Skip to main content
  • Home
  • Nieuws
  • Digitale transformatie is een must voor elk bedrijf
Eric Gryson (foto)
  • 12/01/2017

Digitale transformatie is een must voor elk bedrijf

In juni 2016 lanceerde Ricoh Belgium de eerste en unieke digitale fabriek van België. Waar het bedrijf vroeger vooral gekend was omwille van de printers en kopieerapparaten, ondersteunt het haar klanten tegenwoordig doorheen de volledige digitale evolutie. We praatten met Eric Gryson die sinds 2009 de touwtjes in handen heeft bij Ricoh Belgium en Luxemburg. Al gaat zijn geschiedenis met het bedrijf heel wat verder terug. Sinds 1989 werkt hij al voor Ricoh en in 2000 ging hij aan de slag als General Manager. Bij de integratie van Ricoh Belgium en Nashuatec Belgium in 2007 werd hij aangesteld tot Chief Operating Officer.

Eric Gryson (Ricoh)Doorheen de jaren heeft hij goed de evoluties op de Belgische markt kunnen volgen. De grootste uitdaging voor de Belgische afdeling van dit Japanse bedrijf, is dat veel mensen Ricoh nog steeds alleen maar associëren met kopieermachines en printers. “Niet dat dat niet klopt hoor, maar Ricoh is zoveel meer dan dat”, vertelt Gryson. “We beantwoorden aan de noden van onze klanten, of ze nu klein zijn of groot, en helpen hen bij hun digitale transformatie.”

Die digitale transformatie is geen doel op zich, maar wel een noodzakelijk middel om bepaalde voordelen uit een bedrijf te kunnen halen. “Denk maar aan betere mobiliteit, optimale samenwerking en scherpere beveiliging van data”, legt Gryson uit. “Al die dingen kan je alleen verwezenlijken als je voor de volle 100% inzet op digitalisering. Iedereen heeft het er bijvoorbeeld steeds maar over dat er iets moet gebeuren op vlak van mobiliteit, maar dat kan alleen als we bedrijven helpen om mobieler te worden. Bij Ricoh beschikken we over een breed aanbod om bedrijven hierin bij te staan: digitalisatie van informatie, cloud oplossingen, videoconferentie en interactieve producten. En de vraag is groot, want 59% van de kmo-bedrijfsleiders is zich bewust van het belang van de digitalisering. Doordat wij hen daarin bijstaan, kunnen zij zich weer concentreren op huncore business.”

 

Elektrisch ecosysteem

En Ricoh zou Ricoh niet zijn, als ze op technologisch vlak niet enkele vernieuwingen voor betere mobiliteit invoerden. Het mobiele kantoor is daarvan het beste voorbeeld: “Sinds enkele jaren kunnen onze klanten kiezen voor een ‘Mobile Office’. Dit is een rijdend kantoor, voorzien van 4G, tablets, printer en een videoconferentie-systeem, met of zonder chauffeur. Op die manier kunnen de medewerkers gewoon werken tijdens hun verplaatsingen.”

Op welke manier Ricoh zelf inzet op duurzame mobiliteit? Gryson:“Mijn grote droom is om in ons bedrijf een elektrisch ecosysteem te realiseren waarbij al onze medewerkers beschikken over een elektrische wagen, die ze elke dag op kantoor kunnen opladen.Wij zouden dan zonnepanelen installeren en de energie die in de auto opgeslagen wordt, kan de werknemer dan ‘s avonds thuis gebruiken.”

 

“Mijn grote droom is om in ons bedrijf een elektrisch ecosysteem te realiseren waarbij al onze medewerkers beschikken over een elektrische wagen, die ze elke dag op kantoor kunnen opladen.”

 

Maar voor het zover is, onderneemt Ricoh nu ook al heel wat acties om duurzame mobiliteit in de hand te werken. “Aangezien de wagen het populairste middel blijft om verplaatsingen te doen, hebben we het aanbod van onze bedrijfswagens sinds een aantal jaren grondig aangepast. Zo bieden we onze medewerkers milieuvriendelijke wagens aan met een zuinige motor en een zo laag mogelijke CO2-uitstoot. Twee maal per jaar herbekijken we onze car policy zodat we deze kunnen updaten met de meest groene modellen op de markt.”

“Verder staan sinds kort ook alternatieve brandstoffen in de picture. We bieden zowel hybride als 100% elektrische wagens aan. Als CEO wil ik zelf het ‘groene’ voorbeeld geven. De wagen waarmee ik rij is 100% elektrisch. Onze CFO rijdt dan weer in een 100% hybride wagen. Het is immers belangrijk dat wij deze voorbeeldrol opnemen.”

 

Maand van het milieu

Maar het stopt niet bij dit groene aanbod, want ook sensibilisering staat op de agenda. “We organiseren elk jaar de ‘maand van het milieu’. Tijdens deze maand kunnen onze medewerkers kennismaken met milieuvriendelijke alternatieve vervoersmiddelen. Zo hebben we al gewerkt rond de elektrische fiets, de elektrische wagen, CNG en hybride wagens.”

Gryson vindt de keuze voor een slimme combinatie van vervoersmiddelen erg belangrijk. “Het gebruik van openbaar vervoer betalen we voor de volle 100% terug. Daarnaast proberen we de fiets als milieuvriendelijk alternatief te stimuleren door extra fietsenstallingen en douches te voorzien. En de nieuwste trend onder de collega’s is carpoolen: vaak kiezen ze om maar met 1 wagen de verplaatsing naar een gemeenschappelijke vergadering te doen.”

 

Kleine beetjes helpen

Naast het aanbieden van verschillende opties, wordt er ook structureel gekeken naar de beste manier van werken. “Om bewust om te gaan met het aantal afgelegde kilometers en het bijhorende tijdverlies, bieden we de mogelijkheid om decentraal te werken. Daarvoor bieden we op drie verschillende plaatsen in heel België flexibele werkplaatsen aan.” En ook technologische snufjes, zoals videoconferencing, helpen daarbij. “We zijn het tijdperk waarin we ons massaal verplaatsen naar een buitenshuis geplande meeting al lang voorbij. Via onze videoconferentie systemen werken we samen op een veilige manier, ongeacht waar we ons bevinden.”

 

“Wisselstukken en bevoorradingen worden ‘s nachts afgeleverd bij onze techniekers, waardoor we opnieuw besparen op het aantal verplaatsingen overdag. Het zit hem vaak in de kleine dingen, maar ik ben ervan overtuigd dat al die kleine beetjes helpen.”

 

“Tot slot plannen we de werkzaamheden van onze techniekers en sales medewerkers zorgvuldig, zodat ze zich maximum binnen een straal van 30 kilometer rond de eigen woonplaats moeten verplaatsen.Bovendien worden wisselstukken en bevoorradingen ‘s nachts afgeleverd bij onze techniekers, waardoor we opnieuw besparen op het aantal verplaatsingen overdag. Het zit hem vaak in de kleine dingen, maar ik ben ervan overtuigd dat al die kleine beetjes helpen.”

Deze maatregelen hebben niet alleen een positief effect op het klimaat, maar ook op het welzijn van de medewerkers. Het is duidelijk dat Gryson een gerichte hr-aanpak heeft. Zo vindt hij het uiterst belangrijk dat individuen zich kunnen ontplooien binnen het bedrijf: “We maken gebruik van een efficiënt evaluatieproces. De taken van de medewerkers zijn gelinkt aan objectieven en tijdens de evaluaties wordt de medewerker daarop geëvalueerd. Daarnaast wordt een persoonlijk individueel plan opgesteld, waarbij de nadruk ligt op het feit dat elke medewerker verantwoordelijk is voor zijn of haar carrière. We hebben ook een talentenprogramma ontwikkeld waarbij een groep van werknemers uitgekozen werd om projecten uit te werken die de werksfeer moeten stimuleren. En al onze managers volgen een opleiding totpeople management, die we ook aan onze klanten aanbieden, om op die manier te kunnen bijdragen tot een efficiëntere samenwerking.”

 

Toegevoegde waarde

Een duidelijke visie, dat is waar Gryson als CEO voor staat. Doorheen de jaren heeft hij het managen van het bedrijf structureel in goede banen geleid. De grootste uitdaging tot nu toe? “De fusie van drie concurrerende bedrijven met hetzelfde aanbod. Ik wilde immers de werkgelegenheid voor iedereen behouden, en daarom ben ik vertrokken van het principe dat élke persoon eigen toegevoegde waarde creëert voor het bedrijf.”

Eric Gryson (Ricoh)En dat deed hij goed, want hij zette Ricoh als onbetwiste marktleider op de kaart, met een marktaandeel van bijna 40%. Momenteel telt Ricoh meer dan 700 medewerkers in ons land, plus nog eens 45 in Luxemburg, en heeft het een omzet van meer dan 170 miljoen euro in de Belux. Een mooie pluim voor Gryson dus. Maar wat staat in de toekomst nog op de agenda? “Ik zou willen evolueren naar een bedrijf dat samen met zijn klanten een digitaal ecosysteem realiseert. Al vanaf de oprichting van Ricoh, speelt innovatie een zeer belangrijke rol. Eerst in de vorm van printers en faxen, die een belangrijke bijdrage leverden aan de wereldwijde automatisering in kantoren. Vandaag helpen we organisaties om anders en beter (samen) te werken, waarbij de nadruk ligt op een samenspel van mensen, techniek en processen. Als wij de digitale kant van het proces kunnen verzorgen, kunnen onze klanten zich focussen op de rest.”

 

Niet of, maar hoe

Het is een proces dat absoluut noodzakelijk is, merkt Gryson op. “We merken een duidelijke evolutie binnen de sector. Vroeger wilden onze klanten gewoon een kopieermachine, vandaag vragen ze van ons om te beantwoorden aan een bepaalde nood. Meer innovatie, meer oplossingen, meer winstgevendheid, meer beveiliging, meer productiviteit: bedrijven hebben veel verschillende behoeften en ze zijn allemaal even noodzakelijk. Omdat de behoeften van bedrijven voortdurend veranderen, maar vooral omdat het volume van informatie steeds groter wordt, is het voor ons cruciaal om snel te kunnen schakelen en gepast in te spelen op al deze behoeften tegelijkertijd.”

“Verder is het natuurlijk een gigantische evolutie dat de technologie voor iedereen zo toegankelijk geworden is. Tot de jaren 80 waren technologische innovaties enkel toegankelijk voor bedrijven.  Vandaag heeft iedereen een smartphone, tablet, etc. en is de situatie omgedraaid:het wordt een uitdaging voor bedrijven om op digitaal vlak even snel te groeien als de toepassingen in de privésfeer. Digitalisering is dan ook geen keuze meer. De vraag is niet om wel of niet digitaal te zijn, maar wel hoe we kunnen genieten van de voordelen van digitalisatie.”

 

“Het wordt een uitdaging voor bedrijven om op digitaal vlak even snel te groeien als de toepassingen in de privésfeer. Digitalisering is dan ook geen keuze meer. De vraag is niet om wel of niet digitaal te zijn, maar wel hoe we kunnen genieten van de voordelen van digitalisatie.”

 

Digital Factory

Daarom richtte Ricoh de ‘digital factory’ op, die in aanwezigheid van minister De Croo plechtig geopend werd. “Met de Digital Factory zorgen we ervoor dat bedrijven snel toegang krijgen tot gegevens en die snel kunnen gebruiken. Een onderdeel van deze Digital Factory is onze scanning Factory, uniek in België en dé plek waar de meeste documenten gedigitaliseerd worden. De bedoeling is om documenten in te scannen en te indexeren zodat ze eenvoudig terug te vinden en te bewerken zijn. De documentprocessen worden samen met de klant overlopen.”

Uniek in België, is dat de Japanse invloed die Ricoh Belgium zo innovatief maakt ten opzichte van de andere spelers? “Dat zou ik niet willen zeggen. Ricoh Belgium is immers op veel vlakken een echt Belgisch bedrijf. Zo zijn er in ons land veel familiebedrijven waarbij de toegevoegde waarde primeert op procedures en genomen beslissingen. En het is die toegevoegde waarde waar we ook bij Ricoh heel erg op inzetten.”

Volgens Gryson heeft België ook een ultieme troef binnen Europa: “We bevinden ons op de culturele scheidingslijn tussen Noord-Europa, waar bedrijven meer rationele beslissingen nemen, en Zuid-Europa, waar goede zakenrelaties belangrijk zijn. Aangezien we in ons land een zeer open economie hebben, is deze geografische ligging dan ook bevorderlijk voor onze handelsrelaties met het buitenland.”

 

Foto's: Studio Dann

Contactpersoon

Proximus
Made in Vlaams-Brabant
ING
Proximus
SD  Worx
Logo Premed
Logo Randstad