Bij de doorfacturatie van kosten heerst vaak nog onduidelijkheid over de btw. De algemene regel is nochtans helder.
In principe dient u steeds btw te rekenen wanneer u kosten die verbonden zijn aan uw hoofdprestatie doorrekent aan uw klant. Ook indien u ze afzonderlijk factureert. U past op het nettobedrag van uw factuur steeds hetzelfde btw-tarief toe als op uw hoofdprestatie, ook al heeft u zelf een ander percentage aangerekend gekregen bij het maken van de kost.
Voorgaand principe geldt echter enkel voor zover de kosten deel uitmaken van een andere prestatie die als hoofdactiviteit aangemerkt wordt. Wanneer de kosten niet verbonden zijn aan een hoofdprestatie, dan dient deze handeling apart bekeken te worden. De kosten dienen in dat geval gefactureerd te worden volgens hun eigen btw-regime.
Uitzonderingen
Kosten gemaakt in het buitenland
Wanneer u in het buitenland restaurant- en hotelkosten maakt en u de btw ervan niet kan terugvragen, dan dient u btw te rekenen op het bedrag inclusief btw.
Doorrekening van voorschotten
‘Echte’ voorschotten dienen niet aan btw onderworpen te worden. ‘Echte’ voorschotten zijn kosten die u voorschiet voor rekening van uw klant, en waarvan u niet de schuldenaar bent.
Doorrekening tussen verbonden ondernemingen
Als een moedervennootschap personeelskosten, afschrijvingen, of dergelijke wil doorfactureren, dient ook in dit geval steeds bepaald te worden of deze gekoppeld zijn aan een hoofdprestatie.
Informeer u goed bij speciale gevallen. En vermijd discussies met de btw-administratie door de regels correct toe te passen.
Fouten komen ook vaak voor in het geval van de doorfacturering van
- belastingen en boetes
- verzekeringspremies
- werken in onroerende staat, onderhoud, huur,…
- schadevergoedingen
- autokosten
