Vandaag is investeren in digitalisering cruciaal voor de groei van een onderneming. Van een efficiënter voorraadbeheer tot de showroom van de toekomst: aan digitale uitdagingen geen gebrek! We polsten bij Ellen Roosen, office manager bij ad Bibendum, welke uitdaging het bedrijf in de praktijk wil omzetten en hoe Voka Digihub hen hierbij kan helpen.
Passie voor wijn
Vanuit hun passie voor lekkere wijnen richtten Johan en Björn Monard in 1997 ad Bibendum op. Sinds 2021 is ad Bibendum volledig in handen van Björn Monard, omdat Johan geëmigreerd is naar Spanje. Vandaag, 25 jaar later, beschikt deze wijnimporteur uit Sint-Truiden over maar liefst 1.400 referenties waarvoor het als exclusieve verdeler in de Benelux optreedt. “We importeren wijnen uit 17 verschillende landen, van Chili tot China”, zegt Ellen. “We leveren aan horecazaken, winkeliers en particuliere klanten, die we graag verwelkomen in onze wijnwinkels in Antwerpen, Sint-Truiden of Gent. Met een team van 30 vaste medewerkers werken we hard aan de groei van ad Bibendum.”
Populaire webshop
Een belangrijke bouwsteen voor die groei is de webshop, waar particuliere klanten het uitgebreide wijnassortiment kunnen bekijken en bestellingen kunnen plaatsen. “Tijdens de coronapandemie was onze webshop een cruciale schakel om onze verkoopcijfers op peil te houden. Door de lockdownperiodes lag de horeca plat en steeg de thuisconsumptie van wijn bij particulieren. Via gerichte mailingacties zetten we ons online wijnaanbod regelmatig in de kijker. In september zijn we trouwens gestart met een aparte webshop voor onze horecaklanten. Op die manier schakelen we een versnelling hoger in digitalisering, waarbij bestellingen automatisch ingeladen worden in ons ERP-systeem.”
Automatisatie magazijnbeheer
De voorbije kwarteeuw heeft ad Bibendum een indrukwekkend assortiment van wijnen en een trouw klantenbestand opgebouwd. Dit weerspiegelt zich in mooie omzet- en margecijfers. “Ons team van 10 account managers, 15 administratieve krachten en 5 magazijnmedewerkers is een goed geoliede machine”, geeft Ellen aan. “Rond deze periode start een zeer drukke periode die tot eindejaar duurt. In november organiseren we trouwens onze jaarlijkse degustatie-events waarop iedereen welkom is. In ons magazijn is het alle hens aan dek om alle in- en uitgaande goederenstromen zo efficiënt en correct mogelijk te beheren. Op korte termijn plannen we een automatisatie van dit magazijnbeheer, via een scansysteem en unieke barcode per product. Vandaag werken we nog met pickbonnen, maar die klassieke manier van werken is niet toekomstbestendig.”
“Voor de automatisatie van ons orderpickingproces gaan we niet over één nacht ijs. We willen dit meteen goed aanpakken.”
Bottlenecks bij digitalisering
Dat digitalisering vaak een complex proces kan zijn, zien Ellen en haar collega’s in de praktijk. “Bij de voorbereiding van een geautomatiseerd magazijnbeheer merkten we onder meer dat sommige geïmporteerde wijnen van verschillende jaren dezelfde barcode hebben. Sommige leveranciers gebruiken dus dezelfde code, wat ons zou verplichten om zelf eigen labels te creëren. Bovendien is ons magazijn een plek waar goederen voortdurend in beweging zijn, met snel wijzigende palletlocaties. Het in kaart brengen van deze ‘bottle- necks’ vergt het nodige denkwerk, waarvoor we de nodige tijd willen nemen. Zeker omdat de omschakeling naar automatisatie een grote investering met zich meebrengt, én omdat we uiteraard de werklast voor de medewerkers willen verlagen in plaats van verhogen.”
Voka Digihub
In het kader van deze denkoefening kan de Voka Digihub een belangrijke meerwaarde bieden. “Onlangs hadden we een verkennend gesprek met een Voka-specialist, waarna een externe partner ons bedrijf grondig doorlichtte op het vlak van digitalisering”, bevestigt Ellen. “We kijken uit naar het vervolg van dit traject, met extra advies van experten en een actieplan op maat van ad Bibendum. Op die manier stomen we onszelf en onze zakenpartners klaar voor een duurzame en rendabele toekomst!”
Voka Digihub: test, leer en digitaliseer
Digitaliseren in jouw onderneming levert heel wat nieuwe kansen op, maar is ook een complex proces. In de Voka Digihub kan je terecht voor advies, expertise, experiment en financiële steun. We werken samen een actieplan op maat uit en brengen je in contact met de juiste experten en kennisinstellingen.
