Voka – Kamer van Koophandel Antwerpen-Waasland heeft een actieplan klaar om de belangrijkste processen voor de interne werking te beschrijven en waar nodig te optimaliseren. Volgens een stapsgewijze aanpak zullen er jaarlijks twee hoofdprocessen beschreven en geoptimaliseerd worden. Daarbij zorgt een interne stuurgroep voor het goede verloop.
Het actieplan vloeit voort uit een brainstormsessie, die duidelijk maakte dat het huidige procesbeheer, zowel qua aanpak als documentbeheer, sterk gefragmenteerd is. Met het plan maakt de Kamer werk van het organisatiebreed beschrijven van de hoofdprocessen en de optimalisatie ervan waar nodig. Ook het opzetten van een centraal en gestructureerd documentbeheer maakt deel uit van de lopende oefening.
Volgens een stapgsgewijze aanpak zullen er jaarlijks twee hoofdprocessen beschreven en geoptimaliseerd worden. De huidige ‘as-is’- situatie van elk hoofdproces wordt uitgeschreven met alle betrokken medewerkers in een procestekening. Het doel is om hierbij knelpunten te identificeren en een geoptimaliseerd proces uit te tekenen. Als het verbeterde proces is gevalideerd, zal een plan van aanpak opgesteld worden om de nodige veranderingen in de organisatie in te voeren en op te volgen.
