Met 77.000 evenementen per jaar is België verre van ‘boring’. Maar de evenementensector kreunt zwaar onder corona en de toekomst oogt erg onzeker en somber. Opdrachtgevers – zowel bedrijven als overheden – haken noodgedwongen massaal af. En dus is het akelig stil bij de professionele agentschappen én in de hele ketting van suppliers. Duizenden freelancers delen zwaar in de klappen. De overheid liet de relatief zwak georganiseerde sector maandenlang in onzekerheid en kelderde, na de opflakkering van het virus, de hoop op een nieuwe start in het najaar. Het wordt bang afwachten, beseft Bruno Schaubroeck (woordvoerder van de evenementensector). En toch is er nog leven na corona…
Tekst Marijke Van Gysegem, Jan Van Gyseghem, Sam De Kegel en Mathieu Wouters
Eén sector, veel stemmen
De cultuur- en evenementenwereld smeekt(e) lang om politieke aandacht. Het duurde ook lang vooraleer de sector (min of meer) eensgezind zijn verzuchtingen aan de overheid kenbaar maakte. Eventagencies zijn al vrij goed georganiseerd met een koepelorganisatie als Association of Communication Companies (ACC). Maar de sector omvat meer dan die agencies, ook de locaties, cateraars, podiumbouwers en andere leveranciers lijden onder de crisis.
Tijdens de eerste lockdown werd de Alliance Belgian Event Federations opgericht om de solidariteit en de gemeenschappelijke belangen vorm te geven. Woordvoerder is Bruno Schaubroeck, zelf ook gepokt en gemazeld in de evenementenwereld – hij stond mee aan de wieg van o.a. I Love Techno en runde zelf twee evenementenkantoren. Hij beaamt dat de sector niet met één stem sprak toen corona uitbrak. “Als sector waren we niet goed georganiseerd en dus deels onzichtbaar. De alliantie tussen ACC (de agentschappen), BESA (technische evenementenleveranciers), BECAS (eventcateraars) en Febelux (congres- en beursorganisatoren & zaaleigenaars) was broodnodig. We streven immers hetzelfde na: als een evenementenkantoor 100 euro budget ter beschikking krijgt van een klant, sijpelt een groot stuk door naar alle leveranciers. 80 euro wordt uitgeven aan een zaaleigenaar, licht- en geluidbedrijf of cateringbedrijf. Die doen op hun beurt dan beroep op nieuwe leveranciers of werkkrachten. Die 100 euro gaat cumulatief gezien dus door heel wat handen en daardoor krijg je een gecumuleerd verlies dat in maart al tot 7 à 8 miljard euro opgelopen was.”
Steun, maar beperkt
De alliantie van Belgische event federaties liet toe om als één stem naar de overheid te stappen en te pleiten voor steunmaatregelen. Die kwamen er ook: met o.a. de technische werkloosheid voor mensen in de sector, 100% fiscale aftrekbaarheid van evenementen en een terugbetaalbaar voorschot voor de event industrie. Intussen kwam daar het wegvallen van de RSZ voor het derde kwartaal van 2020 bij, net als een oplossing voor het vakantiegeld en een overbruggingsrecht tot het einde van het jaar. Maatregelen die Bruno toejuicht maar die geen perspectief bieden op lange termijn: “Alle beetjes helpen uiteraard, maar we hebben nu nood aan structurele oplossingen over een langere periode.”
Het duurt immers een hele tijd om een sector die volledig plat ligt, terug operationeel te krijgen. De professionele organisatie van een evenement op zich vergt immers al weken, meestal maanden, voorbereiding. Bruno Schaubroeck: “Het zal lang duren vooraleer de ganse keten weer echt is opgestart. Een evenement voorbereiden duurt gemiddeld twee tot drie maanden, voor beurzen is dit zes maanden tot een jaar, voor concerten en festivals zelfs tot meer dan een jaar. Er zijn ondernemers die weten dat ze voor de zomer van 2021 niet aan de bak zullen komen.” Bruno vreest voor de uitstroom van human capital uit de sector. “Mensen steken evenementen in elkaar en geven het technologisch materiaal meerwaarde. We moeten hen beschermen. Het is een goede zaak dat de tijdelijke werkloosheid verlengd wordt tot eind dit jaar. Zo zullen vaste medewerkers in ieder geval hopelijk grotendeels aan boord blijven.”
Van ad hoc, naar structureel plan
Om de vraag naar structurele oplossingen te versterken, riep de sector de Event Confederation in het leven. Daarin zetelen niet alleen alle rechtstreekse betrokkenen, maar willen we ook ‘industry partners’ zoals banken en financiële instellingen, producenten van fast moving consumer goods… betrekken bij onze confederatie. Iedereen die gemeenschappelijk belang heeft bij een goed draaiende eventsector heeft belang bij één confederatie. “Met deze confederatie willen we een langetermijnstrategie uitwerken. Samen met Deloitte brachten we de industrie in kaart en tonen we aan welke schade is aangericht. Met dat dossier stappen we naar de overheid”, legt Bruno uit. “Een van de moeilijkheden is echter het vinden van het juiste aanspreekpunt. Onze sector gaat over verschillende kabinetten heen: toerisme, cultuur, kmo, maatschappelijk welzijn,… Daarom richten we ons rechtstreeks tot premier Alexander De Croo met de boodschap dat we een plan nodig hebben. In eerste instantie voor een half à één jaar maar ook een structureel reconversieplan op langere termijn.”
Welke maatregelen ziet de woordvoerder dan als mogelijke langetermijnoplossingen? “Eerder zei ik al dat de tijdelijke werkloosheid (TW) ons goed heeft geholpen onze mensen aan boord te houden. Maar het stelsel zit eigenlijk fout in elkaar: in sé wordt je betaald om niet te werken. Als een werkgever toch werk heeft, moet die een werknemer uit TW halen en zijn loon terug volledig op zich nemen. Dat is op dit moment onmogelijk voor onze leden en toont ook de absurditeit aan van dit systeem, want het betekent dat we er niet al werkend uit kunnen geraken. Een ander voorbeeld, uit Nederland, is de terugbetaling van vaste lasten. Daarmee kun je het voortbestaan van een bedrijf garanderen. Stageco heeft naast de hoofdzetel in België ook een Nederlandse vestiging. Wel, zij weten nu al dat ze in Nederland 21 keer zoveel geld krijgen om te blijven bestaan.” Schaubroeck verwacht weliswaar geen helicoptergeld: er moet wat tegenover staan vanuit de sector zelf.
Het zal lang duren vooraleer de ganse keten weer echt is opgestart. Er zijn ondernemers die weten dat ze voor september 2021 niet aan de bak zullen komen.
Bruno Schaubroeck, woordvoerder Event Confederation
Iedereen specialist
De crisis is nog lang niet achter de rug, maar tussentijdse lessen kunnen wel al getrokken worden, zegt Bruno Schaubroek. “We hebben gemerkt hoe belangrijk het is om te investeren in politieke contacten en het uitbouwen van een netwerk. Kenmerkend voor onze sector is dat we altijd in de schaduw staan, letterlijk. We bouwen podia en zetten de schijnwerpers op anderen. Door die bescheidenheid zijn we ook zo goed en professioneel geworden, maar de keerzijde is dat de politiek ons helemaal niet kent. Een andere les is dat we in plaats van gefragmenteerd voor onze belangen op te komen, onze krachten beter bundelen. Organisatoren, leveranciers, logistieke spelers, we hebben allemaal dezelfde belangen en samen staan we veel sterker.”
Gaat de sector op zich ook veranderen? Onvermijdelijk zullen er bepaalde spelers uit de markt verdwijnen, beseft Bruno Schaubroeck. “We zullen onszelf moeten heruitvinden. COVID-19 zorgt voor een vliegwieleffect.” Hij gelooft ook dat de belevingsindustrie in de nabije toekomst zeker nog zal bestaan en dat het leger ‘huurlingen’ die binnen hun specialisatie de klant zullen advies geven alleen zal vergroten. “Vandaag zie je al dat specialisten tijdelijk een samenwerking creëren binnen de doelstellingen van de klant. Een gemiddeld evenement heeft negen leveranciers. De eindklant voorziet de truitjes, iedereen komt als speler van een team dat tijdelijk voor elkaar door het vuur gaat en waarbij het evenementenkantoor de coach is. Wie te algemeen met alles tegelijkertijd bezig is, zal het bijzonder moeilijk krijgen, wie zich hyperspecialiseert zal de juiste jobs krijgen.”
Evenementenkantoren zullen een centrale rol blijven spelen, op voorwaarde dat ze mean & lean hun kosten onder controle kunnen houden en het juiste antwoord kunnen bieden aan het juiste type klant via een betrouwbaar netwerk van leveranciers. Die klant is al lang niet meer enkel de HR-directeur van een bedrijf, maar ook de sales manager, de social media-expert, de PR-man, etc… Bruno: “Agentschappen moeten al die vakgebieden begrijpen en er oplossingen voor bieden. Hoe vertaal ik de vraag van de klant en welk antwoord geef ik daarop binnen het budget en de tijdslimiet, daar draait het om.”
Van virtueel en hybride weer naar echt?
COVID of niet, communicatie blijft belangrijk voor bedrijven en in deze tijden kunnen online presentaties wel een stukje van de oplossing zijn. Hybride events met een virtueel luik zijn een blijver, meent ook Bruno Schaubroeck. “Bepaalde types van evenementen zullen helemaal gedigitaliseerd blijven. Naar Brussel rijden voor een evenement van 1 uur, dat komt onder druk. Live, digitaal en virtueel kunnen elkaar versterken. Social media hebben content nodig en die kan je vaak het best maken op een live-evenement. Nadien deel je die content en zo garandeer je een bepaald bereik aan je klant. Of je lanceert een nieuw product via een live-interview met de Tijd, gevolgd door een productlancering voor je personeel; in de namiddag nodig je alle klanten uit en ’s avonds kunnen lifestyle bloggers een seminarie volgen over de innovatie van dat product. Zo heb je vier evenementen voor de prijs van één die je nadien ook deelt via videocontent. En waarom zou je een beroemde en peperdure keynote spreker laten overvliegen uit de VS als hij ook digitaal het publiek kan toespreken, op voorwaarde dat de inhoud gepersonaliseerd is voor jouw publiek? Daarna organiseer je een live debat met zijn conclusies als uitgangspunt. Maar een CEO die een speech afsteekt van 20 minuten met 20 slides, dat is passé. Dan zie je iedereen achteruitzakken in zijn zetel en enkel nog zijn smartphone checken.”
Live evenementen die volgens Schaubroeck niet onder druk komen, zijn diegene waarbij je eigen aanwezigheid een meerwaarde heeft: een persoonlijke meerwaarde, een offscreen meerwaarde (je wil iets in het echt zien), een netwerkmeerwaarde en een gevoel van togetherness, omdat je samen iets beleeft. “Bijna elk concert zie je beter op je televisie, maar we gaan liever samen live kijken en meezingen.”
Leve de live events
Dat grote live events ooit terugkomen, daar is Schaubroeck van overtuigd. “Wat we vandaag zo hard missen, daar gaan we – hopelijk – binnenkort eens zo hard van genieten. Dat merkte je al als je zag hoe blij mensen waren met een kleinschalig setje van Rock Werchter. Onze sector zal dus overleven, daar ben ik zeker van, maar de vraag is alleen: hoe en wanneer gaan we daar geraken. En daar hebben we nog heel wat werk voor de boeg.”
Ook Voka-events on hold
Na het afkondigen van de nieuwe maatregelen tegen het coronavirus op 16 oktober, besliste ook Voka Kamer van Koophandel Vlaams-Brabant om de events die live zouden doorgaan, online te laten plaats vinden of te annuleren. Kristien Put, verantwoordelijke voor events bij Voka Vlaams-Brabant licht een en ander toe.
“Het schrappen van de fysieke evenementen was uiteraard een logische beslissing, zodra de cijfers positief evolueren vliegen we er terug in”, zegt Kristien. “Bij Voka Vlaams-Brabant besloten we ook na de eerste lockdown al om events te laten doorgaan, mits ze veilig georganiseerd konden worden. We geloven immers dat ondernemers ook in deze tijden nood aan netwerking, inspiratie en informatie hebben. Op een fysiek event is dat nu eenmaal makkelijker en aangenamer. Bovendien is het een motor voor onze lokale economie.”
“De events van afgelopen maanden gingen steeds door met het grootste respect voor de veiligheidsrichtlijnen die we telkens met onze partner Premed doorliepen. Dat ging om de gekende maatregelen: mondmaskers dragen, afstand bewaren, handen wassen en ontsmetten, ventilatie. Maar ook om de goede registratie van deelnemers en een perfecte tracing te verzekeren. Als eventmanager checkte ik alle details van de organisatie: heeft de locatie voldoende oppervlakte, ventilatie, veilige catering, looplijnen, etc. Tijdens het event zelf moet je erover waken dat de regels strikt toegepast worden.”
Al die protocols zijn nu even niet aan de orde wegens annulatie van alle fysieke events. Hoe maar hoe ziet de event-experte het op langere termijn? “Bij het begin van de coronacrisis waren we blij met een digitaal alternatief. Intussen zijn de verwachtingen hoger en willen we een stukje beleving in alle events brengen, ook in de digitale. We denken goed na over welke topics zich lenen voor online. Ik ben ervan overtuigd dat de digitale oplossingen ook na de coronacrisis een belangrijke rol zullen blijven spelen, in aanvulling van de fysieke events. Elke crisis brengt iets goeds!”
