Tijd om te vieren! Als die er is

De touwtjes in handen nemen

Je neemt je voor om eindelijk die ene belangrijke taak af te werken, maar vult je uren uiteindelijk met onverwachte telefoontjes, mails of afspraken. Een herkenbare situatie? Je bent niet alleen. Zowat elke ondernemer heeft wel eens het gevoel werk te over te hebben, maar tijd te kort te komen. Dat brengt verschillende negatieve gevolgen met zich mee, zoals een verhoogd gevoel van stress, een verminderde kwaliteit van het geleverde werk, of gemiste deadlines. Maar geen nood: door je time management onder de loep te nemen en te finetunen, voorkom je dat je tijd verliest aan onvoorziene zaken en hou je je planning netjes onder controle. 

Time management is een algemene verzamelnaam voor vaardigheden die je helpen om zo effectief, efficiënt en productief mogelijk te werken. Concreet betekent het dat je je tijd zo indeelt dat je zoveel mogelijk taken kan verrichten binnen de beschikbare tijd. Zo krijg je de touwtjes over je werk weer in handen en kan je je tijd en taken beter managen.

Tips voor goed time management

Een goed time management bekom je niet in een simpele vingerknip. Gelukkig zijn er heel wat tips die je op weg kunnen helpen om je tijd beter in te delen en te besteden. We zetten er enkele op een rijtje:

1. Voor je je tijd anders (en beter) kan beginnen indelen, is het belangrijk om in kaart te brengen hoe je je tijd momenteel besteedt. Pas wanneer je daar zicht op hebt, kan je nagaan wat je in de toekomst anders wil gaan aanpakken.
2. Je agenda is je leidraad. Redeneer steeds: ‘staat het niet in mijn agenda, dan kan het wachten’. Ga dus gestructureerd te werk en plan tijdig al je taken en afspraken netjes in je agenda in of maak gebruik van een planningtool voor een duidelijk overzicht van je taken. Maak je planning best op een vast moment op, bijvoorbeeld wekelijks op vrijdagnamiddag voor de week erop. Zo kweek je routine. Wees volledig en geef persoonlijke afspraken of me time dus zeker ook een plekje. 
3. Iedereen werkt wel met een of andere vorm van een to-dolijst. Alleen heeft zo’n lijstje weinig nut als je ze toch niet afgewerkt krijgt. Wees daarom realistisch en prioriteer. Stel dagelijks en/of wekelijks een haalbaar aantal doelen en maak een onderscheid tussen urgente en minder urgente taken. Geef dringende taken voorrang en beschouw het afwerken van minder dringende taken louter als ‘winst’.
4. Ga voor de korte pijn. Een taak waar je tegenop ziet al aan het begin van de dag afwerken, kan je rust geven. Zo vermijd je namelijk dat bepaalde zaken de hele dag in je hoofd blijven rondspoken, wat ten koste gaat van je concentratie en dus ook je productiviteit.
5. Onderzoek heeft uitgewezen dat er op vlak van tijdsbesef twee soorten mensen zijn. De ene groep ervaart een minuut iets korter dan ze in werkelijkheid is, de andere groep overschat de duur van een minuut behoorlijk. Ken jezelf. Behoor je tot de tweede groep? Speel er dan op in door bijvoorbeeld telkens wat extra tijd vrij te houden na een overleg of taak.
6. Beschouw je jezelf als een volleerd multitasker? Onderzoek wijst nochtans uit dat je tot 80% productiever wordt wanneer je je focust op één taak dan wanneer je je aandacht verdeelt. Werk een taak dus eerst helemaal af vooraleer je aan iets nieuws begint.
7. Concentratie is key. Ben je bezig met een belangrijke taak? Vermijd afleiding door je smartphone op ‘niet storen’ te zetten. De modus blokkeert inkomende oproepen van onbekenden en informeert je alleen als je oproepen of berichten van bepaalde geselecteerde contacten ontvangt.
8. Evalueer op regelmatige basis of je nog op schema zit. Misschien heb je bij nader inzien toch wat te veel hooi op je vork genomen? Door te evalueren kom je er tijdig achter en kan je bijsturen voor het te laat is.