“Meer dan ooit worden kantoren ontmoetingsruimtes. In plaats van de plek waar je dagelijks naartoe móet omdat je dossiers daar liggen, evolueren kantoren naar plaatsen waar je gericht naartoe gaat voor community building.” Wie dacht dat kantoorinrichting een kwestie was van voldoende stoelen en tafels op de juiste plaatsen, slaat de bal compleet mis. Welkom in de wereld van break-outrooms, vergaderzalen, open spaces, koffiehoekjes en loungeplaces. Welkom in de wereld van Ahrend.
Tekst: Mathieu Wouters – foto: Alexander van Berge
Bouw je anno 2021 een kantoor, dan zal dat er helemaal anders uitzien dan 10 jaar geleden en zelfs anders dan één jaar geleden. Het is al tot in den treure herhaald, maar corona schudde onze manier van werken door elkaar. Ahrend creëert vitaliserende werkomgevingen en ziet die transitie dus van dichtbij. Het bedrijf heeft eigen verkoopkantoren in meer dan 25 landen in Europa, het Midden-Oosten en Azië, en bedient de klant via een portfolio van drie onderscheidende merken: Ahrend, Gispen en Presikhaaf Schoolmeubelen. Voor Patrick Windels, managing director van Ahrend België, zijn het boeiende tijden. “Het is bijzonder interessant, we staan mee aan de wieg om mee te bepalen hoe we met de nieuwe werkrealiteit omgaan.”
Hoewel corona voor een versnelling zorgt, is de manier waarop we zullen gaan werken eens alles achter de rug is niet nieuw voor Ahrend. Zij spreken al langer van een hybrid working community. Daarin bepaalt de kantooromgeving niet langer waar de werknemer zijn job moet uitoefenen. “Dankzij technologie maakt het echt niet meer uit waar of wanneer iemand zijn werk doet. Iedereen bepaald zijn eigen ‘Work Journey’, een eigen ‘reis’ binnen de werkomgeving. Wat je als werkgever moet doen, is de faciliteiten bieden zodat ieder voor zich kan kiezen hoe hij of zij de taken het best kan volbrengen”, zegt Windels. “Voor de ene is dat in een concentratieruimte, de ander werkt dan weer beter met mensen om zich heen. Door de keuze te bieden, creëer je gelukkige en productieve werknemers.”
Kantoor als sociale trekpleister
Het klinkt mooi, zo’n hybrid working community, maar hoe pak je dat nu aan als werkgever? “De inrichting moet je medewerkers centraal zetten. Wat betekent dit voor jouw werkomgeving? Die vraag is vandaag nog pertinenter dan vroeger omdat we nu weten dat we perfect van thuis kunnen werken. Binding en zich verbonden voelen met een organisatie wordt steeds belangrijker. Daarom spreken we in onze visie over community’s en niet over kantoren: het bedrijf evolueert naar een plaats waar je naartoe gaat voor ontmoetingen met collega’s, klanten of partners. In deze werkomgevingen is er volop aandacht voor de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers, wat weer bijdraagt aan hun werkgeluk”.
De volgende stap is te gaan bepalen hoeveel plaats je nodig hebt door je organisatie in kaart te brengen: als attractieve werkgever zal je flexibeler moeten worden in tijd en plaats waar gewerkt wordt. “Enerzijds kan het aantal vierkante meters gaan afnemen, omdat er meer thuis of elders wordt gewerkt. Anderzijds vraagt comfort en het meer specificeren van activiteiten extra ruimte. Hoe dat zich vertaalt op de centrale locatie, zal voor elke organisatie anders zijn. De verwachting is dat het aantal vierkante meters min of meer gelijk zal blijven”, voorspelt Windels.
Kleinere kantoren dus, althans qua capaciteit. Wat dan met de inrichting op zich? “Eerst zat iedereen in zijn eigen kantoortje, daarna kwamen de open landschapsbureaus en vaak was het alles of niets. Maar de kern van wat wij ‘vitaliserende werkomgevingen’ noemen, is diversiteit”, aldus Windels. “Voor het ene bedrijf zijn er meer vergader- en ontmoetingsruimtes nodig en voor het andere meer focusruimtes. Daartussen ga je dan zones creëren waar iedereen vrij kan gaan en staan. Het uiteindelijke doel is welzijn bevorderen, verbondenheid creëren, diversiteit faciliteren en de productiviteit verhogen. Kantoorinrichting is steeds meer een bevoegdheid van hr, omdat het om mensen draait.
Overheid moet thuiswerkplekken faciliteren
In tegenstelling tot andere sectoren, lag er voor Ahrend afgelopen jaar veel werk op de plank: “We richtten in de Benelux tijdens het eerste kwartaal van 2020 zo’n 20.000 thuiswerkplekken in. We faciliteren en ontzorgen de werkgever: levering, herstel en terug ophalen bij het veranderen van werk gebeurt integraal door ons.” Werk genoeg dus, al legde deze situatie ook een pijnpunt bloot: “Er is nog steeds geen duidelijk wettelijk en fiscaal kader dat het inrichten van thuiswerkplekken faciliteert. Nochtans is het belang van een ergonomische en gezonde werkomgeving cruciaal. We willen de politiek dan ook oproepen om werk te maken van een duidelijke fiscaliteit en als het kan incentives om werkgevers te stimuleren voor hun werknemers te zorgen.”
Duurzaam ≠ duur
Naast vitaliserend, wil Ahrend werkplekken ook duurzaam maken, een evidentie voor het bedrijf, zegt Windels. “Ahrend is 125 jaar geleden begonnen met een productiesite in het centrum van een dorp en van meet af aan namen de oprichters hun verantwoordelijkheid om de impact op de omgeving te beperken. De cultuur om voor anderen te zorgen is van daaruit gegroeid en tot op vandaag zit het besef dat we een maatschappelijke rol spelen, ingebakken.”
Het valt toe te juichen dat duurzaamheid bij steeds meer bedrijven hoog in het vaandel wordt gedragen. Maar hoe zorgt de kantoorinrichter dat het meer wordt dan een marketingpraatje? “Duurzaamheid is bij Ahrend een integraal en natuurlijk onderdeel van de strategie. We produceren zelf, met minimale impact op het milieu en met maximale focus op onze medewerker. Als duurzame en sociale ondernemer bieden wij ook werkgelegenheid aan kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt. Deze groep maakt ruim 15% van ons wereldwijd personeelsbestand uit.”
“Verder doen we ook grote inspanningen in de transitie naar een circulaire economie. Met concepten als Furniture-as-a-service kunnen bedrijven kantoormeubilair leasen. Na gebruik zoeken we een nieuwe eigenaar of gaan we de stukken refurbishen of gebruiken als wisselstukken voor nieuwe meubels. Lamellen van oude kasten gaan we vermalen en dankzij 3D-printing tot iets nieuws laten herleven. Hergebruik van materialen heeft een enorme impact.”
In tegenstelling tot wat je zou verwachten, is deze manier van ondernemen niet duurder, drukt Windels ons op het hart. “Integendeel: meestal is het zelfs een besparing. We kunnen immers op industriële schaal materialen herwerken. Via ons leasingprogramma weten we welke stukken aan het eind van hun gebruikstermijn zitten. Een gespecialiseerd team onderzoekt welke onderdelen we kunnen recupereren en herwerken tot een nieuw stuk. Daarbij maken we steeds de afweging van kosten tegenover baten én speelt ook het esthetische een belangrijke rol. Zo wordt het nooit duurder dan alles steeds nieuw te maken.”
In 6 stappen naar een vitaliserende werkomgeving
Getriggerd door de visie van Ahrend? Van plan om zelf je kantoorinrichting aan te pakken? Dan geeft Patrick Windels alvast deze aandachtspunten mee:
- Zorg ervoor dat je kantoor toont wie je bent.
- Je kantoor is het kloppend hart van je organisatie, een sociale trekpleister.
- Faciliteer diversiteit in mens en werkvorm.
- Ondersteun nieuwe overlegvormen zoals videobellen.
- Geef medewerkers (letterlijk) alle ruimte om optimaal te presteren.
- Vergeet de thuiswerkplek niet.
