Toen Niel Van Meeuwen zes jaar geleden de Belgische tak van The Rent Company lanceerde, was het nog een kleine organisatie met een grote missie: elke leerling en leerkracht toegang geven tot een betrouwbare laptop zonder zorgen. Vandaag beheert het bedrijf jaarlijks honderdduizend toestellen en telt het vijftig medewerkers. Die snelle groei vroeg om een professionelere aanpak van HR.
“Een aanvraag ouderschapsverlof wordt vaak dezelfde dag nog verwerkt. Dat geeft rust.” De grootste winst? Ruimte voor échte HR.
In de beginjaren stonden HR-taken vooral gelijk aan basisadministratie: contracten, Dimona’s, lonen, verlof via mail… Maar naarmate het team groeide, werd de versnippering een rem op efficiëntie. “We verloren te veel tijd aan microtaken die we eigenlijk moesten automatiseren,” zegt Niel.
Medewerkers beheren hun eigen gegevens en documenten via een persoonlijk portaal. Dat zorgt voor meer transparantie, minder fouten en een hogere tevredenheid. “We hebben HR uit de mailboxen gehaald,” benadrukt Niel. “Wanneer medewerkers zelf eenvoudige HR-taken opnemen, groeit het wederzijdse vertrouwen.”
Die oplossing vond The Rent Company bij Exact in samenwerking met Securex. Waar HR vroeger verspreid zat over mailboxen en mappen, vormt één digitaal platform vandaag het centrale hart van de organisatie. “Met de HR-software oplossing Exact Officient hebben we onze HR-administratie sterk vereenvoudigd. Alles zit nu op één plek – van personeelsgegevens tot verlofaanvragen. Dat geeft ons tijd om te focussen op onze mensen én onze maatschappelijke missie.”
Securex neemt intussen de payroll en wettelijke formaliteiten voor zijn rekening. Dankzij de automatische koppeling tussen beide systemen wordt elke wijziging in één beweging correct verwerkt. Voor een organisatie die werkt met seizoenspieken en tijdelijke medewerkers is die betrouwbaarheid cruciaal.
Minder administratie betekent meer tijd voor gesprekken, teamontwikkeling en cultuur.