Arbeidsdeal-FAQ: alles over de vierdaagse werkweek en het recht op deconnectie

De regeling inzake de vierdaagse werkweek is geen self-executing wet, en wordt dus niet automatisch van toepassing. 

Het recht moet eerst geactiveerd worden:

• ofwel door een wijziging van het arbeidsreglement indien de effectieve wekelijkse arbeidsduur maximaal 38 uren bedraagt,
• ofwel door een collectieve arbeidsovereenkomst (cao), vanaf een effectieve wekelijkse arbeidsduur van meer dan 38 uren. Immers enkel een cao kan de optrekking van de dagelijkse arbeidstijd toestaan boven 9,5 uur. De werkgever zal in dit geval dus een cao moeten sluiten met (minstens) één vakbond. Na neerlegging van deze cao bij de FOD WASO kan de werkgever zijn arbeidsreglement vervolgens aanpassen zonder dat hij de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement moet volgen.

Anders gezegd en misschien wat kort door de bocht, er moet eerst een collectieve regeling zijn. In ondernemingen. 

Er zal dus onderhandeld worden, ten minste als alle partijen bereid zijn om te onderhandelen. Er is nooit een verplichting om te onderhandelen.

Dus enkele adviezen om zonder veel uitstel als werkgever na te denken over het volgende:

• Nagaan of een vierdaagse werkweek past in de arbeidsorganisatie. 
• Een inschatting van de administratieve overlast.
• Zien welke flexibiliteit er in ruil gevraagd kan worden.
• Nagaan of er geen alternatieven zijn die (deels) beantwoorden aan de noden van de werknemers zonder dat er collectief onderhandeld moet worden, bv, deeltijdse arbeid van 36 uren in de vorm van 4 x 9 uren of van 32 uren in de vorm van 4 x 8 uren. Ook glijdende arbeidstijden of de mogelijkheid tot telewerk kunnen al veel flexibiliteit bieden. Of de omzetting van de dertiende maand in verminderde arbeidsduur.  
• Een goede voorbereiding maken om de modaliteiten te onderhandelen, o.m. de concrete uurroosters, termijnen vast leggen om de vraag te beantwoorden, de diensten die in aanmerking komen, een quorum, …

Eigenlijk gaat het om een ‘juridische dialoogprocedure’. Met een schriftelijke aanvraag van de werknemer, en een schriftelijk antwoord van de werkgever. Elke voltijdse werknemer – zonder beperking – kan de vraag stellen om in te stappen in een vierdaagse werkweek. Het verzoek van de werknemer heeft betrekking op een periode van maximaal zes maanden, die telkens kan hernieuwd worden.
 
De werkgever kan aanvaarden, of weigeren. Een weigering moet binnen de maand schriftelijk en gemotiveerd aan de werknemer bezorgd worden.
Uiteraard kunnen werkgever of werknemer ook in gesprek gaan over de modaliteiten van de vierdaagse werkweek. Een principieel akkoord van de werkgever, met afspraken wat betreft de startdatum, het exacte uurrooster, de exacte vrije dag en eventuele andere elementen.

Als het antwoord van de werkgever positief is, moet er een individuele schriftelijke overeenkomst gesloten worden, ten laatste op het ogenblik waarop de vierdaagse werkweek start.

Daarin staan minstens:

• begin- en einddatum (max 6 maanden);
• aanvang en einde van de arbeidsdag
• tijdstip en duur van de rusttijden

Een afschrift van de overeenkomst, net als het verzoek van de werknemer trouwens, moet zich bevinden op de plaats in de onderneming waar het arbeidsreglement kan geraadpleegd worden. 

Het verzoek van de werknemer om in te stappen in een vierdaagse werkweek kan slechts voor een periode van maximum 6 maanden, maar is hernieuwbaar. 

De werknemer kan na afloop van iedere periode (van maximum 6 maanden) opnieuw een schriftelijk verzoek aan zijn werkgever richten indien hij wil blijven werken in een vierdaagse werkweek.
 
Als de werknemer om een verlenging vraagt en de werkgever hiermee akkoord gaat, moeten zij vervolgens een nieuwe schriftelijke overeenkomst sluiten.

Er zijn inderdaad heel wat zaken waar men best toch even bij stilstaat.

Bijvoorbeeld: in de basiswetgeving rond arbeidsduur is er in het algemeen sprake van een overuur wanneer de daggrens van 9 uur wordt overgeschreden. Uiteraard zal die grens hier opschuiven naar de nieuwe daggrens in de vierdaagse werkweek (9,5 of zelfs 10 uur). Prestaties erboven zijn dan overuren, en onderworpen aan de klassieke regels van procedure, overloon en inhaalrust.

Let wel op: in overurenwetgeving geldt steeds een absolute daggrens, vaak is dat 11 uur per dag.

De combinatie met de zogenaamde vrijwillige overuren is slechts beperkt mogelijk: die zijn niet mogelijk op de ‘andere dagen van de week’. Dus enkel op de dagen van de week waarop de werknemer al prestaties verricht – maar denk aan de absolute daggrens.

En wat met de combinatie met glijtijd? In principe zou dat kunnen, maar een correct wettelijk regime van glijtijden kent ook beperkingen. Eén daarvan is: maximaal 9 uur per dag. De combinatie met de vierdaagse werkweek zal met andere woorden niet mogelijk zijn als er werkdagen zijn die langer dan 9 uur duren.

Ander voorbeeld betreft de maaltijdcheques. We gaan uit van een cheque per gewerkte dag, tenzij in een alternatieve telling is voorzien. 

De normale vakantierechten blijven behouden, de werknemer blijft voltijds aan de slag. Maar opgelet: maximaal 4 weken vakantie, dus 16 dagen in een vierdaagse werknweek. Wanneer de werknemer van arbeidsrooster verandert (van vijf naar vier dagen, of omgekeerd), worden de vakantierechten uitgedrukt in dagen omgerekend. Een telling in uren kan handig zijn.

Voor tijdskrediet is het opletten geblazen, soms is een vermindering met 1/5 enkel mogelijk indien de werknemer in een vijfdagenstelsel aan de slag is.

En wat ADV (arbeidsduurvermindering) betreft, de wekelijkse arbeidsduur wijzigt niet – de uren worden enkel op minder dagen gepresteerd.  ADV kan dus noodzakelijk blijven. Opgelet: ADV wordt vaak uitgedrukt in dagen, maar in een vierdaagse werkweek worden de dagen ook langer.  Daarom: beter uitdrukken in uren.

Andere optie is: geen (of minder) ADV in vierdaagse werkweek. De effectieve arbeidsduur per week is dan gelijk aan de gemiddelde voltijdse arbeidsduur: 38 uur, of zelfs lager. Wel zorgen dat de rechtsbron waarin ADV voorzien is, aangepast wordt (cao, arbeidsreglement, … ?)

De vierdaagse werkweek is geen absoluut recht, eerder een recht om te vragen. 

De invoering van de vierdaagse werkweek is weliswaar onlosmakelijk verbonden aan sociaal overleg – met het oog op wijziging van het arbeidsreglement of het sluiten van een cao, maar dat overleg bestempelen als een schorsende voorwaarde voor het individueel verzoek van de werknemer is verregaand. Anderen menen dat een werknemer sowieso een individueel verzoek kan neerleggen zonder (of buiten) het kader van het arbeidsreglement of cao. Discussie blijft uiteraard mogelijk, vooral omwille van de kwalitatief ondermaatse wettekst.

Uiteraard zal een werkgever desgevallend enkel akkoord kunnen gaan onder voorbehoud van de collectieve regeling.

De wet stelt dat de werkgever (binnen de maand na het verzoek van de werknemer) schriftelijk gemotiveerd moet antwoorden. De ‘motivatie’ wordt evenwel niet verduidelijkt of inhoudelijk gepreciseerd. De werkgever behoudt met andere woorden een grote beoordelingsvrijheid. Toch zal de reden van weigering waarachtig en in zekere mate ‘redelijk verantwoord’ moeten zijn. Met uiteraard als uitgangspunt dat de werkgever het HR-beleid binnen de onderneming uittekent.

In juridische termen zou men de woorden ‘marginale of minimale toetsing’ kunnen gebruiken. De inspectie, of in het uiterste geval de rechtbank, zal zich niet in de plaats van de werkgever stellen, maar zal enkel beoordelen of de weigering niet geheel onredelijk of willekeurig is.

Mogelijke redenen van weigering bevinden zich evident in de sfeer van de arbeidsorganisatie. Ploegenarbeid, openingsuren, bereikbaarheid voor klanten, afspraken met klanten, samenwerking met collega’s, noodzakelijke bezetting van de dienst, aard van de functie, ...  

Een werkgever zou ons inziens ook kunnen oordelen dat de vierdaagse werkweek te veel druk zet op de arbeidsorganisatie, gezien de andere opties die al in de onderneming bestaan met het oog op flexibiliteit en het evenwicht tussen werk en privétijd (bijvoorbeeld glijdende werkuren, telewerk, ruime verlofregeling, …).  
 

De al lange lijst van ontslagbeschermingen in ons Belgisch arbeidsrecht groeit inderdaad nog aan.

De wet voorziet een verbod op nadelige behandeling van de werknemer naar aanleiding van het verzoek om in een vierdagensysteem te stappen. Dit houdt een ontslagverbod in. De wet voorziet evenwel geen omkering van de bewijslast, de werknemer moet dus eerst bewijzen dat een nadelige maatregel of een ontslag het gevolg is van het verzoek door de werknemer. Er is ook niet voorzien in een forfaitaire ontslagvergoeding, al zal een ontslag wegens zo een verzoek wel kunnen leiden tot een vergoeding wegens een kennelijk onredelijk ontslag (cao nr. 109).

Een verbod om werknemers buiten de arbeidsuren tewerk te stellen (met strikt omschreven uitzonderingen), maakt al van oudsher deel uit van ons arbeidsrecht. Juridisch gezien bestaat het recht op deconnectie dus eigenlijk al. De arbeidsduurreglementering, de verplichte zondagsrust, de feestdagenwet en de vakantiereglementering beperken de tijd dat een werknemer ter beschikking van zijn werkgever moet zijn.
 
Maar de ontwikkelingen op vlak van digitale communicatie, en de opgang van telewerk, maken dat de grens tussen werk en privé soms vervaagt. In feite moet men vaststellen dat het moeilijk is voor vele werknemers om niet te antwoorden op een oproep van hun werkgever (of hun collega’s) buiten hun uurrooster.

De druk om buiten de normale arbeidsuren bereikbaar te moeten zijn, kan groot worden. Dat is de reden waarom de wetgever ervoor kiest de deconnectie te moduleren. Paradoxaal genoeg is de vraag naar deconnectie een vraag naar flexibiliteit, omdat het moduleren van het verbod een uitzondering inhoudt op een onvoorwaardelijk verbod op connectie. Spreken over modaliteiten van het recht op deconnectie is a contrario een erkenning van de plicht, onder voorwaarden, van voortdurende connectie.
 
Sinds 2018 bestaat al de wettelijke verplichting om regelmatig binnen het CPBW overleg te houden over deconnectie. De regels hieromtrent waren dus heel vrijblijvend. Hier brengt men nu verandering in. Nu gaat de Arbeidsdeal een stap verder: verplicht bepalingen opnemen in het arbeidsreglement of een cao.
 

Werkgevers die twintig of meer werknemers tewerkstellen moeten afspraken maken over het recht van werknemers op deconnectie als zij niet moeten werken en de modaliteiten om dit toe te passen. Deze afspraken moeten overeenkomstig de Arbeidsdeal gemaakt worden uiterlijk op 1 januari 2023.

Gezien de laattijdige publicatie van de Arbeidsdeal is in overleg met de minister beslist dat de administratie voor de gevraagde formaliteiten in de praktijk een uitstel van drie maanden zal toepassen. Het neerleggen van de cao of de bezorging van een afschrift van het arbeidsreglement dient dus te zijn vervuld op 1 april 2023. (Meer info)

Dit uitstel verleent ook meer tijd aan de Nationale Arbeidsraad (NAR) of de sectoren om in de schoot van hun Paritair Comité (PC) eventueel tot afspraken te komen en een cao te sluiten.

Indien voldaan is aan twee voorwaarden dan vervalt de verplichting om op ondernemingsniveau hieromtrent een cao af te sluiten of de bepalingen hieromtrent op te nemen in het arbeidsreglement:

1. wanneer een cao wordt gesloten in de sector waartoe de werkgever behoort of in de NAR en
2. deze cao de in de Arbeidsdeal voornoemde bepalingen bevat (zie verder).

Laat je informeren door je sectorfederatie of de sociale gesprekspartners van het PC waaronder de onderneming ressorteert, van plan zijn voor de vervaldatum een cao te sluiten. Voka houdt je op de hoogte van eventuele ontwikkelingen in de NAR.
 
Zijn er interprofessioneel of sectoraal initiatieven dan wordt best elke bespreking op ondernemingsniveau uitgesteld totdat er meer duidelijkheid is. Dit kan je meedelen aan de vakbonden. Aanvaard je toch een onderhandeling dan riskeer je vakbondsverwachtingen te voeden die niet overeenstemmen met een interprofessionele of sectorale regeling. Het probleem kan nog groter zijn als je tot een akkoord komt dat niet compatibel is met de hogere rechtsbronnen. 

Daarom dit advies: begin niet aan een besprekingen zo lang je niet zeker bent dat er geen interprofessioneel of sectoraal akkoord gesloten wordt.

De regeling inzake deconnectie is evenmin een self-executing regeling, eerder een regeling die de werkgever verplicht tot inspraak (van de werknemers) om een policy uit te werken in de vorm van een arbeidsreglement of cao. Het is de bedoeling een dialoog op gang te brengen om de modaliteiten uit te werken die het best aanleunen bij de realiteit van het bedrijf.

Eigenlijk best wel een absurd idee om werkgevers van grotere bedrijven te verplichten een overeenkomst te sluiten met een aantal modaliteiten. Hoe is dit te  combineren met het principe van de onderhandelingsvrijheid? Er is zelfs geen subsidiaire regeling en ook geen sanctie (wat trouwens onmogelijk zou zijn). 

Over de vrije keuze tussen cao en arbeidsreglement bestaat er vooreerst (ten onrechte) betwisting. 

Op de website van de FOD WASO valt te lezen dat “indien geen ondernemingscao kan gesloten worden dan moet het arbeidsreglement gewijzigd worden”.
 
Hierover twee opmerkingen: 

1. In alle ondernemingen, zelfs de kleinste kmo, kan theoretisch gezien de werkgever en een vakbond een cao sluiten. De voorwaarde, indien geen ondernemingscao kan gesloten worden, is dus niet logisch. 
2. Bij lectuur van deze zin rijst de vraag: wanneer kan er geen cao gesloten worden? Is dat omdat de vakbonden niet actief zijn in de onderneming of omdat er geen akkoord kan gevonden worden? En wie zal dat vaststellen? 

Sommigen gaan nog verder. Zij beweren dat als er een vakbondsafvaardiging in de onderneming is, er een cao moet gesloten worden. Bij vergelijking van deze interpretaties met de tekst van de wet, namelijk bij gebreke van een dergelijke collectieve arbeidsovereenkomst, dient de regeling opgenomen te worden in het arbeidsreglement. Men moet vaststellen dat deze interpretatie een nieuwe voorwaarde inlast, namelijk de afwezigheid van een syndicale delegatie. 

Geen enkele van deze twee interpretaties kan verwijzen naar een wettekst en zelfs niet naar de voorbereidende werken. Hieruit moet afgeleid worden dat ze onnodig verwarring zaaien.
 
Er is dus ons inziens wel degelijk vrije keuze.
 
Om een cao te sluiten ga je in gesprek met de vakbondsafvaardiging al dan niet bijgestaan door regionale secretarissen. Om het arbeidsreglement aan te vullen begin je een onderhandeling in de ondernemingsraad. Zonder ondernemingsraad stel je een ontwerp van wijziging aan het arbeidsreglement op, dat je aanplakt in de onderneming. De werknemers kunnen dan opmerkingen maken.

De beslissingscriteria voor het juridisch instruent zijn de volgende: 

Met wie wordt er onderhandeld? 

Dat is de vraag of de aanwezigheid van regionale secretarissen een voor- of nadeel is. Een akkoord in de vorm van een cao kan alleen ondertekend worden door een vakbondssecretaris, wat de kans vergroot in de ene onderneming op een redelijke bespreking en in de andere op hardere onderhandelingen. 

Aparte besprekingen arbeiders/bedienden of niet? 

Dit is de vraag of je kiest voor een enkele onderhandeling of voor twee. Je hebt de keuze, of je nu gaat voor een arbeidsreglement of een cao. Desgevallend kan je dus twee verschillende regelingen hebben.

Mogelijkheid om kaderleden uit te sluiten? 

Dit is een strategische vraag. Kies je voor een regeling die alleen van toepassing is op werknemers die onderworpen zijn aan de arbeidsduurregeling, dan kan dat vanuit juridisch standpunt bekeken op voorwaarde dat dit uitdrukkelijk vermeld staat. Formeel gezien kan je de andere personeelsleden, kort door de bocht de kaderleden, uitsluiten. Onnodig te zeggen dat dit een onderhandelingspunt wordt, zowel in de ondernemingsraad als met de syndicale delegatie. Laat je desnoods bijstaan door een juridische raadgever voor een correcte formulering. 

Als er een cao onderhandeld wordt is de eerste vraag of er onderhandeld wordt voor kaderleden of niet. Want in vele sectoren is de vakbondsafvaardiging niet bevoegd voor de niet gebaremiseerde bedienden. Het is juist dat het Hof van Cassatie daarover nog een oordeel moet vellen om te weten of deze uitsluiting wettelijk is of niet. In afwachting past men best de sector-cao letterlijk toe. 

Voor andere categorieën valt te pleiten voor aangepaste modaliteiten voor bijvoorbeeld wachtdiensten en telewerkers.

Is een akkoord nodig met alle partijen rond de tafel of volstaat de handtekening van een vakbond? 

Een cao kun je sluiten met één vakbond. Formeel gezien heb je niet de handtekening nodig van alle vakbonden die vertegenwoordigd zijn in de onderneming. Of dat opportuun is of niet is de vraag die moeilijk in deze FAQ te beantwoorden is. 

Iets anders is een aanpassing van het arbeidsreglement. Hoe de ondernemingsraad een arbeidsreglement kan wijzigen leest u in het huishoudelijk reglement van je ondernemingsraad (unanimiteit of meerderheid). 
 
Mogelijkheid om de regeling op te zeggen?
 
Een cao wordt gesloten voor onbepaalde tijd met de mogelijkheid voor elke partij om op te zeggen, permanent of voor een bepaalde tijd. Dat is niet het geval voor een arbeidsreglement. In dat laatste geval kan een wijziging alleen doorgevoerd worden als er een nieuwe beslissing is van de OR. 

Formaliteiten? 

Een cao moet neergelegd worden op de griffie van de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. 

Kies je voor een aanpassing van het arbeidsreglement dan is een bijlage allicht de gemakkelijkste manier om de afspraken te formaliseren. Zo’n bijlage maakt integraal deel uit van het arbeidsreglement. Respecteer daarbij de correcte procedure.

Je bent ook gehouden om een afschrift ervan op te sturen naar de Inspectie van Sociale Wetten. Je kan dit document ook online indienen via www.arbeidsreglement.belgie.be. 

 De wettelijke verplichting om een akkoord te sluiten is in feite en in rechte een contradictio in terminis. Hoe kan men in feite twee of meer partijen verplichten tot consensus? Hoe valt dergelijke verplichting te rijmen met de juridisch gewaarborgde vrijheid van onderhandelen?
 
Zijn er sancties? Riskeert de werkgever een strafrechtelijke vervolging of administratieve boete? Wie gaat in de fout als de ene partij een bod doet en de andere het bod weigert? Wat kan er gebeuren als de werkgever niet kan bewijzen dat er (op tijd) een akkoord gesloten is? Voorziet de wet in een subsidiaire regeling? Dit zijn vragen die de wetgever niet beantwoordt. Begrijpe wie kan.
 
Pleegt hij een fout? Dat is zeer twijfelachtig omwille van de onmogelijk verplichting om tot een akkoord te komen.
 
Het collectief arbeidsrecht voorziet alleen in een procedure als partijen niet tot een overeenkomst komen.
 
In geval van een onderhandeling van een cao kan de meest gerede partij een verzoeningsvergadering aanvragen. Het verzoeningsbureau kan geen oplossing opleggen. 
 
Wanneer het de bedoeling is het arbeidsreglement aan te passen kan het gebeuren dat werknemers- en werkgeversvertegenwoordigers tot geen akkoord komen. In dat geval moet de voorzitter van de ondernemingsraad de sociale inspectiedienst verwittigen. Deze heeft de opdracht om de uiteenlopende standpunten te verzoenen maar kan niets opleggen. Lukt de bemiddeling niet dan wordt het dossier voorgelegd aan het Paritair Comité die de bevoegdheid heeft om het geschil te beslechten met een meerderheid van 75% op elke bank. 

Maar voor een goed begrip, deze juridische opmerking is geen pleidooi om de toepassing van de wet te ontwijken. Connectie en deconnectie zijn ernstige zaken die terecht op de agenda van het sociaal overleg staan. 

Het CPBW blijft in theorie nog bevoegd om advies te geven over de deconnectie. De nieuwe wet doet geen afbreuk aan de algemene bevoegdheid van het CPBW.
 
Het is jammer want het is niet logisch om eenzelfde onderwerp in twee verschillende organen te bespreken. Het maakt de situatie ingewikkeld. Dat leidt onvermijdelijk tot tijdsverlies en mogelijks tot tegenstrijdigheden.

Het is geen verplichting om eerst het advies te vragen van het CPBW vooraleer werkgever en vakbonden een cao sluiten of de ondernemingsraad het arbeidsreglement aanpast. µ

Als de werknemersvertegenwoordigers in het CPBW op hun strepen staan heeft de werkgever er belang bij om de informatie te geven en het advies van de leden te vragen en te laten noteren. Zijn reactie kan beperkt blijven tot het formeel antwoord dat de opmerkingen besproken kunnen worden in de ondernemingsraad of met de syndicale delegatie.

De wet stelt dat minstens het volgende moet worden geregeld:

• de praktische modaliteiten voor de toepassing door de werknemer van diens recht om niet bereikbaar te zijn buiten zijn uurroosters;
• de richtlijnen voor een dusdanig gebruik van de digitale hulpmiddelen dat de rusttijden, verlof, privéleven en familieleven van de werknemer gewaarborgd blijven;
• vorming- en sensibiliseringsacties voor werknemers en leidinggevenden met betrekking tot het verstandig gebruik van digitale hulpmiddelen en de risico’s die verbonden zijn aan overmatige connectie.

Concreet kan dit gaan over:

• richtlijnen om mails of mobiele oproepen niet te beantwoorden;
• het uitschakelen van servers buiten de werkuren;
• het activeren van afwezigheidsberichten,…

De vormings- en sensibiliseringsacties zoals informatiemomenten gaan bijvoorbeeld in op de basisprincipes van de arbeidstijdenreglementering, inzonderheid het nut en het belang van de limieten aan werktijden en het respecteren van voldoende rust voor het mentaal en fysiek welzijn en het evenwicht tussen het beroeps- en het privéleven van werknemers.