“Mensen verbinden, dat is ons doel”

Geen eendagsvlieg

“Een evenement is geen verhaal van één dag”, aldus Geert Vanoverschelde. “Het is een volledig belevingstraject. Vanaf de save-the-date tot en met de aftermovie. Als je echt wilt dat mensen in beweging komen, dan moet je al hun zintuigen aanspreken. Ze moeten het zien, horen, voelen … En na afloop mag – moet – het geheel blijven nazinderen. Het personeelsfeest, congres of nieuwjaarsevent zelf is dus maar een schakel – weliswaar de apotheose – in de hele journey. Klanten nemen ook niet langer genoegen met een voorspelbaar event. Iedereen wil zich onderscheiden. Iets anders dan anders organiseren. Alleen hoe? Dat is vaak de vraag, waar wij dan een antwoord op verzinnen. Doen wij dat alleen? Dat kan. Al leert de ervaring mij dat onze aller- mooiste realisaties ontstonden als gevolg van co-creatie met de klant. Het zijn vaak die ideeën die de perfectie lijken na te streven. Uiteraard qua uitwerking zijn wij ontzorger met de grote ‘O’, wij regelen alles tot in de kleinste details – van locatie tot decoratie, van logistiek tot catering, van uitnodiging tot aftermovie.”

Coronaproof event

Hoe indrukwekkend en verbindend live events ook kunnen werken, door corona zal er in eerste instantie zo goed als niets meer kunnen doorgaan tot het voorjaar van 2021, zo schat Vanoverschelde. “Ook voor Sylvester was corona een moment van reflectie. Hoe kunnen we in deze tijden mensen met elkaar blijven verbinden? Ons antwoord daarop is een volledig virtueel eventplatform, dat de impact van gewone webinars of videoconferenties ver overstijgt. Bekijk het als een soort van game waarbij je met deelnemers samen- komt op een centrale ruimte van waaruit je kunt kiezen om in een break-outsessie te gaan, of te netwerken, te luisteren naar een interactieve keynote of video’s te bekijken. In plaats van de statische opvatting van een webinar of videocall, creëren we een echte beleving, zij het dan digitaal. Ook hiervan maken we achteraf een aftermovie en uiteraard kun je het hele event nadien nog verschillende dagen herbekijken. Het voor- en natraject is trouwens nog belangrijker dan bij een live-event, omdat je vooraf de drempel voor het “onbekende” moet wegnemen. En achteraf wil je al wat je creëerde zo lang mogelijk gebruiken en in leven houden.”

“Intussen organiseerden we zo al een 10-tal events en we merken dat deze concepten onder andere voor bedrijven met internationale focus heel erg interessant zijn. Maar het is ook een company statement. Organisaties die deze aanpak adopteren, tonen zich innovatief en creatief. Deelnemers reageren steevast verrast door onze aanpak. Webinars of conference calls zijn hun referentie voor ‘online events’, maar wat wij aanbieden is daar niet mee te vergelijken.”

Creativiteit kan je stimuleren

Vernieuwend zijn lijkt dus wel dé maatstaf voor een geslaagd event, online of offline. Maar hoe slaag je er dan in om keer op keer vernieuwend en creatief uit de hoek te komen? “Iedereen is creatief, het is kwestie van jezelf ruimte te geven en dat te uiten. Bij Sylvester werken we hard aan een cultuur van openheid en comfort, zodat iedereen ideeën op tafel durft gooien. We ontwikkelden een aantal brainstormmethodes die dat faciliteren en we proberen vaak om iemand te betrekken die er echt niets mee te maken heeft, om die frisse en onbevangen blik mee te hebben. Het helpt ook om anderen omgevingen op te zoeken die je geest prikkelen. Maar voor mij is die cultuur waarin je je comfortabel en gehoord voelt, erg belangrijk. We stimuleren dat door bijvoorbeeld onze tweewekelijkse “breek de week”-sessies waarbij we heel open inspiratie, ideeën en tendensen met elkaar delen. Ook de wekelijkse drink op vrijdag, waar het “verboden” is over het werk te praten, zorgt voor een familiale en vertrouwelijke sfeer waarin mensen durven hun creativiteit uiting te geven. Twee mensen zijn naast hun job als redacteur of eventproducer trouwens continu bezig creativiteit bij Sylvester aan te wakkeren door bijvoorbeeld trends te delen en opleidingen voor te stellen.”