een telefonische doktersafspraak wordt aangerekend, dat een akte digitaal wordt ondertekend. Het is essentieel voor een kmo om daar aan te denken. Een student die nu remote studeert, verwacht straks remote te kunnen werken. Een werkgever die te klassiek denkt, heeft straks een probleem om personeel te motiveren.” 

Hoe hebben jullie jezelf aangepast aan de corona-omgeving? 

“Dat lukte instant. Gewoon geschakeld. We werken allemaal zelf van thuis uit. Alle implementaties gebeuren vanop afstand. Ik ben al vier weken niet meer op kantoor geweest.”

We zullen digitaal en ‘vanop afstand’ ruimer aanvaarden.

Ludwig Vaes