Al gehoord van Robotic Process Automation (RPA)? Dit is een software technologie die toelaat om virtuele collega’s te creëren, software robots, die diverse administratieve processen automatiseren. Een RPA-robot kan je aanleren om een proces automatisch uit te voeren op dezelfde manier zoals zijn menselijke medewerkers, door menselijke handelingen in diverse software applicaties na te bootsen. Dit kan je toepassen op repetitieve administratieve processen die vaste regels volgen. Denk maar aan het beheren van master data, het verwerken van orders en facturen, de administratie rond personeelsgegevens, etc. RPA is al enkele jaren het snelst groeiende software segment ter wereld en vindt toepassingen in uiteenlopende bedrijfsprocessen.
Specifiek binnen de HR-afdeling zijn er heel wat mogelijkheden met RPA. Joris Van Ostaeyen, Chief Strategy Officer bij Robonext deelt 7 real life toepassingen!
- Onboarding proces
Dit is een RPA-klassieker. Een RPA-robot neemt alle repetitieve handelingen voor zijn rekening die moeten gebeuren als een nieuw personeelslid start. De administratie rond parkeerkaarten, tankkaarten en bedrijfswagens, het aanvragen van een badge, accounts aanmaken op de diverse software systemen en de nodige rechten toekennen, … Dit automatiseren zorgt er niet alleen voor dat diverse betrokkenen uit afdelingen zoals HR en IT heel wat tijd sparen, maar de nieuwe medewerker voelt zich ook meer welkom in de nieuwe organisatie en ervaart een vlottere start.
- Loonadministratie
De administratie rond lonen heeft bij vele bedrijven heel wat voeten in de aarde. Denk maar aan de berekening van eindejaarspremies, het indexeren van lonen, het aanmaken van loonbrieven etc. Geen wonder dat RPA vaak toepassingen vindt in dit domein.
- Administratie rond verlofplanning
Soms zit de verlofplanning van de medewerkers in systeem A en dient deze manueel up to date gehouden in andere applicaties, bijvoorbeeld voor de personeelsplanning. Een RPA-robot kan regelmatig de planning synchroniseren over verschillende tools heen, en zorgt zo voor een vlottere en juistere planning.
- Wijziging personeelsgegevens
Als medewerkers van adres veranderen, een nieuw bankrekeningnummer hebben of opslag krijgen, dienen er vaak aanpassingen te gebeuren in diverse software applicaties. RPA kan deze aanpassingen uitvoeren, en zo tijd sparen en fouten voorkomen.
- Administratie rond opleidingen
Je medewerkers krijgen de kans om diverse opleidingen te volgen, maar deze opleidingsdagen dienen goed administratief verwerkt te worden, anders dreig je bijvoorbeeld subsidiekansen te laten schieten. Laat de administratieve verwerking dus best over aan een RPA robot!
- Premie berekeningen
Wist je dat de Belgische spoorwegen maar dan 70 full time medewerkers in dienst hebben die niets anders doen dan de tientallen premies te berekenen voor het eigen personeel? Nachtwerk, weekendwerk, met de trein reizen, een opleiding volgen, … er zijn heel wat redenen waarom premies worden uitbetaald. Het automatisch berekenen van die premies via RPA kan een mooie efficiëntiewinst met zich meebrengen.
- Administratie rond personeelscontracten
Personeelscontracten aanmaken is een repetitieve klus, waarbij heel wat factoren van belang kunnen zijn zoals de aard van de functie, het departement, het type contract, enzovoort. Ook contractwijzigingen zijn schering en inslag binnen organisaties. Vaak kunnen RPA robots in dergelijke processen heel wat tijd sparen door de contracten automatisch aan te maken en aan te passen op basis van diverse parameters.
