Nu de bedrijfswereld probeert zoveel mogelijk ‘back to normal’ te gaan, worden er weer businessevents georganiseerd. Een productpresentatie, een klantenbezoek,…: als u zich aan de regels houdt, kan het allemaal. Bij Picobello (partner van Jong Voka West-Vlaanderen) weten ze er alles van. Julie Pascale-Ruant geeft 5 tips om een coronaproof event te organiseren.
1. Vul het CERM (Covid Event Risk Model) in
Dat is verplicht voor events van meer dan 200 personen, maar het kan geen kwaad om dat ook voor kleinere evenementen te doen. U krijgt na het invullen meteen feedback. Bij groen licht kan u beginnen aan de organisatie van uw evenement. Krijgt u oranje licht? Werk dan aan de aandachtspunten tot het licht op groen springt. Geef de voorkeur aan events in openlucht. Hier kan niet alleen meer volk naartoe komen, maar er is ook natuurlijke verluchting.
2. Maak een duidelijk crowdmanagementplan
Begin met het plan uit te tekenen op schaal. Zorg ervoor dat er voldoende ruimte kan voorzien worden per persoon, zodat de social distancing kan gegarandeerd worden. Dat kan gemakkelijk duidelijk gemaakt worden aan de hand van afzetpaaltjes en afscheidingsframes. Het is belangrijk om voordien te weten hoeveel personen er in totaal binnen kunnen; bepaal dan ook de capaciteit van de locatie op voorhand. Teken de wachtrijen uit en ontwerp routes. Zo voorkomt u dat mensen te dicht op elkaar moeten aanschuiven.
3. Hou een logboek bij
Hou ook een logboek bij van wie met wie in contact is gekomen. Dat maakt een eventuele opsporing veel gemakkelijker.
4. Vergeet de gouden basisregels niet
Voor, tijdens en na het evenement is een duidelijke communicatie cruciaal. Blijf hameren op de afstandsregels, het belang van de aangeduide wandelroutes, vraag mensen hun handen regelmatig te wassen en ontsmetten (dat is en blijft nog steeds het belangrijkste om de verspreiding van het virus tegen te gaan), en laat mensen zich registreren.
5. Zorg voor duidelijke communicatie
Een goede aanduiding van deze regels is zeer belangrijk! Het kan ook helpen om sensibilisatiehosts en -hostessen te voorzien. Zij kunnen duidelijk maken waar alle hygiënische voorzieningen zich bevinden, mensen aanspreken om bij te sturen én bijhouden hoeveel volk er aanwezig is.
