Het Mechelse softwarebedrijf Protime kijkt ambitieus naar de toekomst. De HR-softwareleverancier gespecialiseerd in workforce managementoplossingen wil binnen vier jaar de tijd van meer dan twee miljoen werknemers beheren. “Tijd is ons meest waardevolle goed”, zegt CEO Gille Sebrechts. “Werknemers zijn meer dan ooit op zoek naar flexibiliteit en een goede balans tussen werk en privé. Verstandige ondernemers investeren dan ook in automatisatie en in tools die de efficiëntie, het engagement en de productiviteit verhogen. Op die manier halen werknemer en werkgever samen het maximum uit de beschikbare tijd.”
Wanneer je het hoofdkwartier van Protime in het Mechelse Raghenopark binnenstapt, wandel je binnen in een ruimte die kan wedijveren met het comfort van je huiskamer. De ruime inkomhal baadt in het licht, gezellige koffiehoekjes nodigen uit tot een babbel met de collega’s en de aangrenzende vergaderzalen en flexplekruimtes bieden alle comfort voor het nieuwe hybridewerken. Samen met gastheer Gille Sebrechts beklimmen we de indrukwekkende centrale trap - met op elke trede de naam van een Protime-ster, collega’s die meer dan tien jaar in dienst zijn
- en installeren we ons op de bovenste verdieping in het inhouse café. “Het spreekt voor zich dat we als producent van workforce managementoplossingen én als aantrekkelijke werkgever alle mogelijkheden voor flexibel en hybride werken moeten faciliteren”, vertelt Gille Sebrechts. “We willen innovatie en inspiratie uitstralen. Het is een bedrijfscultuur waarmee we absoluut willen en moeten uitpakken. Protime groeit aan een razendsnel tempo. Elke maand verwelkomen we momenteel gemiddeld tien nieuwe medewerkers. Het is een hele uitdaging om vandaag die aantallen aan goede mensen te vinden én om ze te overtuigen een carrière bij Protime te starten.”
Meer dan tijdregistratie
De dertigjarige Gille Sebrechts is zelf één van de jonge talenten die de rangen van Protime recent vervoegde. Op 1 januari 2023 volgde hij Protimeoprichter Peter ’s Jongers op als CEO van het bedrijf. “Peter heeft Protime opgericht in 1995”, blikt Gille Sebrechts terug. “Aanvankelijk ontwikkelde het bedrijf software voor de prikklokken die in die periode gebruikt werden. Tijdregistratie was in die periode absoluut de corebusiness. Al heel snel ontstond er omwille van de vele raakvlakken een prima samenwerking met SD WORX, dat in 2011 meerderheidsaandeelhouder werd. Sinds 2017 is Protime volledig overgenomen en een honderd procent dochter van SD WORX.” Protime breidde zijn activiteiten de voorbije drie decennia - mede door de ondersteuning van SD WORX - stevig uit.
“Protime ondersteunt vandaag veel meer dan enkel tijdregistratie”, weet Gille Sebrechts. “We leveren wat met een verzamelnaam workforce managementoplossingen genoemd wordt, kort samengevat technologie en diensten die tijd optimaliseren, zodat onze klanten en hun werknemers hun tijd optimaal kunnen beheren. Dat gaat over het registreren van activiteiten en bezoekers en van aan- en afwezigheden. Maar bijvoorbeeld ook over het verschaffen van toegangscontrole- oplossingen, over oplossingen voor thuiswerkers of werkplanning. Protime is vandaag marktleider op het vlak van tijdregistratie en werkplanning in België en Nederland, maar wereldwijd wordt onze software al in meer dan veertig landen gebruikt. Vooral in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, de Scandinavische landen en Spanje zijn we grote stappen aan het zetten. De mogelijkheden zijn dan ook – zeker in combinatie met de SD WORX-knowhow – bijna eindeloos.”
Gemeenschappelijk doel
De eerste jaren na de overname voerde Protime nog een zeer onafhankelijke koers, maar sinds de komst van Kobe Verdonck als CEO bij SD WORX zijn de twee bedrijven dichter naar elkaar toegegroeid en zoekt de dochter meer en meer synergieën op met het moederbedrijf, dat ook wil uitgroeien tot een brede internationale HR-speler. Het is dan ook niet verwonderlijk dat Gille Sebrechts, die directeur Transformatie bij SD WORX was, de overstap naar Protime maakte. “Peter ’s Jongers wilde de fakkel graag overdragen aan een jonge manager met veel voeling met de moderne arbeidsmarkt en Kobe dacht dat het tussen ons wel zou klikken”, vertelt Gille Sebrechts. “Peter en ik hebben dan uitgebreid kennisgemaakt en al snel bleek dat Kobe dat goed aangevoeld had. In september 2022 ben ik gestart als co-CEO, met Peter nog aan mijn zijde om voor een goede en vlotte overdracht te zorgen. Vanaf 1 januari 2023 nam ik volledig over en is Peter voorzitter van de raad van bestuur geworden. Het is een geweldige uitdaging en eer om een bedrijf zoals Protime te mogen leiden. We hebben grote plannen en ambities. Nog altijd met een hoge mate aan autonomie, maar met een duidelijk gemeenschappelijk doel dat we delen met ons moederbedrijf.”
We willen de nummer 1 leverancier van workforce management oplossingen in Europa worden.
Gille Sebrechts
Verviervoudigen
En dat de ambities van Protime en de nieuwe CEO groot zijn, dat mag duidelijk zijn. “De bedoeling is om de komende jaren met Protime verder te internationaliseren”, verduidelijkt Gille Sebrechts. “Ik ben binnengekomen met de slogan ‘we gaan 100% voor 100 miljoen omzet’. Dat is een stevige ambitie als je weet dat we op dit moment om en bij de 50 miljoen omzet draaien, maar absoluut een haalbare. Heel wat bedrijven hebben nog een hele weg op het gebied van moderne tijdregistratie en personeelsbeheer af te leggen. De markt voor workforce managementoplossingen groeit hierdoor momenteel ieder jaar met 7 tot 15%. Dat is marktaandeel dat wij willen invullen, door nadrukkelijk actief te zijn in alle grote Europese economieën en zo de nummer één leverancier van workforce managementoplossingen in Europa te worden. Op dit moment maken iets meer dan 500.000 werknemers gebruik van onze oplossingen. Tegen einde 2028 willen we dit aantal verviervoudigen en de tijd beheren van meer dan twee miljoen werknemers. Dit doel willen we bereiken door organische groei en door waar mogelijk de krachten te bundelen met SD WORX, maar ook door strategische overnames te doen. Zo namen we begin dit jaar nog onze Spaanse sectorgenoot SoftMachine over.”
Persoonlijk ontwikkelingsplan
Om die groei te ondersteunen heeft Protime goede mensen nodig. Veel goede mensen. “Toen ik in dienst kwam in september 2022 was ik nummer 363”, zegt Gille Sebrechts. “Op dit moment, amper 18 maanden later, zitten we aan nummer 510. En als we onze groei willen doorzetten, moeten we eind 2028 in de richting van 800 medewerkers gaan. Dat wil dus zeggen dat onze eigen HR-afdeling permanent op volle toeren draait. En dat we volop moeten investeren in het welzijn van onze mensen en in onze employer branding. We zetten stevig in op kameraadschap, betrokkenheid en trots. Ook kiezen we bewust voor eerlijke en transparante communicatie onderling. We geloven sterk in maximale autonomie voor de werkvloer. We werken hard om het kader duidelijk te maken, om hen daarbinnen zo veel mogelijk vrijheid te geven. We kiezen voor kleine teams, die hecht en dagelijks samenwerken, wat zorgt voor een zeer hoge betrokkenheid. Elk teamlid voelt ook dat hij of zij een directe impact heeft op de resultaten van het team. Daarnaast krijgt ook iedere Protimer de kans om persoonlijk te groeien en zich verder te ontwikkelen. Iedere medewerker beschikt daarvoor over een uniek persoonlijk ontwikkelingsplan. Het is kortom onze ambitie om een buitengewone werkomgeving te creëren, om een 'once in a lifetime employer' te zijn. We willen de allerbeste werkplek bieden, op elk vlak. Protimers moeten weten dat ze gewaardeerd en gehoord worden. Dat ze er allemaal echt bijhoren en dat ze bij ons kunnen uitgroeien tot de allerbeste versie van zichzelf.”
World-class Workplace
Als bedrijf moet je deze omstandigheden niet alleen opbouwen en faciliteren,
je moet er ook voor zorgen dat de buitenwereld zich hiervan bewust is. “Het is daarom ook dat we deelnemen aan initiatieven zoals bijvoorbeeld Great Place To Work”, licht Gille Sebrechts toe. “Tien jaar op rij behaalden we hun label, wat toch een mooi uithangbord is. Ook staan we al jaren in de Gazelle Trends Top en verdienden we in 2023 het label ‘World-class Workplace, en werden we uitgeroepen tot één van de ‘Top 1% Leading Employers,.”
Team SD WORX Protime
Om aan de naambekendheid te werken stapte Protime ook als sponsor in het vrouwenwielrennen. Eerst als shirtsponsor en sinds 2024 zelfs als titelsponsor van het team van Lotte Kopecky, vandaag misschien wel de beste wielerploeg van het vrouwenpeloton. “Als Protime hebben we de ambitie om Europees leider te worden in de nichemarkt die workforce managementoplossingen binnen de HR-dienstverlening is”, legt Gille Sebrechts uit. “Diezelfde drive en visie zien we binnen het team, dat vanaf dit jaar dus Team SD WORX-Protime heet. Binnen het wielrennen focussen zij op de niche van het vrouwenwielrennen en willen ze binnen die niche Europese en zelfs wereldtop zijn. Het wielrennen is ook een sport waar het team zeer belangrijk is. Een kopvrouw kan niet presteren zonder de steun van de rest van de schakels binnen het team. Team SD WORX-Protime brengt talent samen en laat hen doorgroeien tot topatleten. Dat is zeer vergelijkbaar met ons bedrijf. Ook wij zijn steeds op zoek naar talent en kunnen ook alleen goede resultaten neerzetten, wanneer het hele team goed functioneert. Doordat wielrennen een internationale sport is, verzekeren we ons door ons engagement als sponsor van visibiliteit in alle landen waar we actief zijn. Dat heeft een positieve impact zowel op ons economisch gewicht als op onze employer branding.”
Wie is Gille Sebrechts?
Met Gille Sebrechts staat er sinds januari 2023 een zeer jonge CEO aan het hoofd van Protime. “Op het moment dat ik in dienst kwam, was ik met mijn 28 jaar exact even oud als het bedrijf”, lacht Gille Sebrechts. “Qua symboliek heb ik mijn start dus al niet gemist.” Sebrechts is van opleiding burgerlijk ingenieur. Hij begon zijn loopbaan in 2016 als businessanalist bij een consultancybedrijf. “Toen ik afstudeerde wist ik eigenlijk nog niet voor honderd procent welke richting ik uit wilde”, vertelt Gille Sebrechts. “Het enige wat ik echt zeker wist, was dat ik met mijn job impact op het beleid van een onderneming wilde hebben. Na een jaar als analist ben ik aan de slag gegaan als managementconsultant. Als jonge professional kon ik in die functie meewerken aan heel wat projecten. Projecten die snel groter en uitdagender werden, waardoor mijn jonge leeftijd al snel geen item meer was. Waarom het allemaal zo snel ging? Ik heb gewoon op heel veel vragen ja gezegd en telkens heel hard mijn best gedaan. Het was zwemmen of verdrinken, maar ik leerde snel en wist mijn hoofd telkens boven water te houden (lacht).”
SD WORX
De managementkwaliteiten van Sebrechts trokken de aandacht van SD WORX en begin 2021 maakte hij de overstap naar de HR-dienstverlener. “Ik ben daar begonnen als strategic program manager en was directeur Transformatie & Strategie op het ogenblik dat de vraag kwam om de overstap naar Protime te maken.”
