De Onafhankelijke Ziekenfondsen groeperen 4 ziekenfondsen en een Landsbond: OZ Onafhankelijk Ziekenfonds, Partenamut Mutualité Libre, Freie Krankenkasse en Partena Onafhankelijk Ziekenfonds. De organisatie wil een proactieve en innoverende rol spelen ten dienste van de gezondheid van haar leden. En dat doet ze ook voor de medewerkers van de Landsbond, zo blijkt duidelijk uit het hr-beleid. HR Director Carine Deneyer en HR Business Partner Riet Vermeir geven tekst en uitleg.
De hr-afdeling van de organisatie bestaat uit 3 pijlers, duidt Carine Deneyer: “compensations & benefits (waaronder het ‘flexible income plan’ valt), human resources (met specifieke cellen voor recruitment en voor learning & development), en business opleidingen.” Riet is HR Business Partner. “Enerzijds als partner voor het management, anderzijds voor medewerkers: we verwelkomen bijvoorbeeld nieuwkomers, begeleiden personeelsleden bij hun carrièreplanning, en werken rond welzijn”, legt ze uit.
“Het is onze gezamenlijke verantwoordelijkheid om sociaal contact tussen medewerkers te blijven stimuleren.”
In 2013 startte de organisatie al met ‘het nieuwe werken’. Carine vertelt: “In aanloop naar onze verhuis naar een nieuw gebouw, hebben we toen grondig nagedacht over de organisatie van werk en de combinatie van werken op kantoor en thuiswerk. Om de kantoren zo aangenaam mogelijk te maken, hebben we onze medewerkers betrokken bij de inrichting ervan. We stelden materiaal ter beschikking voor thuiswerk, en gaven ook opleidingen rond dat thema, bijvoorbeeld over leidinggeven op afstand. Alle facetten van welzijn – fysiek, sociaal en mentaal – zijn hier dus nauw met elkaar verbonden.”
Van 2 naar 3 dagen thuiswerk, een haalbare kaart?
Voor corona konden medewerkers al 2 dagen per week remote werken. Dankzij die ervaring liep de overschakeling naar 100% thuiswerk tijdens de lockdown vlot. “De medewerkers bleven even productief en de kwaliteit van onze dienstverlening haalde hetzelfde niveau”, benadrukt Carine. “We moesten alleen de bandbreedte verhogen om onze systemen performant te houden, want ook onze 4 ziekenfondsen schakelden volledig over naar thuiswerk. Het belang van de technische componenten wordt trouwens vaak onderschat.”
Met een enquête peilde de organisatie tijdens de coronacrisis naar het welzijn van haar medewerkers. “In het algemeen ging het met de meeste mensen goed, voor veel mensen met ups en downs. Maar daarnaast gaf 4% aan dat het niet zo goed ging. Dat lijkt misschien geen hoog percentage, maar voor ons was het een alarmbel”, vertelt Carine. “We hebben sessies georganiseerd rond veerkracht en extra gecommuniceerd over de manieren waarop medewerkers zich konden laten ondersteunen. Omdat uit die bevraging ook bleek dat sommige collega’s nog weinig contact hadden met elkaar, hebben we ook daarrond gewerkt. Het is immers onze gezamenlijke verantwoordelijkheid om sociaal contact te blijven stimuleren, ook als er in de toekomst nog meer structureel van thuis uit wordt gewerkt.”
De kans is zeer groot dat het aandeel telewerk na de pandemie zal stijgen. “Op vraag van de medewerkers bekijken we of 3 dagen per week thuiswerk mogelijk en haalbaar is. Op het vlak van transversaal samenwerken is dat hybride werken zeker een challenge. Onze meeting rooms worden alvast heringericht en uitgerust met extra infrastructuur. Daarnaast gaan we ook investeren in extra opleidingen”, vertelt Carine.
Co-creatie
Bij vele initiatieven worden de medewerkers nauw betrokken. “Ook de werkgroep wellbeing, die we oprichtten in 2017, is opgestart in co-creatie”, legt Riet uit. “De werkgroep is heterogeen samengesteld. Eén keer per jaar maken we een roadmap met de acties voor het komende werkjaar. Maandelijks komen we samen om die acties uit te rollen, in samenwerking met de werkgroepen fit & fun, charter (sociale activiteiten) en mobility. We werken op 4 pijlers: veerkracht om met stress om te gaan, het voorkomen van burn-outs, het verminderen en verkorten van afwezigheden, en re-integratie na afwezigheid.”
De initiatieven zijn zeer gevarieerd. “Medewerkers die het moeilijk hebben, kunnen terecht bij een organisatie die psychologische ondersteuning biedt. We organiseerden zelf al sessies rond thema’s als mentale veerkracht en slaaphygiëne. Tijdens de pandemie zoomden we dan weer in op ‘hoe mensen aansturen vanop afstand?’. Er zijn ook initiatieven met een hoog ‘fun’-gehalte: yogalessen, een digitale quiz, samen pannenkoeken bakken. De komende tijd gaan we vooral focussen op de terugkeer naar kantoor. We willen tonen dat mensen veilig naar het werk kunnen komen, én dat het ook fijn is om hier te zijn.” Maatschappelijk verantwoord ondernemen vindt de organisatie ook heel belangrijk. “Met hun flexible income plan kunnen mensen een donatie doen voor een bepaald project. Maar het kan ook iets kleins zijn: de paaschocolade werd vorig jaar bijvoorbeeld geschonken aan verplegend personeel. Het zijn allemaal zaken die mensen sterk linken aan ons bedrijf. Onze medewerkers voelen dat ze in een warme organisatie werken. Ze voelen zich hier thuis. Dat heeft een belangrijke waarde op het vlak van retentie; het verloop ligt hier zeer laag.”
De ambitie van Carine en Riet is om het hr- en welzijnsbeleid ook in de toekomst zo nauw mogelijk te laten aansluiten bij de behoeften van de medewerkers, de organisatie én de maatschappij. “We blijven wetenschappelijke studies opvolgen om te zien hoe anderen omgaan met het nieuwe werken. En we experimenteren ook met nieuwe zaken. Er loopt bijvoorbeeld een pilootproject rond autonoom samenwerken en peer reviews. Zo toetsen we of nieuwe manieren van werken passen in onze eigen bedrijfscultuur”, besluiten ze.
Wil je meer ontdekken over hoe we tot een gezond, digitaal en duurzaam welzijnsbeleid voor iedereen komen?
Schrijf je dan in voor het jaarlijks Voka Health Community Congres op dinsdag 28 september bij Den Berg te Londerzeel, uiteraard #coronaproof! Die middag gaan we samen met jou, experten, ervaringsdeskundigen en beleidsactoren in gesprek over werk, welzijn en werkgeluk in het nieuwe normaal.
Ontdek hier de visie van onze andere toekomstdenkers.
