Skip to main content

Facility Management

  • 29/11/2021

Facility Management is een erg ruim begrip. Voor het ene bedrijf blijft de functie beperkt tot de coördinatie van de schoonmaak, voor een ander komt het neer op bijna alles wat niet tot de core business behoort. Een Facility Manager die van vele markten thuis is en genoegen schept in het ontzorgen van zijn collega’s, kan wel degelijk een groot verschil maken voor het succes van de hele organisatie. Dat getuigen Nathalie Wlosiniak en Jochem Hansen, Facility Managers van respectievelijk Mobis Parts in Beringen en Cegeka in Hasselt.

Nathalie Wlosiniak
Nathalie Wlosiniak, Mobis Parts

 

Onze collega’s maximaal ontzorgen: daar draait het om

Het gebeurt niet al te vaak dat een vrouw kiest voor een uitgesproken technische functie. Zoals Facility Manager bij Mobis Parts. “Het helpt natuurlijk als je enige affiniteit hebt met techniek”, zegt de enthousiaste Nathalie Wlosiniak. “Ik heb vroeger nog voor een bouwbedrijf gewerkt en daar ervaring opgedaan met gebouwen en het onderhoud ervan. Voor de rest is het een functie waar je in kan groeien. Je moet nieuwsgierig zijn en door zelfstudie telkens bereid zijn om nieuwe dingen bij te leren. Het hangt er uiteraard ook van af wat er allemaal tot je takenpakket behoort. Bij Mobis Parts is dat heel ruim. Het gaat van de schoonmaak over het onderhoud van de tuinen, tot het beheer van de technische installaties, de veiligheid zoals sprinklers, alarm of toegangscontrole, en zelfs de aankoop van meubilair en andere materialen. Bovendien moet je in de uitvoering nog heel wat parameters in de gaten houden, zoals de beperking van de ecologische voetafdruk. Volgens mij is de voornaamste kwaliteit van een Facility Manager dat hij of zij de problemen kan vaststellen, analyseren en er de juiste oplossing voor kan vinden. Ja, het is een heel veelzijdige job met veel verant­woordelijkheid.”

Strooidienst op afroep

Het team dat Nathalie heeft samengesteld voor de uitvoering van al deze taken, bestaat zowel uit interne mensen als externe leveranciers. “We werken met een aantal erg goede technici die bij ons op de loonlijst staan”, vertelt ze. “Naast een vast takenpakket voeren zij vooral kleine herstellingen en klusjes uit. Voor andere, meer complexe en specifieke taken laten we ons bijstaan door externen.” 
“Om snel en efficiënt met hen te communiceren, moeten we natuurlijk ook zelf mee zijn met het reilen en zeilen. De firma’s waar we een beroep op doen, zorgen zowel voor periodiek onderhoud, zoals de schoonmaak, tuinen, machines en beveiligingsinstallaties. Daarnaast kunnen ze ook op afroep worden ingeschakeld, bijvoorbeeld als de ramen extra gewassen moeten worden wanneer we hoog bezoek krijgen, of als door stormweer de tuinaanleg overhoop ligt. Tot die categorie behoort ook de strooidienst bij vriestemperaturen.”

De reden om bijvoorbeeld voor de schoonmaak externe partners in te schakelen (in het geval van Mobis is dat Higenius uit Genk), is vooral een kwestie van efficiënte personeelsbezetting. “Als je in functie van vakanties, ziekte, coronabesmettingen en andere factoren een passend rooster moet samenstellen, is dat niet evident. Zeker niet in tijden van krapte op de arbeidsmarkt. Vandaar dat we kiezen voor betrouwbare partners, die altijd back-up voorhanden hebben om ons verder te helpen. Dat systeem werkt voor ons het best.” De leveranciers worden uiteraard heel regelmatig geëvalueerd op de kwaliteit van hun werk. “We doen inderdaad steekproeven, maar zitten toch aan percentages van 80 tot 90% van de prestaties waar we controles op doen. Zelfs voor het snoeien van de bomen geven we een beoordeling. Als bij die evaluaties blijkt dat we niet tevreden zijn, gaan we uiteraard eerst in dialoog met de leverancier. Komt er geen verbetering in, dan schakelen we over naar een nieuwe aanbesteding. Met nieuwe firma’s werken we doorgaans een jaar, zodat we kunnen vaststellen welk vlees we in de kuip hebben en of er een goede klik is. Als dat goed loopt, schakelen we over naar contracten van drie jaar. We geven de vorige leverancier wel steeds de kans om opnieuw in te tekenen. Als hij ons kan overtuigen dat zijn prijs-kwaliteitverhouding de volgende keer beter is, sluiten we een verdere samenwerking zeker niet uit.”

Goede huisvader

Nathalie Wlosiniak krijgt van haar werkgever ruime bevoegdheden om haar job als Facility Manager in te vullen. “We maken jaarlijks een budget op, in functie van de lopende en toekomstige contracten”, legt ze uit. “Een extra budget losweken kan uiteraard altijd als er zich actuele noden voordoen. Stel dat er een noodzakelijke herstelling van een lekkend dak moet gebeuren, dan krijgen we daar snel goedkeuring voor. Ook voor specifieke projecten, bijvoorbeeld het terugdringen van de CO2-uitstoot, wordt een aparte pot gereserveerd. De facturatie en de boekhouding doen we zelf op onze dienst, zodat we alle prestaties nauwkeurig kunnen opvolgen.”

Samengevat heeft de Facility Manager de taak om de duurzaamheid van de gebouwen en terreinen te verlengen. “Een belangrijk aspect daarvan is dat we alle collega’s ervan bewust maken om de materialen en accommodatie te gebruiken als een goede huis­vader”, vertelt Nathalie Wlosiniak. “Dat gaat van de omgang met bijvoorbeeld goederen- en schaarliften, tot het gebruik van badges en bureaustoelen, maar evenzeer het respect voor het werk van anderen. Mensen sensibiliseren om hun afwas in de vaatwasser te zetten of ons te melden als ze ergens per ongeluk schade hebben veroorzaakt: dat zijn van die basisprincipes die ons het werk veel aangenamer maken. Over het algemeen wordt dit bij Mobis heel goed toegepast. En daar zijn we blij mee. Het is ook door de strikte opvolging van alle instructies rond de Covid-maatregelen dat we gespaard zijn gebleven van besmettingsuitbraken in ons bedrijf. We hebben daar vanuit Facility Management veel sensibilisering rond opgezet en dat heeft zijn vruchten afgeworpen. Zoals je ziet: in onze job moet je echt van alle markten thuis zijn!” 

 

Jochem Hansen
Jochem Hansen, Cegeka

 

Een andere best practice van de aanpak door een Facility Manager is het werk van Jochem Hansen bij Cegeka. De Bilzenaar werd onlangs nog door zijn collega’s in heel België verkozen tot Facility Manager of the Year. “Ik denk dat je vooral de interne klant, dus je eigen werkgever, zo goed mogelijk moet ontzorgen zodat de collega’s zich maximaal kunnen focussen op hun core business”, zegt Jochem.

Leveranciers moeten service hoog in het vaandel dragen

“Je kan tegenwoordig een opleiding volgen om Facility Manager te worden, maar die opleidingen zijn schaars en nog maar heel recent beschikbaar”, zo steekt Jochem Hansen van wal. “De meeste mensen in mijn functie zijn dus een beetje per toeval in het vak gerold. Ik was als Bachelor Elektronica aanvankelijk verantwoordelijk voor de datacenters bij Cegeka, en van daaruit is mijn jobinhoud gegroeid naar het integrale onderhoud en beheer van alle gebouwen. Dat gaat heel breed. De ene dag zijn we bezig nieuwe gebouwen of verdiepingen in te richten, de volgende dag voeren we technische onderhandelingen met allerlei leveranciers.” 
“Het is dus heel divers, en dat is het mooie aan dit beroep. Voorwaarde is wel dat je technisch inzicht hebt en analytisch bent ingesteld. Je moet leergierig zijn om alle evoluties op te kunnen volgen. Als je totaal geen idee hebt, kan je onmogelijk het werk van je eigen team en je leveranciers beoordelen. Het is belangrijk om voeling te hebben met alle deelaspecten zodat je iedereen kan blijven challengen en de lat hoog kan leggen.”

Ook bij Cegeka werkt de Facility Manager met zowel eigen mensen als externe partijen. “Binnen ons team hebben we specialisten in diverse deeldomeinen, zoals elektriciteit, luchtbehandeling, koeling of toegangscontrole. Anderen zijn meer bezig met ‘soft facilities’, zoals ergonomie, catering, schoonmaak, aankoop van materialen, enzovoort. Ik ervaar dat de verbondenheid van al deze eigen mensen met hun werkgever belangrijk is voor de kwaliteit die wordt afgeleverd. Ze moeten Cegeka beschouwen als de interne klant, die perfect ontzorgd moet worden voor alles wat niet tot de core business behoort. Zo kunnen de specialisten in IT zich volledig daarop focussen en genieten van de beste werkomstandigheden. Deze hospitality naar de collega’s, dat is onze voornaamste taak.”

“Het is belangrijk om voeling te hebben met alle deelaspecten zodat je iedereen kan blijven challengen en de lat hoog kan leggen.”

Prijzenpakker

En Jochem Hansen doet dat goed. “Om de twee jaar reikt onze beroepsfederatie van Facility Managers een nationale award uit”, vertelt hij. “Naast de prijs van de vakjury is er ook een onderscheiding die door de collega’s uit het vakgebied wordt toegekend. Het is deze Public Award voor Facility Manager of the Year die ik onlangs in ontvangst mocht nemen. Een hele eer, uiteraard. Waarom ik de prijs heb gekregen, weet ik natuurlijk niet precies. Maar ik denk dat onze focus op het ontzorgen van de interne klant wel de doorslag heeft gegeven. Daarnaast speelt ook de manier waarop je Facility Management toepast, een grote rol. Parameters als innovatie,  circulariteit en sustainability hebben daarin een belangrijke invloed.”

Service is prioritair

De externe leveranciers die bij Cegeka worden ingeschakeld, moeten aan diverse criteria voldoen. “Prijs speelt uiteraard een rol, maar we kijken toch vooral naar de geleverde kwaliteit en de manier van werken”, stelt Jochem. “Zo moeten de waarden en normen die zij uitdragen, aansluiten bij de visie van Cegeka. Corporate Social Responsability is bijvoorbeeld een criterium dat wij in overneming nemen. En je moet kort bij de klant staan en open communiceren, anders wordt het een moeilijk verhaal. Ik neem even ITZU Cleaning als voorbeeld. Zij zorgen al jaren voor de schoonmaak in al onze gebouwen over het hele land. Hun CEO, Luc Lormans, komt zelf regelmatig tot bij ons om de gang van zaken te bespreken en bij te sturen waar nodig. Maar ook het contact met de schoonmakers zelf vinden wij belangrijk. Als zij zich goed voelen in onze werkomgeving, zetten ze met plezier de extra mile om topkwaliteit af te leveren. Het servicelevel is prioritair. Dat vertaalt zich tevens in het ISO 14001-certificaat dat zowel wij als ITZU hebben behaald. Nog zo’n leverancier waar we vaak mee samenwerken, is Pami uit Pelt. Op-en-top professionals die de dialoog niet uit de weg gaan en service hoog in het vaandel dragen. Het succes van een Facility Manager hangt dus ook sterk samen met de keuze van zijn teamleden en leveranciers. Samen sterk, weet je wel…” 

Contactpersoon

Laura Michielsen

Coördinator marketing & communicatie

Artikel uit publicatie

Logo Mensura
Proximus
SD  Worx
Logo KPMG
alk
Logo JAM
Trixxo