Q&A: Webinar Bedrijfsvoorheffing ploegenarbeid in beweging

Q&A

Q1. Kunnen wij het arbeidsreglement zomaar aanpassen met de huidige wetgeving over ploegenpremies of dienen we de wettelijke procedure te volgen?

Het is inderdaad de bedoeling om de wettelijke procedure voor de wijziging van het arbeidsreglement te volgen. 

Q2. Komt iemand die enkel in nachtarbeid werkt, in aanmerking voor deze vrijstelling? 

Voor medewerkers die exclusief 's nachts werken, geldt een aparte vrijstelling voor nachtarbeid. Om hiervoor in aanmerking te komen, moeten ze tussen 20.00 uur en 06.00 uur werken, zonder dat de omvang van hun werkzaamheden een rol speelt. Denk hierbij aan functies zoals een nachtwaker die 's nachts alleen aanwezig is. Deze medewerkers ontvangen een premie van 12%, in tegenstelling tot de 2% die geldt voor ploegenarbeid. 

Daarnaast is het mogelijk om de nachtploeg op te nemen in de ploegen voor de vrijstelling van ploegenarbeid. Hierbij wordt de premie verlaagd naar 2%, maar geldt wel de eis van opvolging door een ploeg met vergelijkbare inhoud en omvang. 

Q3. Wat met een medewerker die uitsluitend in de vroege (of late) ploeg werkt?

Medewerkers die enkel in de vroege of late ploeg staan, hoeven niet te wisselen binnen de rotatie om voor de vrijstelling in aanmerking te komen. Zij moeten wel minstens 1/3 van de tijd in het ploegensysteem tewerkgesteld zijn. 

Q4. Om de vrijstelling te kunnen toepassen, moet de medewerker 1/3 van de tijd in het ploegensysteem werken. Is dit per maand bekeken? 

Inderdaad, het aantal gepresteerde uren in ploegenarbeid wordt op maandbasis bekeken. Om de berekening te maken, maken we gebruik van volgende breuk: het aantal gepresteerde uren in ploegenarbeid/aantal betaalde uren.

Q5. Wat is de minimum omvang van de ploegen om in aanmerking te komen voor deze vrijstelling?

Voor de vrijstelling op de bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid, geldt een minimum van twee werknemers. Deze twee werknemers hoeven echter niet dezelfde functie te hebben.

Opgelet: interimkrachten & flexijobbers mogen niet worden meegerekend om tot dit minimum aantal te komen. Indien de ploeg de drempel van twee werknemers overschrijdt, kunnen interimkrachten en flexijobbers wel meegerekend worden voor de grootte van de ploeg.

Q6. Komt bij een team bestaande uit een teamleider en twee operatoren per ploeg, ook de teamleider in aanmerking voor de vrijstelling?

Inderdaad. Het is wel zo dat de samenstelling van het team ook in de volgende ploegen aanwezig moet zijn. Bijvoorbeeld in de vroege ploeg is er één teamleider aanwezig en drie operatoren, dan moet dezelfde samenstelling ook aanwezig zijn in de latere ploeg. 

Q7. Geldt deze uitbreiding van de wetgeving ook voor ploegenarbeid werken in onroerende staat? Want ook daar staat "De ploegen moeten hetzelfde of complementair werk uitvoeren, zowel qua inhoud als qua omvang."

In 2018 is een regeling toegevoegd aan de regelgeving omtrent ploegenarbeid, specifiek gericht op deze sector. Deze regeling heeft eigen, losstaande voorwaarden. In dit geval wordt er ook gewerkt met ploegen, bestaande uit twee personen (niet noodzakelijkerwijs werknemers, dit kunnen ook de zaakvoerders zijn) die binnen het team hetzelfde of complementair werk verrichten. Het criterium van opvolging, zoals bij andere vormen van ploegenarbeid, is hier echter niet van toepassing. De discussie zoals deze zich voordoet bij algemene ploegenarbeid over gelijke inhoud en omvang is dus niet relevant in deze context.

Q8. Wat indien er reeds controle is geweest over 2021 en hiervoor reeds een taxatie is geweest ten gevolge van het verschil qua omvang tussen de opvolgende ploegen? Kunnen we dit (gedeeltelijk) terugvragen? 

Als de enige reden van deze taxatie de discussie rond het criterium "hetzelfde werk qua omvang" was, heb je nu met de bis-regeling een argument om hierop terug te komen. Het verschil in omvang kan via de bis-regeling worden bepaald en dan kan je alsnog een deel recuperen bij de fiscus. 

Q9. Om het aantal medewerkers per ploeg vast te stellen, werk je hiervoor best in FTE's of louter het aantal fysieke aanwezigheden zonder rekening te houden met het FTE%?

De berekening van het aantal medewerkers per ploeg is bedrijfsspecifiek en kan gebaseerd zijn op het aantal FTE's of op het aantal individuele ploegleden, inclusief flexibele krachten zoals flexijobbers en interimmedewerkers. Deze keuze is voornamelijk pragmatisch en wordt niet expliciet bepaald door de wetgeving. Bij controle wordt de gekozen methode geëvalueerd, waarbij een tolerantie van 15% geldt. Echter, er is momenteel onzekerheid over het behoud van deze tolerantie, aangezien er discussie is geweest over het verlagen ervan naar 5%. De praktische toepassing van de wetgeving zal de uiteindelijke richting bepalen.

Q10. Welke invloed heeft economische werkloosheid op de omvang van werk? 

Economische werkloosheid wordt beschouwd als overmacht. Korte periodes van economische werkloosheid worden dit in principe toegelaten om mee te nemen in de overweging van omvang van het werk en de beoordeling om de vrijstelling al dan niet toe te kennen. In geval van langere periodes van economische werkloosheid is dit onzekerder. Hou dus zeker rekening met de duurtijd van de economische werkloosheid. Korte periodes zullen sneller aanvaard worden.  

Q11. Wat in geval van vakantie of ziekte?

Wanneer iemand tewerkgesteld is in het systeem van ploegenarbeid, kan je de betaalde vakantiedagen opnemen bij de betaalde uren om te bepalen of zij al dan niet voldoen aan het criterium "1/3 van de tijd". Betreft het eerder een sporardische deelname aan de ploegenarbeid, in functie van de operationele activiteiten, wordt dit moeilijker. Je moet hierbij steeds vergelijken met de situatie indien de medewerker niet afwezig zou zijn. 

Q12. Bij de bis-variant moet je op dagbasis de omvang bekijken: de kleinste ploeg ten opzichte van de andere ploegen. Dus ook ten opzichte van de nachtploeg, zelfs als je die ploeg bekijkt als een aparte ploeg voor de vrijstelling? 

Afhankelijk van de keuze die je maakt: als je de nachtploeg bij de vrijstelling ploegenarbeid betrekt, dan telt dit inderdaad mee voor de omvang. Kies je voor de vrijstelling nachtarbeid geldt de omvang niet meer mee als criterium. Heb je medewerkers die enkel werkzaam zijn in de nachtploeg, is het aangeraden om te kiezen voor de vrijstelling op nachtarbeid.

Q13. Hoe gedetailleerd moet de vermelding van de ploegenpremie zijn in de arbeidsovereenkomst? 

Hoe gedetailleerder, hoe beter. Vooral naar controles toe is het heel handig om dit voldoende toe te lichten met de vermelding van het bedrag of percentage van de premie. Het is zeker aan te raden om dit  gedetailleerd op te nemen om discussie met de controleur te vermijden.

Q14. Tellen de interims mee voor de gelijke ploegen?

Ja, een ploeg moet minstens twee werknemers bevatten. Bij het behalen van dit minimum worden interims niet in meegerekend. Bevat de ploeg meer dan twee werknemers, wordt er wel rekening gehouden met tijdelijke krachten zoals interims en flexijobbers om de omvang van de ploeg te bepalen. 

Q15. Wat met interims?

Zoals hierboven uitgelegd kunnen interimkrachten mee worden betrokken in de ploegenarbeid. Wat de kwalificatie van de voorwaarden betreft, is dit evenwel afhankelijk van de ploeg waar zij worden ingezet. Het interimkantoor bevraagt aan de klant of aan de voorwaarden zijn voldaan. In geval van toepassing van de bis-regeling moet ook de klant de juiste informatie meedelen aan het interimkantoor.

Q16. Wanneer is de publicatie van de nieuwe wetgeving voorzien?

De publicatie wordt verwacht eind mei, begin juni.