Skip to main content
  • Home
  • Nieuws
  • “Ook bij thuiswerk is routine belangrijk”
  • 20/03/2020

“Ook bij thuiswerk is routine belangrijk”

Terwijl zijn kinderen spelen, houdt hij een oogje in het zeil in de tuin, staat hij ons te woord voor een Zoom-interview met koptelefoon én runt hij zijn bedrijf. Pieterjan Bouten, CEO van Showpad én vader, deelt in tijden van coronacrisis zijn tips over hoe hij de continuïteit in zijn bedrijf verzekert en hoe je slim en efficiënt thuiswerkt.

Zo zien meetings er nu uit bij Showpad. Zo houden ze elke week een meeting met alle 500 medewerkers samen.
Zo zien meetings er nu uit bij Showpad. Zo houden ze elke week een meeting met alle 500 medewerkers samen. 

 

Het Gentse softwarebedrijf Showpad is digitaal geboren. Het ontstond in 2011 als spin-off van de digital product studio In The Pocket met een iPad-applicatie waarmee verkopers documenten konden presenteren en notities nemen. Vandaag zorgt hun digitaal platform ervoor dat sales teams altijd de juiste content op het juiste moment hebben. Meer dan 1.200 wereldwijde klanten in uiteenlopende sectoren, waaronder productie, technologie, financiële dienstverlening en gezondheidszorg, doen beroep op hun diensten. Showpad telt kantoren in Gent, Londen, San Francisco, Portland, Chicago, München, Parijs en Wroclaw. 

Wat was jullie aanpak zodra het coronavirus in België uitbrak?

Pieterjan: “Ik volgde de situatie rond het coronavirus al enkele weken op de voet. Mijn broer woont in Hongkong en daar nam men vrij snel strenge maatregelen, zoals verplicht thuiswerk. We wilden met Showpad anticiperen met een kordate aanpak indien de situatie zou verergeren. Toen de besmettingen crescendo gingen, communiceerden we vorige week woensdag al naar ons managementteam en de dag erna al naar onze medewerkers. We hebben onmiddellijk een thuiswerk policy ingesteld en elke manager moest voor zichzelf een business continuity plan opmaken. Iedere dag sturen we een mail naar onze teams met belangrijke updates. Ik probeer de medewerkers gerust te stellen, een samenhorigheidsgevoel te creëren en hen aan te sporen om engagement op te nemen voor de mensen die er nood aan hebben. In deze tijden is het belangrijk om veel te communiceren en op een heldere en positieve manier, via verschillende kanalen.”

We doen dit interview nu via Zoom, een handige videoconferentiedienst. Welke kanalen gebruiken jullie nog om te communiceren met de medewerkers over de kantoren heen?

Pieterjan: “Wij waren trouwens een van de eerste bedrijven in Europa die Zoom als tool voor videomeetings begonnen te gebruiken. Daarnaast communiceren we ook via Slack, Gmail en hebben we een aantal WhatsApp-groepen. En uiteraard ons eigen platform, Showpad, gebruiken we nu meer dan ooit. De medewerkers van onze klanten kunnen ons platform blijven gebruiken voor training en coaching.”

Jullie platform bewijst dus in deze tijden nóg meer zijn waarde?

Pieterjan: “Klopt. We zijn aan het kijken om ons training- en coachingproduct de volgende weken gratis ter beschikking te stellen om onze klanten te helpen bij de switch naar remote verkopen.  We staan onze klanten ook volop bij door bijvoorbeeld alle opslaglimieten weg te halen en een deel van onze software gratis aan te bieden. Als we deze crisis willen aanpakken, moeten we met z’n allen samenwerken. We’re in this together.”

Jullie hebben bij Showpad ervaring met thuiswerk. Denk je dat er nu veel ogen opengaan bij bedrijven die er nogal huiverachtig tegenover stonden?  

Pieterjan: “Binnen ons bedrijf is thuiswerk vaak noodzakelijk door onze kantoren die wereldwijd verspreid zijn en dus in andere tijdzones liggen. Ik ben ervan overtuigd dat niet niet alleen bij bedrijfsleiders de ogen zullen opengaan maar ook bij werknemers. Thuiswerk houdt heel veel voordelen in, maar er zijn ook valkuilen. Het is belangrijk om een zekere routine aan te houden. Mijn patroon is exact hetzelfde als wanneer ik naar het werk zou gaan, van opstaan tot aankleden. Na het ontbijt wandel ik het blokje om. Louis (Jonckheere, de medeoprichter van Showpad, red.), woont hier een paar huizen verder en loop ik tegemoet. In deze tijden blijven we op drie meter afstand van elkaar (lacht), maar we overlopen de belangrijkste zaken van de dag en gaan nadien aan het werk.”

Routine is inderdaad cruciaal. Kan je nog tips meegeven?

Pieterjan: “Pauzeer regelmatig. Het gevaar van thuiswerken is dat je continu aan één stuk doorwerkt. Investeren in goed materiaal zoals een comfortabele noise cancelling headset, bureau en bijhorende bureaustoel is niet onbelangrijk. Probeer ook in de mate van het mogelijke in een aparte ruimte te werken. Dat is niet evident als je kinderen hebt die je soms kunnen storen, zeker tijdens een online meeting. Maar ook dan is het goed dat je als bedrijf in deze uitzonderlijke tijden een menselijke sfeer creëert waarbij het volstrekt normaal is dat zulke dingen kunnen gebeuren. Rond video meetings zijn er wel bepaalde afspraken. Zo moet de camera bijvoorbeeld altijd aan staan, tenzij je een goede reden hebt om dat niet te doen. Op tijd beginnen en een duidelijk doel definiëren behoren ook tot die afspraken.”

“Iedere dag stuur ik ook een email naar mijn team met een motiverende boodschap. Ik probeer ze ook aan te sporen om ’s avonds niet meer naar hun computer te kijken en wat aan yoga of meditatie te doen. Je kan altijd meer werken, maar dat is een valkuil waar we ons voor moeten hoeden. Verder hebben we in Slack een apart kanaal om positieve verhalen te delen. Medewerkers hebben op die manier de kans om te tonen hoe ze bepaalde situaties aanpakken. Het nieuws is deze dagen al zo verontrustend en dat zal de komende weken niet verbeteren. Een positieve mindset en een gevoel van optimisme is dan cruciaal.”

Misschien dan ook deze positieve noot: als we in de toekomst meer thuiswerken, zullen er ook minder files zijn en kunnen we de mobiliteitsknoop deels ontwarren? 

Pieterjan: “Daar geloof ik zeker in. Hopelijk hervallen we niet in oude gewoontes, maar bedrijven moeten en zullen zich bewuster de vraag stellen wanneer thuiswerk meer rendeert. Ik geloof wel nog rotsvast in de waarde van een fysiek kantoor. Menselijk contact blijft nodig, maar thuiswerk kan en zal een groter onderdeel worden van ons leven.” 

Tot slot, hoe pakken jullie vandaag de prospectie aan? 

Pieterjan: “Momenteel ronden we vooral verkoopsgesprekken af bij klanten waar we al een tijd mee in contact zijn. Niemand heeft nu oren naar verkoop. Het is nu dat we er meer dan ooit moeten zijn voor onze klanten. Ik moedig ook elke ondernemer aan om te focussen op de zaken die je zelf in de hand hebt, zoals communicatie naar jouw klanten en medewerkers. Als ondernemer moeten we nu extra ons steentje bijdragen, oplossingen zoeken en onze verantwoordelijkheid durven nemen. Economisch gezien weten we nog niet waar we zullen eindigen maar we’ll deal with it.

Tekst Laurens Fagard en Sam De Kegel

10 tips voor thuiswerkers in tijden van corona (door Pieterjan Bouten)

  1. Zorg voor routine. Sta iedere dag op hetzelfde uur op, kleed je aan en werk in vaste blokken. 
  2. Las voldoende pauzes in.
  3. Installeer je knus. Voorzie ook een comfortabele en ergonomische bureautafel en bureaustoel. 
  4. Plaats jezelf in ‘quarantaine’ en zoek een aparte ruimte op waar je in alle rust kan werken. 
  5. Geen aparte ruimte? Dan is een noise cancelling headset misschien wel de oplossing.
  6. Probeer ’s avonds even het werk on hold te zetten. Neem tijd en ruimte voor ontspanning zoals sport, yoga of meditatie.
  7. Blijf ‘menselijk’ bij videomeetings. Kinderen die in beeld lopen? Het hoort bij het dagelijkse leven.
  8. Start videomeetings op tijd en definieer een duidelijk doel.
  9. Deel positieve verhalen met collega’s over successen met klanten.
  10. Kies voor een positieve mindset. Gejammer en geklaag, daar schiet niemand iets mee op.  
     

“Menselijk contact blijft cruciaal, maar thuiswerk kan en zal een groter onderdeel worden van ons leven”

Domestic Services
Banque de Luxembourg
Deloitte
ING
Logo Mensura
Proximus
SD  Worx
BovaEnviro+
G4S
Soundfield
Jobat