Michaël Van Robaeys - Robaws
Efficiënt werken: iedereen dénkt het te doen, maar alles kan beter. Dat geldt zeker als bouwbedrijven of ondernemingen die heel projectgericht werken, nog te veel papieren administratie hebben. Michaël Van Robaeys van Robaws, gespecialiseerd in bouwsoftware voor de voorbereiding, uitvoering en (na)calculatie van projecten, geeft aan hoe je in ideale omstandigheden op de trein van de digitale toekomst springt.
1. Weet wat je verdient
“Een volledige focus op de uitvoerende activiteiten is een oud zeer van nogal wat bedrijven. Nochtans is het niet zo moeilijk om in een mum van tijd tot belangrijke inzichten te komen. Goed gestructureerde (digitale) data helpen om heldere analyses te maken. Stel dat een bedrijf drie pijlers heeft, moet het in principe perfect weten welke activiteit het grootste rendement met zich meebrengt. Wie daarvoor niet over duidelijke data beschikt, moet puur afgaan op het buikgevoel. De realiteit wijst uit dat die intuïtie vaak niet strookt met de naakte cijfers. Digitale tools zijn dus essentieel om inzichten te vergaren.”
2. Pak ERP-integratie verstandig aan
“De implementatie van een ERP-programma is een stapsgewijs proces, waarbij je je best laat begeleiden door een ‘customer success manager’ van je partner in digitalisering. Samen maak je een plan op om eraan te beginnen. Dat vertrekt van antwoorden op cruciale vragen zoals: wat wil je bereiken? Wat heb je functioneel nodig? Wanneer wil je live gaan? Ga actief aan de slag met het systeem en plan regelmatig meetings in om de implementatie te bespreken en desgewenst bij te sturen. Échte progressie maak je pas echt door dagelijks met het nieuwe systeem te werken. Heb ook geduld, want datamigratie van het ene naar het andere systeem gaat niet van vandaag op morgen en creëert soms wat overlapwerk. Op termijn pluk je daar sowieso wel de vruchten van.”
3. Laat oudere en jongere generaties samenwerken
“Onze digitale werkbon-app Wappy kan je omschrijven als de Whatsapp-communicatieoplossing voor elke vakman. Bespreek het systeem met alle medewerkers, zodat ze de impact ervan begrijpen. Bepaalde personeelsleden zullen misschien niet staan springen voor die verandering. Laat hun registratie misschien verzorgen door een jongere collega, zodat dit tot een leuke interactie en meer respect tussen verschillende generaties kan leiden.”
4. Gebruik herkenningstechnologie voor een veel efficiëntere boekhouding
“Onze administratiesoftware is uitgerust met OCR-technologie. Dit is een systeem dat in een handomdraai papieren documenten overzet naar digitale versies. De software herkent belangrijke data zoals cijfers, letters en leestekens automatisch en leest ze uit. Op die manier vermijd je dat bedienden enorm veel tijd verliezen in het overtikken van documenten. De kostprijs en het zeer beperkte correctiewerk wegen geenszins op tegen de efficiëntiewinsten, onder meer door de koppeling met het boekhoudpakket.”