Volgens de Europese wetgeving kan een werknemer slechts aan het socialezekerheidsstelsel van één land onderworpen zijn.
Is een werknemer tegelijk tewerkgesteld in zijn woonland (bijvoorbeeld via telewerk) en bij zijn werkgever in een ander land? Dan is die werknemer onderworpen aan de sociale zekerheid van zijn woonland vanaf het ogenblik dat hij er een substantiële activiteit (minimaal 25% van de arbeidstijd) uitoefent.
Structureel thuiswerk tijdens coronaperiode
Tijdens de coronacrisis brak structureel telewerk definitief door in vele bedrijven. Om te vermijden dat daardoor de sociale zekerheid zou verschuiven, hield men tijdens deze pandemie geen rekening met thuiswerk. Met andere woorden: voor personen die telewerk en kantoorwerk in verschillende landen van de Europese Unie combineerden, veranderde er niets aan het toepasselijke socialezekerheidsstelsel.
Kaderakkoord met nieuwe socialezekerheidsregels
Deze uitzonderingsmaatregel werd al enkele malen verlengd. Op 30 juni 2023 werd deze regel afgeschaft. Sinds 1 juli 2023 is een kaderakkoord met nieuwe socialezekerheidsregels van toepassing. Jo Lavrysen, Senior International Employment Consultant van SD Worx: “Op basis van het nieuwe kaderakkoord blijft het socialezekerheidsregime van de staat waar de werkgever gevestigd is van toepassing, op voorwaarde dat de werknemer minder dan 50% van de arbeids-
tijd telewerkt in de woonstaat. Telewerkt de werknemer minstens 50% in de woonstaat? Dan wordt het socialezekerheidsregime van de woonstaat van toepassing, wat aanzienlijke administratieve gevolgen met zich meebrengt voor de werkgever.”
Goed om te weten: deze nieuwe regeling geldt enkel voor werknemers die werkzaam zijn voor één werkgever of meerdere werkgevers in dezelfde lidstaat én als het gaat om een combinatie van telewerk en werken op de statutaire zetel van de werkgever. Werknemers met een mobiele functie, zoals vertegenwoordigers, zijn uitgesloten.
EU-lidstaten beslissen zelf over ondertekening
EU-lidstaten kunnen zelf beslissen of ze het akkoord ondertekenen of niet. Bij ondertekening engageert een lidstaat zich ertoe om systematisch in te stemmen met het toekennen van de bevoegdheid aan de lidstaat waar de zetel van de werkgever is gevestigd als de werknemer minder dan 50% van de totale arbeidstijd in zijn woonstaat werkt. Jo Lavrysen: “Het kaderakkoord is enkel van toepassing als zowel de woonstaat als de staat waar de werkgever gevestigd is, het ondertekenen. Nog lang niet alle lidstaten hebben hun beslissing bekendgemaakt. België, Nederland, Luxemburg en Duitsland hebben intussen getekend. Frankrijk blijft voorlopig onbeslist.”
Kortom, op basis van deze nieuwe spelregels kan dus gekozen worden voor de sociale zekerheid van het land van de vestiging van de werkgever. Voorwaarde is wel dat een werknemer minder dan 50% van zijn arbeidstijd thuiswerkt.
Wat moet de werkgever doen?
Als de partijen het kaderakkoord willen toepassen, moet men een A1-document aanvragen. Dit document bewijst in welke lidstaat de werknemer sociaal verzekerd is. Jo Lavrysen: “Om het kaderakkoord in te roepen, moet een specifieke A1 aangevraagd worden in het land waar de werkgever gevestigd is. De lidstaten werken momenteel de aanvraagprocedure uit. Werkgevers moeten binnen de drie maanden een aanvraag van het A1-kaderakkoord indienen, maar uitzonderlijk wordt er nu een overgangsperiode van twaalf maanden voorzien. Werkgevers die telewerk toestaan, brengen best in kaart of er medewerkers in een buurland wonen. Is dit het geval? Dan zal het A1-document aangevraagd moeten worden.
En wat met de fiscale gevolgen?
Op fiscaal vlak is er momenteel geen zicht op een dergelijk overkoepelend akkoord. De normale regels van het dubbelbelastingverdrag bepalen nog altijd de belastbaarheid.
Grensoverschrijdend telewerk blijft dus nog steeds een complexe materie, met de nodige aandacht voor de sociaalrechtelijke, fiscale en contractuele gevolgen van een tewerkstellingssituatie
