Het zaadje van Spendless werd dik tien jaar geleden geplant. Huidig CEO Kevin Vanden Hautte kreeg als IT’er in het bedrijf Cartridge Power van Piet Vagenende de opdracht om een tool te ontwikkelen die de telecomkosten van het bedrijf in kaart zou brengen. “Het resultaat was een simulatieprogramma dat nieuw, zelfs wat revolutionair, was in de b2b-wereld. De data leerden ons dat we de kosten met de helft konden reduceren.  Al snel kwam dan ook het idee om het platform te commercialiseren: myTelecom was geboren.” Een paar jaar later werd Kevin zaakvoerder van myTelecom dat steeds meer als consultant voor bedrijven optrad. 

Nieuwe contracten onderhandelen

Wat kan voor telecom, moet ook kunnen voor andere indirecte kosten van een bedrijf, vond Kevin. “We hadden indruk gemaakt met ons telecomplatform en rolden het concept uit naar de printerbusiness met de bedoeling het printerpark financieel te optimaliseren. Omdat vaak met meerjarige contracten gewerkt wordt, geven we onafhankelijk advies bij het onderhandelen van nieuwe contracten. Dit doen we nu voor meer dan 30 indirecte kosten.” Met myTelecom en myPrinter lag de focus in hoofdzaak op grote bedrijven. Steeds vaker kwam de vraag van kmo’s om ook hun indirecte kosten te optimaliseren. “We onderzoeken voor elke klant altijd de mogelijkheden bij huidige en nieuwe leveranciers, maar als kleine(re) onderneming is het bijna onmogelijk om de kortingen van grote ondernemingen te bekomen. Daarom lanceerden we Groupit. Deze groepsaankoopdienst bundelt de vragen van ondernemers, selecteert onafhankelijk de leveranciers, onderhandelt de groepskorting en monitort de contracten jaar na jaar”, zegt Hannes Verhoeven, business developer.

Spend managers

MyTelecom, myPrinter en Groupit werden in 2019 samengebracht onder één dak: Spendless. Het bedrijf staat vandaag synoniem voor datagedreven audits op maat van elk bedrijf. “We starten steeds met het scannen van de algemene kosten zoals die in de boekhouding onder rubriek 61 vermeld staan”, gaat Kevin verder. “Daarna zorgen onze intern ontwikkelde softwaresystemen voor een grondige analyse, waarbij de verkregen data anoniem vergeleken worden met gelijkaardige bedrijven en recente optimalisaties. Die resultaten koppelen we terug naar de bedrijven. We zijn er trots op dat we in zeker 95% van de gevallen een kostenbesparing kunnen realiseren. Noem ons dus gerust spend managers die meer dan 30 indirecte kostenposten onder controle houden. De ene keer scoren we met quick wins, de andere keer met kostenbesparingen op langere termijn.”

No cure no pay

Dat hun aanpak vruchten afwerpt, staat vast. Bij 353 klanten zorgde Spendless al voor meer dan zes miljoen euro aan besparingen op indirecte kosten. “Wij willen met Spendless enerzijds advies geven aan bedrijven en anderzijds hen ontzorgen bij het zoeken naar kostenbesparingen. Aangezien we werken volgens het no cure no pay-principe, lopen onze klanten geen risico om ons meer te betalen dan wat ze zullen besparen. Wij houden daarenboven van een directe approach en open communicatielijnen.” En wat brengt de toekomst?  “We willen nog sterker inzetten op het recurrent model van onze audits. Dit creëert immers klantenbinding. Ons softwaremodel moet een echt dynamische tool worden. Besparen is een werk van elke dag.”