De digitale wereld evolueert snel – zo ook veel van onze administratieve tools. Ons boekhoudprogramma Navision moest in het verleden elke 5 jaar geüpgraded worden, wat heel wat voeten in de aarde had. Daarom is gekozen om ook onze boekhoudsoftware vanaf dit jaar naar Microsoft te migreren, namelijk Business Central.
We spraken met Erwin Nagels (IT Service Manager - Voka vzw), Karla Van Grimberge (Verantwoordelijke ICT & kwaliteit - Limburg) en Vanessa de Vocht (Financieel verantwoordelijke - Limburg) over de voordelen van deze nieuwe tool.
Traject
Het migratietraject van Navision naar Business Central startte dit voorjaar. In april werd Business Central geïnstalleerd, gevoed met onze data en uitgebreid getest. Ook het maatwerk dat gecodeerd was in Navision werd overgebracht naar de nieuwe software.”
“Sinds augustus werken een aantal collega’s vrijwillig aan de testing hiervan. Momenteel hebben alle boekhouders toegang tot de testomgeving om de laatste issues op te lossen voor de Go Live. Die staat gepland voor het weekend van 1 oktober" vertelt Erwin.
Voordelen van Business Central
Business Central brengt een heel aantal voordelen met zich mee, voor zowel de workflows van de financieel verantwoordelijken, alsook naadloze integraties met onze andere softwaretoepassingen.
“Zo gebruikt de nieuwe software o.a. een technologie die facturen en andere documenten grotendeels automatisch kan inlezen én inboeken. Uiteraard kunnen er ook nog manuele aanpassingen gedaan worden, maar deze automatisering betekent absoluut tijdwinst (en vooruitgang op de vorige toepassing die nog zeer gevoelig was voor fouten)” aldus Vanessa.
Karla vult aan: “De gebruiksvriendelijkheid van de software is ook zeer sterk (betere user interface), en daarbij is het een zeer uitgebreid pakket. Een andere plus is dat het geen tijdrovende installatie bij nieuwe medewerkers meer vergt, maar ook dat kan gemakkelijk verlopen via Microsoft.”
“Door ook voor deze taak te kiezen voor Microsoft, kunnen we de vruchten plukken van regelmatige updates, te allen tijde gemakkelijk toegang tot de server via de cloud en betere integratie met onze andere Microsofttoepassingen (CRM, Power BI, Office 365)” besluit Erwin.
Uitrol & opstart
Al onze boekhouders hebben inmiddels een opleiding gehad in de nieuwe gebruikersomgeving. Er zijn manuals ontwikkeld, en het online learning portaal hier rond zal gaandeweg aangevuld worden. Ook na de Go Live blijft er uiteraard support beschikbaar!
