Skip to main content
  • Nieuws
  • Officient: één HR-tool voor het hele personeelsbeleid

Officient: één HR-tool voor het hele personeelsbeleid

  • 17/02/2022

Een bedrijf begint plots explosief te groeien en de HR-afdeling kan het niet meer bijbenen. Het is een situatie die maar al te vaak voorkomt in kmo’s. Om daar een mouw aan te passen, ontwikkelde Officient een tool die het hele personeelsbeleid in goede banen leidt.

We hebben al veel kmo’s ontmoet die hun personeelszaken enerzijds beheerden met de payroll-tool van de sociale secretariaten en anderzijds in 7 Excel-spreadsheets die ze zelf hadden gecreëerd.”

Het klinkt archaisch wat Maarten Decroos vertelt, marketing lead bij softwareprovider Officient, tot je beseft dat het bedrijf pas in 2017 het levenslicht zag. Alleen bestonden er weinig alternatieven voor kmo’s om hun human resources anders aan te pakken. België is sowieso een complex land wat administratie en loonverwerking betreft. In andere landen hebben bedrijven dat in eigen beheer of geven ze de taak door aan gespecialiseerde accountants. Bij ons moeten we een beroep doen op sociale secretariaten.

“Die bieden wel een tool aan voor de loonverwerking, maar daar houdt het bij op,” zegt Decroos. “Human resources is echter veel meer dan dat. Het gaat erom hoe je je medewerkers kunt ondersteunen en welke data je daarvoor nodig hebt. Hoe ga je om met een medewerker die een freelancer is of in het buitenland werkt? Wat met functioneringsgesprekken, onboarding, ziekteverzuim, bedrijfs-wagens en al die andere zaken?”

Jonge mensen stappen met andere verwachtingen naar de bedrijfswereld.

Maarten Decroos

Wake-upcall voor human resources

Die gebrekkige situatie gaf de oprichters van Officient het idee om een alomvat-tende tool te creeren voor personeelsbeheer. Omdat de sociale secretariaten zo’n centrale rol spelen in de loonverwerking zijn zij volledig geïntegreerd in het product. Officient haalt alle relevante data automatisch bij hen op en duwt relevante loonadministratie terug. Maar dat is dus slechts één aspect van de tool, die in wezen alle HR-administratie digitaliseert, centraliseert en automatiseert. Gebruiksvriendelijkheid staat daarbij voorop: “Hoe minder handleiding, hoe beter.”

De HR-wereld had hoe dan ook een wake-upcall nodig, en dat bleek des te meer tijdens de pandemie. Door het verplichte telewerk zaten de personeels-diensten vaak met de handen in het haar. Documenten ophalen of laten invullen, communiceren en omgaan met collega’s, ziekte doorgeven, verlof aanvragen, de pijnpunten werden snel duidelijk. “COVID-19 heeft aangetoond dat de manier waarop human resources momenteel werkt niet alleen inefficiënt is, maar ook voor problemen zorgt,” vat Decroos het samen.

“Dat besef is door de coronacrisis ook sneller doorgedrongen bij de bedrijven.” Bovendien maakte de arbeidsmarkt een plotse evolutie door. Veel mensen veranderden van job, zetten de stap naar freelancing en hebben hogere verwachtingen op het vlak van flexibiliteit. Dat heeft een grote impact op de digitalisering van HR. En het is een generatieverhaal, voegt Decroos eraan toe: “Jonge mensen stappen nu met die andere verwachtingen naar de bedrijfswereld. Dat zal de komende jaren enkel toenemen.”

België veroveren

Officient plukt er alvast de vruchten van. Hun eigen personeelsbestand is gegroeid tot een 40-tal collega’s (van wie een derde freelance) en zo’n 18.000 kmo’s maken al gebruik van de tool. De ambitie is om België verder te veroveren, en sinds ze deel uitmaken van de Exact-groep hebben ze ook voet aan wal in Nederland. Daarnaast willen ze de tool verder uitbouwen. “We gaan nu ook kijken naar de noden van grotere of complexere bedrijven,” verklapt Decroos.

“Bijvoorbeeld op het vlak van performance. We zijn druk bezig om bepaalde facetten van ons product nog verder uit te diepen en een HR-oplossing uit te werken die nog breder gaat.”  

IMU - vzw - Altez
IMU - vzw - De Tijd
IMU - vzw Remant